États financiers 2011–2012 (non vérifiés)

Exercice se terminant le 31 mars 2012

Table des matières

• Déclaration de responsabilité de la direction
• État de la situation financière (non audité)
• État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)
• État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)
• État des flux de trésorerie (non audité)
• Notes aux états financiers (non auditées)
  1. Pouvoirs et objectifs
  2. Sommaire des principales conventions comptables
  3. Autorisations parlementaires
  4. Créditeurs et charges à payer
  5. Avantages sociaux futurs
  6. Débiteurs et avances
  7. Immobilisations corporelles
  8. Obligations contractuelles
  9. Opérations entre apparentés
  10. Transferts en provenance / à destination d'autres ministères
  11. Information sectorielle
  12. Modification comptable
  13. Information comparative
• Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Exercice 2011-2012
  1. Introduction
  2. Environnement de contrôle de l'École par rapport au CIRF
  3. Évaluation du système de CIRF de l'École
  4. Plan d'action de l'École et progrès réalisés à ce jour

Déclaration de responsabilité de la direction

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction de l'École de la fonction publique du Canada (« l'École »). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes de secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de l'École. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de l'École concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de l'École soient au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

Les états financiers de l'École n'ont pas fait l'objet d'un audit.

État de la situation financière (non audité)

Obligations contractuelles (note 8)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

Information sectorielle (note 11)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des flux de trésorerie (non audité)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)

1. Pouvoirs et objectifs

Le 1^er avril 2004, des modifications à la Loi sur le Centre canadien de gestion ont été adoptées et l'organisme a reçu le nouveau nom d'École de la fonction publique du Canada (« l'École »). La loi modifiée, portant le titre de Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, poursuit et élargit le mandat de l'ancien organisme en tant qu'établissement public. L'École rend des comptes au président du Conseil du Trésor.

L'École vise un unique résultat stratégique : « Les fonctionnaires ont les connaissances communes et les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens ». Quatre activités de programme contribuent à l'atteinte de ce résultat stratégique :

1. Apprentissage de base
2. Perfectionnement en leadership organisationnel
3. Innovation dans la gestion de secteur public
4. Services internes

L'École a été créée pour faire en sorte que tous les fonctionnaires aient les compétences et les connaissances communes pour servir la population canadienne de la manière la plus efficiente et la plus efficace possible. À cette fin, elle offre un programme de cours substantiel, axé sur les compétences et les connaissances qu'exige une fonction publique dynamique en constante évolution qui doit sans cesse s'adapter aux besoins des intervenants et des citoyens. Parallèlement, l'École mise sur la cohérence de ses activités de formation et d'apprentissage pour faire en sorte que les fonctionnaires possèdent les compétences et connaissances communes qu'on attend d'eux.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été prépares conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. Les principales conventions comptables sont les suivantes :

1. Autorisations parlementaires
   L'École est financée par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties à l'École ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012.
   
   
2. Encaisse nette fournie par le gouvernement
   L'École fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par l'École est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par l'École sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.
   
   
3. Montant à recevoir du Trésor
   Le montant à recevoir du Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations de l'École et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que l'École a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.
   
   
4. Revenus
   Les revenus sont comptabilisés dans l'exercice où les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
   
   
5. Charges
   Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité de l'exercice.
   • Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
     
     
   • Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
     
     
   • Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux et les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.
     
     
6. Avantages sociaux futurs
   
   • Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de l'École au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale de l'École découlant du régime. La responsabilité de l'École relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
     
     
   • Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.
     
     
7. Débiteurs et avances
   Les débiteurs et avances sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.
   
   
8. Immobilisations corporelles
   Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 5 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. L'École n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.
   
   Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative du bien, comme suit :
   
   

   Immobilisations corporelles amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative du bien. La première colonne présente les catégories d'immobilisations et la seconde, la période d'amortissement.

