Transcription
Transcription : Procédures pour le transfert des documents gouvernementaux
[00:00:00 Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran.]
[00:00:06 L'écran s'estompe avant de montrer Natasha Dubois dans une fenêtre de discussion vidéo.]
Natasha Dubois (Bibliothèque et Archives Canada) : Bonjour, mon nom est Natasha Dubois. Avec ma collègue Martha Sellens, nous avons rédigé les nouvelles procédures de transfert pour les documents fédéraux, physiques et analogiques, c'est-à-dire pour tous les documents qui ne sont pas numériques. Mon collègue Brian Clarke a fait le même exercice avec les procédures de transfert pour les documents fédéraux numériques. Il fait présentement partie de l'équipe qui rédige des outils d'orientation supplémentaires pour la norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques. Aujourd'hui, nous vous présentons les différents outils à votre disposition afin de bien préparer les documents pour leur transfert à BAC.
[00:00:47 Une diapositive s'affiche avec le texte suivant :
« Preparer les documents fédéraux pour les transfer a BAC »
« Brian Clarke »
« Natasha Dubois »ß
« Martha Sellens »
« 10 février 2025 ».]
Nous alternerons entre le français et l'anglais durant notre présentation. Et comme Francis vous l'a déjà dit, n'hésitez pas à poser vos questions dans la langue officielle de votre choix, peu importe à quel présentateur elles sont destinées. Maintenant, allons voir ce qui s'est passé à BAC récemment pour les procédures de transfert.
[00:01:08 Une diapositive s'affiche avec une chronologie des événements et le texte suivant :
« 2019 Formulaire en ligne pour le transfert des documents fédéraux »
« Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques »
« Procédures pour le transfert des documents fédéraux ».]
La ligne du temps que vous voyez sur la prochaine diapositive vous montre que depuis plusieurs années, quelques changements ont eu lieu à BAC concernant la façon dont on transfère les documents fédéraux. Et certains outils… Nous avons créé certains outils pour vous aider. En 2019, le formulaire de demande de transfert en ligne a été créé, remplaçant les demandes envoyées au centre de liaison ou directement à votre archiviste par courriel et dorénavant, vous recevez des notifications automatisées en lien avec le déroulement du processus de transfert. Ensuite, en 2023, la norme opérationnelle sur les métadonnées a été publiée. Elle présente les catégories minimales de métadonnées qui doivent accompagner les documents numériques pour leur transfert à BAC. En 2023, 24. Nous avons révisé en profondeur les procédures de transfert, autant pour les documents physiques analogiques que numériques. Ces procédures dataient de 2014. Ça nous a permis clairement de les aligner avec nos pratiques et nos exigences actuelles qui, elles, ont grandement changé depuis 10 ans. Également d'autres changements ont eu lieu. Le gabarit d'inventaire a été modifié en 2022 et rendu disponible en ligne pour toutes les institutions du gouvernement du Canada.
Le formulaire de demande de transfert en ligne a été amélioré à l'été 2024 pour s'aligner avec le vocabulaire et les nouvelles instructions des procédures. À nouveau en 2025, 26, le formulaire de demande de transfert en ligne devrait être modifié pour mieux accommoder les demandes de transfert numérique ainsi que le formulaire d'évaluation de transfert numérique qui sera lui aussi modifié en conséquence. La publication de la norme opérationnelle sur les métadonnées et la révision des procédures de transfert avaient été annoncées lors de l'arrière-scène de la GI en octobre 2023. Puis, en novembre 2024, les principaux changements concernant les exigences pour le transfert des documents numériques à BAC avaient été présentés. La présentation d'aujourd'hui n'est évidemment pas une répétition de ces contenus. On va plutôt se concentrer sur l'utilisation des outils qui vous permettent d'effectuer les transferts à BAC. Tous les outils qu'on vous présente aujourd'hui sont disponibles sur notre site internet et durant notre présentation, vous verrez comment ils sont utilisés pour vous permettre de préparer les documents pour le transfert à BAC. Maintenant, voyons voir la prochaine diapositive pour la structure de notre présentation.
[00:03:40 Une diapositive s'affiche avec le texte suivant :
« Comment utiliser ces outils? »
« 1: Salle d'entreposage »
« 2: Numérique – Partie 1 »
« 3: Numérique – Partie 2 ».]
