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Transcription : Pratiques exemplaires pour gérer une équipe hybride
[Les dirigeants peuvent réfléchir à la façon dont ils peuvent aider les équipes et les individus à réussir la transition du gouvernement du Canada vers le travail hybride.]
Pratique exemplaire no 1 : Connexion entre le gestionnaire et les membres de son équipe
Pour réussir à gérer une équipe hybride, il est essentiel de continuer à favoriser la connexion avec les membres de l'équipe.
Dans un environnement hybride, différentes stratégies et techniques peuvent aider à tisser des liens avec les autres. Déterminez où et quand les différents types de conversations doivent avoir lieu par exemple durant :
- Ententes de rendement
- Réunions bilatérales
- Affectation des tâches, etc.
[Texte à l'écran - Recherche de clarté et d'information, Discussions informelles et sur les canaux Teams]
Lors des réunions hybrides, que vous soyez présent en personne ou de manière virtuelle, activez votre caméra, rendez-vous visible et encouragez les membres de votre équipe virtuelle et en personne à faire de même. Le fait de pouvoir voir les réactions et le langage corporel renforce le sentiment selon lequel vous travaillez tous dans la même équipe et vous entretenez des liens profonds, quel que soit le lieu de travail.
Trouvez un moyen approprié d'établir une relation bidirectionnelle avec les membres de votre équipe. Il est important qu'ils soient consultés et entendus.
[Texte à l'écran - Que font-ils au quotidien? Qu'est-ce qui fonctionne bien et qu'est-ce qui les frustre? Quels types d'obstacles rencontrent-ils?]
Dans un lieu de travail hybride, orchestrez de manière proactive les occasions de développer des liens significatifs. N'oubliez pas que tout ne peut pas être fait de la même manière en ligne ou en personne. Les conversations informelles en personne peuvent se produire de manière spontanée lorsque l'on croise quelqu'un dans le couloir, alors que dans un environnement virtuel, les échanges au-delà des réunions opérationnelles peuvent nécessiter une certaine planification.
Pratique exemplaire no 2 : Établissez des attentes claires
Gérer les membres d'une équipe à l'intérieur et à l'extérieur du bureau nécessitera quelques essais et erreurs pour trouver la meilleure combinaison pour votre équipe.
En tant que gestionnaire, vous devez également tenir compte des besoins des membres de votre équipe, qu'ils soient présents ou à distance. Par exemple, vous devez établir des attentes claires qui profitent à tous les membres de l'équipe, quel que soit l'endroit où ils travaillent chaque jour.
Une bonne pratique consiste à établir une liste d'attentes concernant les normes de l'équipe que toute l'équipe accepte lorsqu'elle travaille en personne et virtuellement. Ces normes mutuellement convenues pourraient être entre autres :
- Mettre en œuvre une journée sans réunion pour un travail concentré
- Prévoir des heures de travail fixes où chacun est disponible pour une collaboration en temps réel
- Prévoir des réunions plus courtes, de 25 ou 55 minutes
- S'assurer qu'il n'y a pas de réunions l'une à la suite de l'autre pour permettre des pauses, une réflexion et le temps de se rendre d'une réunion à l'autre si l'on y assiste en personne.
Une autre bonne façon de définir des attentes claires dans un environnement hybride est d'établir une charte d'équipe. Une charte d'équipe est un document élaboré conjointement par les membres de l'équipe et la direction. Elle établit une compréhension commune de la manière dont l'équipe peut travailler le plus efficacement possible ensemble, et clarifie l'orientation, les rôles et les responsabilités de l'équipe.
Consultez les ressources de l'École sur les chartes d'équipe dans notre catalogue d'apprentissage.
Pratique exemplaire no 3 : Établissez une communication efficace
Il est essentiel de communiquer de manière intentionnelle et ciblée lorsque vous gérez une équipe hybride, afin d'éviter un trop grand nombre de réunions, de courriels et de messages, qui peuvent s'avérer accablants ou être négligés lorsque vous travaillez dans un environnement hybride.
Déterminez les modes de communication qui conviennent le mieux à certaines situations. Si un message est long ou nuancé, prenez le téléphone si vous et votre membre de l'équipe êtes en mode virtuel ou passez à son poste de travail pour le mode en personne, car cela permet une clarification immédiate.