   Catégorie d'immobilisations	Période d'amortissement
   Machinerie et équipement	5-10 ans
   Autre équipement (y compris les meubles)	5-12 ans
   Matériel informatique	3-5 ans
   Logiciels (y compris les logiciels développés)	3-5 ans
   Véhicules automobiles	4 ans
   Améliorations locatives	2-10 ans
9. Incertitude relative à la mesure
   La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont la provision pour créances douteuses, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

L'École reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets de l'École pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés .

   Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés. La première colonne présente le coût de fonctionnement net et les ajustements. Les colonnes suivantes précisent les montants (en milliers de dollars) pour les exercices 2012 et 2011 respectivement. Les autorisations de l'exercice en cours utilisées sont présentées au bas du tableau.

   (en milliers de dollars)	2012	Redressé (note 12) 2011
   Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts	63 594	72 445
   Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :
   Revenus	72 405	71 695
   Services fournis gratuitement par d'autres ministères	(16 637)	(15 891)
   Diminution des avantages sociaux futurs	6 473	1 913
   Amortissement des immobilisations corporelles	(1 583)	(1 468)
   Perte sur l'aliénation des immobilisations corporelles	-	(6)
   Remboursement de charges des exercices antérieurs	1 692	133
   Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires	207	103
   Autres	(45)	(89)
   Total des ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sure les autorisations	62 512	56 390
   Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :
   Acquisition d'immobilisations corporelles (note 7)	79	272
   Diminution des charges payées d'avance	(243)	(473)
   Total des ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations	(164)	(201)
   Autorisations de l'exercice en cours utilisées	125 942	128 634

2. Autorisations fournies et utilisées

   Autorisations parlementaires fournies et utilisées. La première colonne présente les autorisations fournies et les autorisations législatives. Les colonnes suivantes précisent les montants (en milliers de dollars) pour les exercices 2012 et 2011 respectivement.

   (en milliers de dollars)	2012	2011
   Autorisations fournies :
   Crédit 40- Dépenses du programme	56 800	57 756
   Moins : Autorisations périmées	(6 426)	(6 174)
   Total des autorisations utilisées	50 374	51 582
   Autorisations législatives :
   Dépense des revenus en vertu du paragraphe 18(2) de la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada	63 252	65 087
   Cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés	11 789	11 964
   Remboursements de montants portés aux revenus d'exercices antérieurs	526	-
   Dépense des produits de la vente des biens excédentaires de l'État	1	1
   Total des autorisations législatives utilisées	75 568	77 052
   Autorisations de l'exercice en cours utilisées	125 942	128 634

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous donne les détails des créditeurs et des charges à payer de l'École :

5. Avantages sociaux futurs

1. Prestations de retraite

   Les employés de l'École participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

   Tant les employés que l'École versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2011-2012, les charges s'élèvent à 8 476 191 $ (8 399 036 $ en 2010-2011), soit environ 1,8 fois (1,9 fois en 2010-2011) les cotisations des employés.

   La responsabilité de l'École relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

2. Indemnités de départ

   L'École verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

   Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2011-2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courues. L'information sur les indemnités de départ au 31 mars est la suivante :

   Indemnités de départ. La première colonne présente, par catégorie, les indemnités. Les colonnes suivantes précisent les montants (en milliers de dollars) pour les exercices 2012 et 2011 respectivement.

   (en milliers de dollars)	2012	2011
   Obligations au titre des prestations constituées, début de l'exercice	12 911	14 824
   Transferts à d'autres ministères au 15 novembre 2011 (note 10)	(77)	-
   Sous-total	12 834	14 824
   Charge pour l'exercice	1 470	(789)
   Prestations versées pendant l'exercice	(7 943)	(1 124)
   Obligations au titre des prestations constituées, fin de l'exercice	6 361	12 911

6. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances de l'École :

7. Immobilisations corporelles

8. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités de l'École peuvent donner lieu à des contrats et à des obligations en vertu desquels l'École sera tenue d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en œuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

9. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, l'École est apparentée à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. L'École conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, l'École a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

   Au cours de l'exercice, l'École a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux et aux cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle de l'École :

   Opérations entre apparentés. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères. La première colonne présente, par catégorie, les services. Les colonnes suivantes précisent les montants (en milliers de dollars) pour les exercices 2012 et 2011 respectivement.