Nous allons utiliser trois scénarios distincts. Le premier concerne les documents physiques et analogiques tels que ceux que vous trouvez dans vos salles d'entreposage ou vos salles de dossiers. Le second concerne les supports de stockage physique pour les documents numériques, parfois trouvés avec les documents physiques et analogiques, et le troisième scénario concerne les documents numériques qui sont gérés dans votre SGDDE. Chaque scénario présentera les principaux défis que vous risquez de rencontrer ainsi que lorsque vous préparez les documents, ainsi que des pistes de solution ou de réflexion pour aller au-delà de ces défis. Une chose à noter, c'est que vous composez probablement présentement avec les résultats d'un manque chronique de ressources en GI. Vous savez que le travail d'inventaire et de description de vos documents doit être fait à un moment ou à un autre afin de permettre leur disposition. Si ce n'est pas déjà le cas, vous réaliserez au cours de cette présentation que de mettre en place de bonnes pratiques de gestion dès la création des documents, vous sauve du temps et de l'énergie lorsque vous procédez à la disposition des documents. On ne peut pas retourner dans le passé, mais si vous implantez de bonnes pratiques de GI dès aujourd'hui, la disposition des documents de votre institution sera grandement facilitée dans le futur. Maintenant, allons voir le premier scénario que Martha vous présenter.
[00:05:09 Une diapositive s'affiche, portant le titre « Scénario 1 – salle d'entreposage » au-dessus d'une image d'une salle de stockage]
[00:05:12 Natasha Dubois apparaît dans un autre groupe de discussion vidéo.]
Martha Sellens (Bibliothèque et Archives Canada) : Merci. Comme Natasha l'a mentionné, dans le premier scénario, nous parlons des archives physiques et analogiques dans ce local de stockage. Il y a donc un local de stockage à vider, et vous ne savez pas avec certitude de ce qu'il contient. Vous avez peut-être besoin de le vider parce que vous déménagez ou qu'on réaménage le bâtiment. On est en train de réorganiser l'institution, alors les programmes, et donc les documents connexes, sont transférés d'une équipe à l'autre. Ou peut-être vous êtes finalement arrivé·e à ce point de votre interminable liste de choses à faire, auquel cas, félicitations. C'est génial. Mais quelle que soit la raison, notre objectif est de nous assurer que vous éliminez les documents de manière appropriée et aussi efficace que possible. Dans les prochaines diapositives, je vais passer en revue les renseignements sur les documents que vous devez fournir à Bibliothèque et Archives Canada, les types de documents que vous pourriez trouver, et quelques conseils et astuces pour les repérer et les emballer correctement avant de les transférer à BAC. Ensuite, Natasha passera en revue les outils disponibles dans notre site Web, que vous utiliserez dans le cadre du processus de transfert pour nous fournir tous les renseignements requis. Pardon, je sais qu'on voit cette diapositive-là, je suis en fait sur la précédente. Excusez-moi. Alors ... dans notre local de stockage, par où; commencer? Il faut connaître le type de documents. Personne ne peut prendre de décision éclairée sur ces dossiers si on ne sait pas de quoi il s'agit. On veut donc utiliser nos ressources limitées de la manière la plus efficace possible. Il faut d'abord déterminer le type de documents. Avant d'envoyer des documents pour le transfert, vous devez disposer de suffisamment de renseignements pour déterminer si l'institution a encore besoin de les conserver pour une raison ou une autre. Alors, sont-ils arrivés à la fin de leur période de rétention? Avez-vous satisfait à votre propre processus de disposition ou disposez-vous de tous les renseignements nécessaires pour le faire? Existe-t-il des contraintes juridiques, telles qu'un avis concernant l'obligation de préservation ou une exigence réglementaire, ou y a-t-il d'autres politiques ou procédures gouvernementales du Conseil du Trésor ou d'autres autorités qui vous empêcheraient de transférer des documents à BAC?