Soyez inclusif. Il est essentiel d'inclure tous les membres de l'équipe dans vos communications, qu'elles soient virtuelles ou en personne. Cela permet de s'assurer que chacun a un accès égal à l'information et a la possibilité d'intervenir.
Établissez un protocole d'équipe pour les réunions hybrides. Pensez à inviter les membres de l'équipe virtuelle à prendre la parole en premier en levant la main, afin qu'ils se sentent inclus et participent activement aux communications.
Pratique exemplaire no 4 : Utilisez les outils et la technologie
Les problèmes technologiques constituent un défi majeur pour le succès du travail dans un environnement hybride. La compréhension des capacités technologiques de vos ministères ou organismes et l'accès à divers outils sont essentiels pour offrir aux membres de l'équipe une expérience de travail hybride sans problème.
Un seul outil ne pourra pas répondre à tous les besoins de votre équipe. En tant que gestionnaire, il est important d'examiner attentivement vos objectifs et votre structure de travail afin de déterminer quelle technologie et quels outils pourraient être utilisés pour optimiser la collaboration, la communication et la productivité de votre équipe, en personne et virtuellement. Travaillez en étroite collaboration avec votre équipe informatique pour savoir quels outils sont à votre disposition et sont accessibles. Envisagez des fonctionnalités telles que le travail collaboratif sur des projets de documents, les dépôts partagés pour les documents définitifs ou officiels, les réunions interactives en ligne et autres.
[Texte à l'écran - Partage d'écran, clavardage, tableau blanc, partage de calendrier, vote.]
Au fur et à mesure que l'avenir du travail évolue, réalisez régulièrement des sondages d'opinion pour recueillir, discuter et mettre en œuvre les commentaires des membres de l'équipe sur les tâches, le niveau de mobilisation et l'environnement de travail global, lorsque vous le pouvez. Effectuez un suivi régulier.
Pratique exemplaire no 5 : Soutenez les membres de votre équipe
En tant que gestionnaire, l'une de vos plus importantes responsabilités consiste à soutenir votre équipe. Soyez attentif à ce que ressentent les membres de votre équipe, que ce soit en personne ou virtuellement, et discutez avec eux lorsque cela est nécessaire et approprié.
En tant que gestionnaire, dirigez avec empathie et respect. Essayez de faire preuve d'ouverture et de souplesse en ce qui concerne les modalités et les horaires de travail alternatifs lorsque cela est possible.
Profitez des jours de présence fixes où la majorité de l'équipe est réunie au bureau pour célébrer les réalisations, les étapes importantes et les occasions spéciales afin de maintenir la motivation, la mobilisation et la valorisation des membres de l'équipe. Si les membres de l'équipe ne peuvent pas être présents en personne, faites-les participer virtuellement afin que tous les membres de l'équipe puissent se réunir et célébrer les victoires.
Les choses que nous ressentons tous en ce moment font partie d'un processus normal. Cela peut vous prendre du temps. Il n'y a rien de mal à cela.
Trouvez un moyen de réunir les membres de l'équipe dans un cadre social de temps en temps, que ce soit virtuellement, en personne ou un mélange des deux. Un déjeuner d'équipe ou des jeux de renforcement de l'esprit d'équipe en ligne peuvent faire des merveilles pour le moral et montrer que vous vous souciez vraiment des membres de votre équipe en tant que personnes. N'oubliez jamais qu'il est crucial d'inclure tous les membres de l'équipe dans ces types d'activités sociales, qu'elles soient virtuelles ou en personne.
Le modèle hybride peut donner aux gestionnaires l'occasion d'expérimenter et de tester de nouvelles méthodes de travail. Ces pratiques exemplaires hybrides ont pour but de vous aider à créer un lieu de travail inclusif, productif et collaboratif où les membres de votre équipe peuvent s'épanouir et être heureux.
Nous vous encourageons à consulter les ressources de l'École sur le travail hybride dans notre catalogue d'apprentissage.
[Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran. Un texte apparaît à l'écran : canada.ca/ecole. Le logo du gouvernement du Canada apparaît à l'écran.]