   (en milliers de dollars)	2012	2011
   Installations	9 905	9 860
   Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires	6 732	6 031
   Total des services communs fournis gratuitement par d'autres ministères	16 637	15 891

   Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle de l'École.

2. Opérations entre apparentés
   
   

   Opérations entre apparentés. Autres opérations entre apparentés. La première colonne présente les charges et revenus. Les colonnes suivantes précisent les montants (en milliers de dollars) pour les exercices 2012 et 2011 respectivement.

   (en milliers de dollars)	2012	2011
   Charges–autres ministères et organismes	24 684	26 947
   Revenus–autres ministères et organismes	71 132	69 769

   Les charges et les revenus inscrits à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

10. Transferts en provenance / à destination d'autres ministères

À compter du 15 novembre 2011, l'École a transféré la responsabilité d'une partie des Services internes à Services partagés Canada conformément au décret 2011-1297, y compris la responsabilité de la gérance des éléments d'actif et de passif liés au programme. Par conséquent, le 15 novembre 2011, l'École a transféré les éléments d'actif et de passif suivants d'une partie des Services internes à Services partagés Canada :

Pendant la période de transition, l'École a continué d'administrer les activités transférées pour le compte de Services partagés Canada. Les charges administrées représentent 2 772 K$ pour l'exercice. Ces charges ne sont pas enregistrées dans ces états financiers.

De plus, des dépenses totalisant 3 079 K$ pour la portion des Services internes encourues par l'École avant le 15 novembre 2011, ainsi que des dépenses totalisant 5 133 K$ en 2010-2011 ont été reclassées dans l'État des résultats et de la situation financière nette ministérielle afin de montrer, pour fins de comparaison, la valeur des activités transférées.

11. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture des activités de programme de l'École. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

12. Modification comptable

En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers de l'École sont décrits ci-dessous. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2010-2011 ont été redressées.

La dette nette (représentant les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, l'École présente maintenant un état de la variation de la dette et ne présente plus un état de l'avoir.

Le financement du gouvernement et les transferts, ainsi que le crédit lié aux services fournis gratuitement par d'autres ministères, sont maintenant constatés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle sous le « coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts ». Par le passé, l'École constatait ces transactions directement dans l'état de l'avoir du Canada. Ce changement a eu pour incidence de réduire le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts qui se chiffraient à 66 257 $ en 2012 (73 043 $ en 2011).

13. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Exercice 2011-2012

Note à l'intention du lecteur

Dans le cadre de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2009, les organisations sont tenues de démontrer les mesures qu'elles prennent pour établir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Conformément à cette politique, les organisations doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter les correctifs qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction de leurs états financiers un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Les systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l'assurance que :

• les opérations sont autorisées en bonne et due forme;
• les documents financiers sont bien tenus;
• les ressources sont protégées contre les risques comme le gaspillage, l'abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Le système de CIRF a donc pour objet d'atténuer les risques dans une mesure raisonnable, suivant l'application d'un processus permanent qui consiste à cerner les risques, à évaluer l'efficacité des mécanismes de contrôle et à les modifier au besoin, et à surveiller le système pour veiller à ce qu'il favorise une amélioration continue. En conséquence, l'étendue, le déroulement et l'état des évaluations que font les ministères de l'efficacité de leur système de CIRF varieront d'une organisation à l'autre en fonction des risques et des circonstances particulières à chaque entité.

Il importe de mentionner que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais plutôt de les atténuer en vue de les ramener à un niveau raisonnable au moyen de contrôles qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer.

La présente annexe n'a pas fait l'objet d'une vérification.