D'autre part, il faut également savoir si les documents sont des archives et s'il faut les transférer. C'est là que les archivistes de BAC pourront vous aider et, comme vous, ils ont besoin de suffisamment de renseignements pour évaluer la valeur archivistique de ces documents dans ce local. Comme vous le savez, BAC utilise les autorisations de disposition et les guides de demande pour déterminer quels documents sont des archives. Ceci est généralement créé spécifiquement pour votre institution. Commencez donc toujours par lire les guides de demandes qui vous ont été fournis, car ils peuvent vous fournir les renseignements dont vous avez besoin pour déterminer la valeur archivistique des documents. Si vous avez besoin de plus de clarté, renseignez-vous auprès de l'archiviste désigné·e pour travailler avec vous. Cette personne pourra vous aider à y voir plus clair. De notre côté, on utilise également les mêmes outils au point de transfert pour confirmer que les documents sont des archives avant de donner l'approbation à votre demande de transfert dans le système. Ces conversations peuvent donc également nous être utiles, car on doit également établir une correspondance entre les documents que vous proposez et du repérage des documents d'archives que nous avons déjà effectué. Nous avons donc besoin de renseignements suffisants. Comment déterminer ce qui est suffisant? Ça dépend. Il faut toujours commencer par la base. Qui, quoi et quand? Et il faut essayer de donner des réponses aussi précises que possible. Ensuite, lors de votre conversation avec votre archiviste, cette personne vous indiquera si vous avez besoin d'un peu plus de renseignements. Nous pourrons également vous suggérer des moyens d'en trouver, si vous n'en avez pas déjà. Dans le pire des cas, qui sera l'institution? Vous-même, votre institution. Mais c'est également possible que vous ayez des renseignements plus précis concernant l'équipe, la division ou le domaine de programme qui a créé lui-même ces enregistrements. Vérifiez les boîtes, notez ce qui figure sur les étiquettes sur les boîtes, voyez s'il y a quelque chose dans les pochettes de dossiers elles-mêmes, et s'il y a des acronymes. Essayez de les rechercher pour voir de quoi il s'agit. Mais si vous n'avez qu'un acronyme, fournissez-le nous, et nous pourrons peut-être trouver la solution.
De quel type de documents s'agit-il? S'agit-il de rapports scientifiques? S'agit-il de dossiers de demande, de comptes rendus de réunions? S'agit-il simplement d'un mélange d'un grand nombre de documents différents provenant tous du même secteur d'activité? Parfois, c'est impossible de le savoir, et ce n'est pas grave. Mais dites-nous tout ce que vous pourrez nous dire et si vous connaissez le secteur d'activité, essayez au moins de nous donner une idée de leurs responsabilités afin que nous puissions avoir une idée de ce que pourraient être les documents. Et pour quand? Il se peut que vous deviez vérifier quelques fichiers dans les différentes boîtes afin de vous faire une idée de la période dont il est question. Mais dans ce cas, une estimation suffit. C'est mieux que rien. Ainsi, si vous savez par exemple qu'il s'agit d'un local de stockage qui a été utilisé de 1960 à 1980 et que personne n'y a ajouté de documents depuis, vous pouvez indiquer que la date est antérieure à 1980 et nous expliquer comment vous avez pu arriver à cette conclusion. À ce stade, même si vous avez la chance de disposer d'un inventaire complet des documents dans le local de stockage, il se peut que vous ne disposiez pas de ce type de résumé agrégé de qui, quoi et quand. Ce résumé est en fait ce qui est le plus important pour nous afin de déterminer le contexte des documents et leur valeur archivistique potentielle. Il est donc utile de rassembler ces renseignements, même si vous disposez d'un inventaire à ce stade. Une fois que vous avez déterminé que votre institution n'a plus besoin de conserver les documents, qu'ils sont d'archives et que BAC vous demande de les transférer, il est temps de passer à l'étape suivante et de vous assurer que vous répondez à toutes les exigences de BAC en matière de transfert et de vous préparer à soumettre une demande à BAC. Diapositive suivante.
[00:11:50 Une diapositive s'affiche présentant le texte suivant :
« Rassemblez l'information nécessaire »
« Information nécessaire: Consultez la section 6.2.2 des Procédures de transfert »
« Pourquoi avez-vous besoin de rassembler toutes ces information? ».]
Les exigences en matière de transfert sont bien sûr énumérées dans les procédures que nous avons récemment renouvelées, mais comme Natasha le démontrera dans quelques minutes, le formulaire Web de transfert et le modèle d'inventaire sont conçus pour vous permettre de nous fournir tous ces renseignements, et même dans le cas de nos boîtes mystérieuses dans le local de stockage, vous constaterez peut-être que vous avez déjà recueilli assez de ces renseignements nécessaires pour confirmer que les dossiers sont en fait prêts à être transférés, à la fois de votre côté et du nôtre. Par souci de temps, je ne vais pas parcourir toute la liste de renseignements requis, mais vous les trouverez au point 6.2.2 des procédures de transfert. Bien sûr, pour cet exemple de local de stockage, on parle des procédures de transfert des archives physiques et analogiques, mais vous devez savoir qu'on a exactement le même nombre d'exigences pour les documents numériques. Les seules différences entre les deux sont basées sur les exigences de format pour les renseignements. BAC a donc besoin de ces renseignements pour continuer à gérer ces documents et s'assurer que les Canadiennes et Canadiens y ont accès aujourd'hui et à l'avenir. D'une manière générale, les renseignements que nous demandons se répartissent en deux catégories principales. La première catégorie concerne la gestion intellectuelle des documents. Il s'agit de savoir ce qu'ils représentent avec quelques niveaux de détail supplémentaires par rapport à ce que nous faisions dans les phases initiales. Par exemple, il est extrêmement important que vous fournissiez les renseignements relatifs à la classification de sécurité ou toute autre information susceptible d'affecter l'accès ou l'utilisation appropriés des documents.
