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Transcription : Comment créer une charte d'équipe
Si vous cherchez à rendre votre équipe encore plus efficace, cette vidéo est pour vous. L'un des problèmes les plus couramment évoqués et le fait que les choses ne se mettent pas en place ou si naturellement qu'au bureau.
Mais ce n'est pas un symptôme du travail à distance : c'est un symptôme courant du changement et du manque de familiarité.
D'après nos expériences passées, nous savons que si la routine, les pratiques, les processus et la culture ne sont pas établis, nous allons devoir prendre les choses en main, créer des processus, instaurer une culture et obtenir l'adhésion de tous.
Une charte d'équipe peut vous aider à faire ces choses et tout commence par la collaboration et l'établissement d'un consensus.
En fait, même si votre équipe n'est pas tout à fait prête à créer une charte d'équipe, nous vous encourageons tout de même à prêter une attention particulière à cette vidéo. Les sujets abordés dans une charte d'équipe sont des informations essentielles que vous devez connaître à propos de votre équipe afin de jeter des bases solides pour le travail virtuel.
Préparer le terrain
Avant de commencer à créer votre charte d'équipe, vous devez prendre certaines décisions :
Tout d'abord, assurez-vous d'animer la réunion dans les langues officielles parlées par les membres de votre équipe.
Ensuite, vous devez déterminer la logistique nécessaire pour créer la charte de manière aussi collaborative que possible avec les outils dont dispose votre équipe.
Le plus important, c'est de procéder d'une manière qui convient à votre équipe.
Utilisez les outils à votre disposition pour travailler de manière aussi collaborative que possible. Par exemple, une personne peut partager son écran pour que tous les membres apportent ensemble des modifications, ou vous pouvez ajouter la charte d'équipe à une plateforme de tableau blanc.
Finalement, assurez-vous de réserver du temps pour que votre équipe crée ce document ensemble. Une présentation de moins de 10 diapositives peut sembler rapide à préparer, mais elle mène souvent des discussions profondes et significatives que vous ne voudrez pas précipiter. Prévoyez deux heures au total. Il serait également judicieux d'inscrire cette activité au programme d'une séance virtuelle de renforcement de l'esprit d'équipe.
La véritable valeur de la charte d'équipe réside dans la collaboration et la mobilisation de tous.
Bâtir la charte d'équipe
Avant la réunion sur la charte d'équipe, chaque membre de l'équipe doit remplir un petit guide pour apprendre à me connaître.
Dans ce guide, les employés parlent des heures de travail qu'ils préfèrent, de la conciliation travail-vie personnelle, de la meilleure façon de communiquer avec eux, des valeurs qui leur sont importantes et des compétences qu'ils mettent à contribution.
La première chose sur laquelle vous devriez vous pencher à la réunion est la définition de la vision et de la mission de votre équipe.
Si votre équipe n'a pas encore de vision et de mission, vous pouvez prendre le temps de les définir ou utiliser celles de votre division, direction, direction générale ou ministère, selon ce qui se rapproche le plus de votre équipe sur le plan organisationnel.
Ensuite, définissez les valeurs de votre équipe - elles vous aideront à mettre au point les autres sections de la charte. Les valeurs devraient appuyer la mission de l'équipes sans entrer en conflit avec les valeurs personnelles des membres de l'équipe. Cet équilibre peut être difficile à atteindre, mais si vous placez toutes les valeurs dans un nuage de mots, vous aurez plus de facilité à vous y retrouver.
Il faut maintenant établir les rôles et responsabilités. Nous oublions souvent qu'il y a deux volets aux rôles et responsabilités et qui ne constituent pas nécessairement une seule et même chose. Pour cette raison, nous vous recommandons de les examiner séparément. Avant d'attribuer des responsabilités à chaque rôle, il faut d'abord convenir d'un ensemble de rôles au sein de votre équipe.
Il s'agit de définir uniquement le « qui », et non le « quoi » et le « comment » – vous y reviendrez plus tard.
Une fois que vous avez convenu des rôles des membres de l'équipe, le « qui », vous pouvez passer à la définition des responsabilités pour chaque rôle, le « quoi ».
