Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de l'EFPC
Description du projet
Le but de ce projet était d'examiner les impacts sur la vie privée associées aux activités de base d'inscription et d'évaluation de l'École de la fonction publique du Canada.
Pourquoi l'EFVP était nécessaire
L'école recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans l'élaboration et la prestation de cours, d'événements et d'autres ressources d'apprentissage. Toutefois, les processus et procédures entourant les activités d'inscription et d'évaluation n'ont jamais fait l'objet d'un examen officiel. Dans le contexte de la Nouvelle stratégie sur les données de l'École et de ses plans d'innovation, il est opportun d'entreprendre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).
Objectifs de l'EFVP
L'EFVP vise à s'assurer que l'EFVP demeure conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à aider à identifier et à atténuer les risques liés à la réputation de l'EFPC associés aux activités de base de l'école. Il vise également à sensibiliser l'école aux risques potentiels découlant de l'utilisation de l'information d'inscription et d'évaluation.
Ce projet consistait à faire le point sur l'inventaire des renseignements personnels de l'école, et à mieux comprendre comment ces renseignements sont actuellement traités.
Constatations de L'EFVP et résumé des risques
Les risques liés à la protection de la vie privée découlant des activités de base d'inscription et d'évaluation de l'école sont considérés comme modérés à faibles, car ils impliquent la collection limitée de données non sensibles. Dans la plupart des cas, les données sont recueillies et utilisées à des fins non administratives (c.-à-d. l'amélioration des produits et services d'apprentissage, et non pour prendre des décisions relatives aux apprenants). Des nouvelles utilisations et activités découlant des Services de l'innovation et des politiques dans le cadre de la Nouvelle stratégie sur les données de l'école pourraient augmenter les risques relatifs à la protection de la vie privée des particuliers.
Recommandations
Bien que les risques actuels sur la vie privée des personnes soient gérées adéquatement par l'École au moyen de mesures juridiques, politiques et techniques axées sur la protection des renseignements personnels, un certain nombre de recommandations ont été formulées.
Elles comprennent, à court terme:
- l'élaboration d'un cadre ministériel en matière de protection de la vie privée;
- l'élaboration d'un énoncé de confidentialité standard pour la collecte de renseignements personnels;
- l'examen et la révision des fichiers de renseignements personnels (FRP) de l'École;
- l'élaboration et la mise en œuvre d'une politique officielle de conservation des données pour les apprenants et les données de la Faculté;
- le développement d'un énoncé de sensibilité relatif à la protection et la sécurité de l'inventaire actuel des renseignements personnels de l'École.
Des recommandations à moyen terme ont également été formulées :
- le développement d'évaluations d'impact algorithmiques dans les cas où l'École a l'intention d'utiliser l'apprentissage automatique ou l'intelligence artificielle dans le traitement des renseignements personnels
- l'élaboration d'entente standards ou de protocoles d'échange d'information à l'appui d'ententes d'échange de données avec les ministères clients;
- l'élaboration d'un plan ou d'une stratégie d'EFVP pour s'assurer que le rendement des EFVP à l'École est conforme aux risques liés à la protection de la vie privée liés aux programmes futurs de l'École.
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