Il est également important de nous signaler si les documents que vous transférez ont déjà été mis à la disposition du public, car cela allège considérablement la charge de travail de notre personnel. Et nous apprécions tout ce qui nous facilite le travail. Voici un autre exemple d'accès et d'utilisation appropriés des documents : si vous possédez des documents dont les droits d'auteur ne sont pas détenus par l'État, ou même tout ce qui a une valeur monétaire très élevée, il est particulièrement important de nous en informer, car ce n'est pas typique de la plupart des documents gouvernementaux. Et nous voulons nous assurer de les gérer de manière appropriée. La deuxième catégorie de renseignements que nous demandons concerne la gestion physique des documents. Il s'agit donc le plus souvent de la préservation des objets physiques eux-mêmes qui nous sont transférés afin de réduire les dommages à long terme. Mais cela fait également partie de la nécessité pratique de gérer les archives elles-mêmes. Combien y a-t-il de boîtes? Quelle est leur taille? Ce qu'il faut savoir pour organiser la logistique d'une collecte et planifier l'espace de stockage dans nos propres locaux. Vous pourrez indiquer quelques éléments des deux types de renseignements directement dans le formulaire Web de transfert. Mais l'inventaire lui-même est la pièce justificative la plus importante pour les archives, tant pour la gestion intellectuelle que physique. Il donne des renseignements sur les documents et dit quels documents, quels dossiers ou éléments se trouvent dans tel ou tel conteneur. Cela nous permet d'effectuer correctement les deux types de gestion tout au long du cycle de vie des documents. L'établissement d'un inventaire va nécessairement de pair avec l'emballage et la réorganisation du matériel en préparation de son transfert. En effet, si vous trouvez quelque chose de nouveau, vous devrez nous le signaler et mettre à jour les numéros de conteneurs ou les titres des dossiers.
Il s'agit d'un processus un peu circulaire, qui va et vient, mais qui reste un élément clé très important du processus. Les exigences de BAC en matière d'emballage et d'étiquetage figurent à l'annexe C des procédures de transfert des archives physiques et analogiques. Nous pouvons également vous proposer une formation sur demande. Donc, quand vous regardez cette section des procédures de transfert, vous remarquerez qu'en haut, il y a une note vous informant que BAC peut exiger un emballage différent et peut avoir des exigences différentes en fonction des documents proposés pour le transfert. Ne vous inquiétez pas à ce sujet. Il ne s'agit là que de tenir compte de l'ensemble des variables qui peuvent déterminer le meilleur plan d'action en vue d'une préservation à long terme. Comme toujours, parlez-en à votre archiviste pour discuter des besoins liés aux documents en question. Dans notre local de stockage, par exemple, certaines zones pourraient bénéficier d'instructions particulières. Même sans regarder dans les boîtes, vous avez peut-être remarqué qu'il y avait quelques conteneurs surdimensionnés. Ainsi, avant de prendre toute décision, la première étape consiste à regarder dans les boîtes et de consulter votre archiviste à propos de ce que vous y avez trouvé. Quelques options différentes sur la façon dont nous devrions procéder. Il se peut que les documents contenus dans ces boîtes surdimensionnées puissent être placés en toute sécurité dans un conteneur de taille plus standard, tel qu'un B30; dans ce cas, c'est ce que nous vous demanderons de faire. Il se peut que vous ayez besoin d'un autre type ou d'une autre taille de conteneur, auquel cas nous vous fournirons des conseils sur le type de conteneur et sur l'endroit où; vous pourrez l'acheter. Enfin, le conteneur existant peut être suffisant pour la préservation à long terme des documents ou pour le transfert à BAC, où; le personnel, moi-même ou une personne qui travaille avec moi, fabriquera un conteneur spécialisé pour l'entreposage à long terme. Nous ne voulons pas que vous fassiez du travail supplémentaire si nous pouvons le faire nous-mêmes.