1 Introduction

Le présent document constitue la première annexe annuelle à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de l'École. Il est présenté pour l'exercice 2011-2012. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1^er avril 2009, ce document renferme des renseignements sommaires sur les mesures prises par l'École pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). En particulier, il fournit de l'information sommaire sur les évaluations menées par l'École au 31 mars 2012, notamment sur les progrès, les résultats et les plans d'action de même que les principales données financières pertinentes pour comprendre l'environnement de contrôle propre à l'École.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Des renseignements détaillés concernant les pouvoirs, le mandat et les activités de programme de l'École figurent dans le Rapport ministériel sur le rendement, dans le Rapport sur les plans et les priorités ainsi que dans la Note 1 des états financiers de l'École.

1.2 Principales données financières

Dans cette section se trouvent les principales données financières pour l'exercice 2011 2012. Des renseignements plus détaillés se retrouvent également dans les états financiers figurant sur le site Web de l'École ainsi que dans les Comptes publics du Canada.

État de la situation financière (en milliers de dollars)

• Le total du passif s'élevait à 21 632 $ en date du 31 mars 2012. Les comptes créditeurs et les charges à payer représentaient la majorité du passif (57 %), tandis que les avantages sociaux futurs des employés représentaient 29 %, et la paye de vacances et les congés compensatoires, 14 %.
• Le total de l'actif en fin d'exercice se chiffrait à 15 430 $, dont 70 % correspondait à l'actif financier, et 30 %, aux actifs non financiers. La majeure partie de l'actif englobait les montants à recevoir du Trésor (63 %) et les immobilisations corporelles (29 %).
• La situation financière nette ministérielle correspondait à (6 202 $), surtout en raison du passif lié aux avantages sociaux futurs des employés de 6 361 $.

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (en milliers de dollars)

• Les dépenses totales sont passées de 139 007 $ à 132 970 $ en 2011-2012. Ce sont les salaires et les avantages sociaux des employés (65 %), les services professionnels et les services spéciaux (19 %) et la location de locaux et d'équipement (9 %) qui représentaient la majeure partie de ces dépenses.
• Les recettes totales s'élevaient à 72 405 $; elles sont donc demeurées stables comparativement à 71 695 $ l'année précédente.
• L'encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada s'élevait à 51 558 $ en 2011-2012, comparativement à 58 003 $ pour l'exercice 2010-2011.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

L'École a recours aux services d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada administre de façon centralisée le versement des salaires dans son système de paye, l'acquisition de biens et de services, les services d'émission de chèques et la fourniture de certains locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'École des contributions correspondant à la part que l'employeur verse pour les primes d'assurance médicale et d'assurance dentaire des employés.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'École des renseignements servant à calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques, au besoin.
• Santé Canada (SC) fournit à l'École un système financier et les services fonctionnels connexes, conformément aux conditions énoncées dans un protocole d'entente. Les services de technologie de l'information connexes sont fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à l'École dans le cadre d'un protocole d'entente distinct.
• Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 en vue de regrouper, de rationaliser et d'améliorer les services d'infrastructure de technologie de l'information (TI), en particulier les services de courriel, de centres de données et de réseaux pour 43 ministères et organismes. Le 15 novembre 2011, la responsabilité relative aux services de courriel, de centres de données et de réseaux, qui relevait autrefois de l'École, a été transférée à SPC, y compris les ressources associées. L'administration et la prestation de ces services se sont effectuées de façon conjointe pendant la période de transition de 2011-2012 au cours de laquelle SPC était en train de s'établir.