Essayez d'attribuer au moins trois responsabilités à chaque rôle que vous avez défini.
Nous en sommes maintenant à la section opérationnelle de votre charte d'équipe. Il s'agit probablement de la section la plus importante - celle où vous abordez le « comment », soit la façon d'accomplir le travail et discuter des domaines où les choses ne semblent pas vouloir se mettre en place. C'est là que vous pouvez réfléchir à de nouvelles idées et suggestions et établir un consensus à leur sujet.
Commencez par vous demander si vous devez discuter de choses qui ne fonctionnent pas bien et les résoudre grâce à un nouveau principe ou une nouvelle procédure de fonctionnement.
Parlez de votre façon de communiquer et d'échanger de l'information et discutez des pratiques exemplaires virtuelles que vous avez apprises.
Voici d'autres éléments à considérer :
Organisez-vous des réunions pour transmettre des renseignements et des comptes rendus? Ou les diffusez-vous par écrit pour qu'ils soient accessibles?
Les documents de collaboration devraient-ils être transmis sous forme de pièces jointes à un courriel? Ou devraient-ils être sauvegardés dans des endroits comme GCdocs ou Office 365 pour que tout le monde puisse y travailler ensemble?
Comment faites-vous pour que votre équipe reste connectée? Avez-vous mis en place un canal Teams dédié à la discussion ou organiser une réunion sur Teams à la fin de la semaine pour que les membres de l'équipe décompressent tous ensemble?
Comment gérez-vous votre charge de travail? Quels outils allez-vous utiliser pour visualiser la charge de travail, les produits livrables et les échéanciers? Comment allez-vous gérer les prises de décision et les approbations dans le contexte virtuel actuel?
Prenez tout le temps que vous avez besoin pour répondre à ces questions et consigner vos réponses. Si vous manquez de temps durant l'atelier planifié, réservez-en un autre ou abordez le sujet petit à petit lors de vos réunions d'équipe régulières.
Vous en êtes maintenant à la section sur les mécanismes de résolution de conflits.
Les interactions humaines entraînent inévitablement des conflits de temps à autre. Il faut discuter et convenir à l'avance des moyens de gérer les conflits de façon constructive.
Il suffit parfois de soulever le problème auprès de l'autre personne dans un premier temps, puis de faire appel au premier échelon de la direction, si nécessaire, et ainsi de suite. Le plus important est de se mettre d'accord en équipe au préalable au lieu d'essayer de trouver une solution une fois le conflit survenu.
La dernière section de votre charte d'équipe et le répertoire des compétences et des connaissances. Chacun de vos coéquipiers a des super pouvoirs. C'est vrai. Nous possédons tous des compétences, des connaissances et une expérience qui font de nous un atout pour notre équipe et qui peuvent être incroyablement utiles à nos collègues. C'est pourquoi nous devons connaître celles des autres, et c'est aussi pourquoi il y a un répertoire des compétences et des connaissances dans la charte d'équipe. Vous serez surpris de découvrir les talents cachés de vos collègues et vous trouverez rapidement une façon de les utiliser dans un projet ou dans un autre contexte.
La section du petit guide pour mieux me connaître intitulée "J'ai des compétences et ou connaissances en..." vous aidera à créer le répertoire des compétences et des connaissances. Les renseignements peuvent facilement être copiés-collés dans cette diapositive. Par souci d'espace, vous pouvez choisir de n'ajouter que trois éléments par personne pour que toute l'information tienne sur une seule diapositive. Mais vous n'êtes pas non plus obligé de vous limiter à une seule diapositive - faites ce qui convient le mieux à votre équipe.
Les petits guides pour mieux me connaître peuvent être annexés à la charte d'équipe pour que tout le monde puisse y accéder facilement.
Et voilà, votre charte d'équipe est terminée. Enfin, terminée pour l'instant, parce qu'il s'agit d'un document mis à jour régulièrement qui évolue au même rythme que votre équipe.
Révisez et mettez à jour votre charte d'équipe aussi souvent que nécessaire. Petit conseil toutefois : n'utilisez pas la charte d'équipe comme un moyen de surveiller les comportements, mais plutôt comme un guide de référence sur les principes convenus.