1.4 Changements importants survenus en 2011-2012

Les changements importants suivants sont survenus dans l'organisation au cours de l'exercice 2011-2012 :

• Tony Clement a été nommé ministre responsable de l'École le 18 mai 2011.
• En janvier 2012, l'École a annoncé qu'elle cesserait d'offrir directement la formation linguistique à partir du 1^er avril 2012; les recettes ainsi réduites sont estimées à 14 millions de dollars par année.
• L'École occupe maintenant moins d'édifices (trois au lieu de six), ce qui lui permet de faire des économies annuelles estimées à plus de 1 500 000 $.
• Services partagés Canada assume maintenant la responsabilité de certaines fonctions liées à la TI, dans le cadre d'une initiative gouvernementale visant à rationaliser les activités communes dans la foulée de l'examen des services administratifs. La valeur totale de ces activités à l'École est d'environ 5 millions de dollars par année.

2. Environnement de contrôle de l'École par rapport au CIRF

L'École reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF. L'École doit également veiller à ce que les risques soient bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui favorise l'amélioration et l'innovation constantes.

2.1 Postes, comités, rôles et responsabilités clés

Les membres des principaux comités et titulaires des postes clés énumérés ci-dessous sont chargés d'assurer et d'examiner l'efficacité du système de CIRF de l'École.

Sous-ministre/président — À titre d'agent comptable, le sous-ministre/président assume la responsabilité générale et le leadership par rapport aux mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Le sous-ministre/président préside à la fois le Comité de direction et le Comité de gestion.

Dirigeant principal des finances (DPF) — Le DPF relève directement du sous-ministre/président et il exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation relativement à la conception et au maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l'évaluation annuelle. Le DPF joue également le rôle de champion des valeurs et de l'éthique à l'École.

Sous-dirigeant principal des finances (SDPF) — Le SDPF relève directement du DPF et est chargé de la surveillance de la fonction de gestion financière de l'École, y compris de la production des états financiers, des rapports financiers externes et internes et du contrôle financier. Le SDPF dirige également la fonction de gestion du risque de l'École et fournit à ce titre des conseils objectifs au président, aux vice-présidents et au Comité de direction relativement aux nouveaux risques, internes et externes, et aux mesures que doit prendre l'École pour les gérer.

Dirigeant principal de l'information (DPI) — Le DPI est le responsable ministériel de l'infrastructure et des applications et il contribue à l'évaluation des contrôles et des risques clés.

Cadres supérieurs — Les cadres supérieurs sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité du système de CIRF en ce qui a trait aux risques et aux contrôles qui s'inscrivent dans leur mandat.

Comité de direction — Le Comité de direction est présidé par le sous-ministre/président et est formé des vice-présidents de l'École. À titre d'organisme décisionnel central de l'École, le Comité de direction examine, approuve et surveille le profil de risque organisationnel et le système de contrôle interne ministériel, notamment l'évaluation et le plan d'action relatifs au système de CIRF.

Comité de gestion — Le Comité de gestion est dirigé par le sous-ministre/président et est formé des vice-présidents et des directeurs généraux. Le Comité de gestion de l'École est chargé de la planification et de la surveillance de la mise en œuvre des décisions et des initiatives stratégiques de l'École ayant des répercussions importantes sur les opérations et les finances.

Comité de développement des programmes et du programme de cours (CDPPC) — Le Comité de développement des programmes et du programme de cours est coprésidé par le vice-président de la Direction générale des programmes d'apprentissage et le vice-président de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Le CDPPC est formé du DPF ainsi que des directeurs généraux chargés de la gestion du programme de cours.

Comité de la gestion intégrée (CGI) — Le Comité de la gestion intégré est coprésidé par le vice-président de la Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription et le vice-président de la Direction générale des programmes d'apprentissage. Le CGI est formé des vice-présidents et des directeurs généraux ayant pour mandat principal d'assurer la surveillance de la fonction de gestion financière de l'École, ainsi que le plan d'affaires intégré; ce qui comprend le plan d'investissement, le processus des rapports mensuels sur les écarts financiers, le profil de risque de l'organisation et la gestion intégrée des risques.

2.2 Mesures clés prises par l'École

L'environnement de contrôle de l'École prévoit un ensemble de mesures clés visant à aider les employés à repérer et à gérer efficacement les risques grâce à des connaissances, à des outils et à des ressources. Parmi les mesures clés, mentionnons les suivantes :

• La direction communique activement l'énoncé de vision et de mission de l'organisation, ses plans stratégiques et plans d'action, de même que les valeurs et les principes directeurs qui la guident.
• L'École a élaboré un code de valeurs et d'éthique, l'information connexe est communiquée à l'échelle de l'organisation, une formation sur le sujet est offerte et la haute direction a pris des engagements à cet égard par l'entremise du DPF, qui joue le rôle de champion des valeurs et de l'éthique de l'École.
• L'École a établi un cadre intégré de gestion des risques qui comprend :
  • le profil de risque de l'organisation, qui fait l'objet d'un examen et d'une mise à jour annuels;
  • la dernière mise à jour du profil de risque de l'organisation, complété en 2011-2012, était le résultat d'un vaste effort de consultation visant les ministères clients, les employés de l'École et le comité ministériel de vérification. Le résultat a été une approche de gestion du risque plus stratégique, plus ciblée et plus intégrée;
  • des plans d'action visant l'atténuation des risques, qui font l'objet d'un examen et d'une mise à jour trimestriels, et qui sont surveillés par le CGI;
  • une définition claire des rôles et des responsabilités de la haute direction en matière de gestion des risques énoncée dans la politique sur la gestion des risques et les procédures connexes de l'École, lesquelles sont conformes au Cadre de gestion du risque du Conseil du Trésor;
  • des séances de formation et de sensibilisation des employés, offertes régulièrement, y compris une boîte d'outils pour la gestion des risques et des cours de l'École sur la gestion des risques, qui sont offerts à tous les employés et qui font l'objet d'une promotion active.
• Un processus rigoureux d'assurance de la qualité a été instauré de façon à assurer l'exactitude, la fiabilité et l'exhaustivité des renseignements financiers publiés dans les Comptes publics du Canada, les états financiers de l'organisation, les rapports financiers trimestriels et les autres rapports internes et externes.
• L'École a mis en œuvre un processus de planification intégrée, qui est supervisé par la direction par l'entremise du CGI. Ce processus a pour objectif de répartir les ressources de l'École en fonction des priorités de l'organisation.
• L'École fait l'objet de contrôles grâce à un processus centralisé d'établissement de budget et de contrôle des engagements qui a été mis en place dans ses systèmes de gestion intégrés des finances.
• Les résultats financiers de l'École sont surveillés au moyen de rapports mensuels sur les écarts financiers et d'une structure de gouvernance qui comprend la surveillance et l'approbation, par la haute direction, des mesures correctives, des propositions et de l'affectation des ressources.
• L'École s'est dotée d'une unité distincte, relevant du sous-dirigeant principal des finances, qui est chargée d'élaborer, de documenter et de mettre à l'essai les processus opérationnels communs, au moyen des contrôles clés, y compris le processus de CIRF.
• Les processus opérationnels, y compris les contrôles clés, sont documentés et mis à jour au fur et à mesure que des améliorations sont apportées.
• Des mises à jour sont apportées régulièrement au tableau de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances.

3. Évaluation du système de CIRF de l'École

3.1 Méthode d'évaluation

• Pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, l'École doit être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF pour fournir l'assurance raisonnable que :
  • les opérations sont autorisées en bonne et due forme;
  • les documents financiers sont bien tenus;
  • les ressources sont protégées;
  • les lois, règlements et politiques sont respectés.

Cette évaluation englobe l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle du système de CIRF ainsi que la surveillance et l'amélioration continues du système organisationnel de CIRF.

• Efficacité de la conception : Les principaux points de contrôle sont précisés, consignés dans les documents et mis en place. Ils sont adaptés aux risques qu'ils visent à atténuer, et tous les correctifs nécessaires y ont été apportés. Cela comprend la mise en correspondance des principaux processus et systèmes de TI avec les principaux comptes.
• Efficacité opérationnelle : Les contrôles clés ont été évalués au cours d'une période donnée, et les mesures correctives requises ont été prises en temps opportun.
• Surveillance continue : Une approche systématique et intégrée de la surveillance est en place, ce qui comprend des évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps opportun.

L'École a ciblé et déjà documenté, avec le concours d'un cabinet comptable externe, plus de 400 contrôles englobant l'ensemble de la fonction de gestion financière.

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, l'École a commencé en 2011 2012 à mettre en œuvre une approche systématique axée sur le risque et un plan d'évaluation pluriannuel relativement à l'efficacité de la conception et à l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF. L'approche axée sur le risque de l'École a été examinée et validée par deux firmes externes et indépendantes, et a été approuvée par le comité ministériel de vérification.

Cette approche axée sur le risque, recommandée par le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) et le Bureau du contrôleur général (BCG), est fondée sur l'importance des sommes figurant dans les états financiers de 2009-2010 ou sur la nature délicate des divers éléments. En 2011-2012, les contrôles clés relatifs aux processus opérationnels suivants ont été sélectionnés aux fins d'évaluation :

3.2 Portée de l'évaluation et méthodologie

L'École de la fonction publique du Canada a adopté un processus en huit étapes pour favoriser l'adoption d'une approche commune visant à évaluer l'efficacité des contrôles à l'échelle de l'organisation, en fonction des orientations fournies par le BCG aux organisations pour la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne.

Méthodologie d'évaluation en huit étapes pour le processus de CIRF

Version textuelle

Méthodologie d'évaluation en huit étapes pour le processus de contrôle interne en matière de rapports financiers.

• 1 - Évaluation des risques et définition de la portée;
• 2 - Documentation des contrôles;
• 3 - Évaluation de l'efficacité de la conception;
• 4 - correction des lacunes sur le plan de la conception des contrôles;
• 5 - Évaluation de l'efficacité opérationnelles;
• 6 - Correction des lacunes sur le plan de l'efficacité opérationnelle;
• 7 - Surveillance;
• 8 - Production de rapports.

Pour obtenir une assurance raisonnable, il faut évaluer l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle du système de CIFR, créer un plan d'action de la direction pour combler les lacunes importantes et surveiller et améliorer continuellement les éléments clés pour chaque niveau de contrôle.

Pour chaque niveau de contrôle et processus opérationnel important, les procédures de l'École sont les suivantes :

• Recueillir de l'information sur les processus, les risques et les contrôles relatifs au CIRF, y compris les politiques et les procédures appropriées;
• Documenter les processus clés en repérant et en documentant les principales sources de risque et les points de contrôle;
• Procéder à des essais sur le plan de la conception, par exemple procéder à une révision structurée des processus documentés et vérifier si les contrôles sont adaptés aux risques;
• Mettre en œuvre des plans d'atténuation lorsque des lacunes sont relevées sur le plan de la conception des contrôles;
• Procéder à une mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle des processus documentés en fonction de l'information provenant de la documentation et des étapes d'examen de la conception;
• Mettre en œuvre des plans d'atténuation lorsque des lacunes sont relevées sur le plan de l'efficacité opérationnelle;
• Élaborer et mettre en œuvre une approche de surveillance et une méthodologie connexe.

4. Plan d'action de l'École et progrès réalisés à ce jour

En 2012-2013, l'École aura, dans une large mesure, mis en œuvre l'étape de surveillance continue. En progressant à ce chapitre, la direction de l'École aura ajouté à son cadre de contrôle financier déjà solide un niveau supplémentaire d'assurance en ce qui a trait aux rapports financiers. Il convient de noter qu'aucune lacune importante devant être corrigée n'a été relevée dans les travaux accomplis à ce jour, ce qui témoigne de l'efficacité des mesures de contrôle déjà en place à l'École.

Le plan d'action suivant met en lumière les progrès accomplis jusqu'à la fin de l'exercice 2011-2012 ainsi que l'échéancier connexe.

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