Et pour les autres boîtes, vous remarquerez que la plupart d'entre elles sont dans des boîtes de rangement avec un couvercle. Ce type de boîte n'est pas accepté pour le transfert à BAC. Le contenu de ces boîtes devra donc être rangé à nouveau dans la boîte B30 standard décrite à l'annexe C. Mais lorsque vous réorganisez toutes ces boîtes, faites attention à ne pas mélanger de différents types de supports à vos dossiers papier habituels. L'annexe C dresse un tableau des types de supports courants utilisés couramment avec certaines considérations et exigences de BAC pour ces types de média, mais l'essentiel est que chaque fois que vous voyez un autre type de support, vous devez contacter vos archivistes, en particulier lorsque le support est mélangé à d'autres dossiers papier, afin que nous puissions déterminer si ces supports doivent être séparés de vos dossiers papier. La raison pour laquelle nous pouvons séparer les médias est la nécessité de les préserver. Les exigences varient d'un média à l'autre. Certains doivent être stockés à des températures différentes ou à des niveaux d'humidité différents, voire simplement dans un type de conteneur différent afin qu'ils ne frottent pas contre le papier contenu dans le dossier standard, et ce, afin d'éviter tout dommage. Ainsi, lors de la création d'un inventaire ou du réorganisation de boîtes de toute nature, il n'est pas nécessaire de vérifier chaque fichier ou chaque page. Mais il y a quelques éléments auxquels il faut faire attention. Si vous les remarquez, merci de vérifier et de nous parler de ce que vous avez trouvé. Voici une chose à laquelle il faut toujours faire attention : des dossiers en accordéon, en particulier de ceux dont la partie supérieure est munie d'un rabat. Nous les connaissons peut-être sous le nom de portefeuilles ou de pochettes. Ils ne contiennent pas toujours d'autres types de média, mais ils en contiennent assez souvent pour qu'il vaille la peine de jeter un coup d'œil à l'intérieur de ces pochettes pour vérifier. Vous pouvez aussi vous fier à l'aspect, au toucher, à l'odeur, à tout ce qui est un peu différent d'une feuille de papier standard de format lettre ou légal, ainsi qu'à la couleur, à la texture, à toutes sortes d'éléments différents. Il faut donc garder l'œil ouvert.
[00:20:31 Une diapositive s'affiche avec le titre « Materiel photographique » au-dessus d'une image d'un enfant aidé par un médecin, d'une image d'un groupe de personnes au bord d'un lac et d'une image de tirages photographiques qui précèdent tous le texte « Source: PA-135956 / e010975945-v8 / LAC/BAC ».]
Sur la diapositive suivante, je vais passer rapidement en revue quelques-uns des différents types de supports et donner des conseils précis sur ce qu'il faut rechercher au cas où; vous en auriez dans vos archives. Ainsi, dans le cas des photographies, vous pouvez voir des pochettes en plastique ou en papier couvrant des tirages ou des négatifs, ou même des enveloppes qui ne sont pas de la même taille que le papier standard. Et vous allez peut-être pouvoir les sentir aussi. Les photographies sont réalisées à l'aide de différents procédés chimiques, et on peut remarquer parfois une odeur persistante. Dans le cas des photographies, il est particulièrement important de noter l'odeur de vinaigre, car cela signifie probablement que les négatifs ou les tirages se détériorent et qu'il faudra procéder à une évaluation des dommages pour déterminer ce qui se passe avec ces documents dans le cadre du processus de transfert. Certains formats sont fragiles ou inflammables lorsqu'il s'agit de photographies, en particulier certains types de négatifs. Veillez donc à toujours vous renseigner auprès de nous et à toujours porter des gants en nitrile pour manipuler les tirages ou les négatifs à partir des bords de l'image. Diapositive suivante.
[00:21:43 Une diapositive s'affiche avec le titre "Cartes, plans et dessins d'architecture" au-dessus d'un dessin d'un bâtiment, d'un dessin d'une carte et d'une image d'une pile de papier qui précèdent le texte « Source: n0078499-v8 / e011086592-v8 / LAC/BAC ».]
Les cartes, les plans et les dessins techniques, les plans d'architecture sont souvent imprimés sur des feuilles de grand format. Pour ces types de documents, il convient donc de chercher les conteneurs surdimensionnés ou les objets qui ont été pliés ou roulés pour tenir dans un conteneur plus petit. Si vous voyez des documents pliés ou roulés, faites très attention lorsque vous les manipulez, surtout lorsqu'ils vieillissent, ils peuvent devenir assez fragiles, et c'est très facile de les déchirer ou de les endommager. Par conséquent, si vous constatez des dommages alors que vous essayez d'ouvrir des documents pour les consulter, arrêtez, ne forcez rien et contactez BAC qui vous indiquera la marche à suivre pour manipuler correctement ces documents. Certains de ces documents sont également créés à l'aide de procédés chimiques, en particulier les plans, ou imprimés sur un autre type de matériau, comme le vélin ou le Mylar. Ces matières peuvent toutes deux dégager occasionnellement des gaz et avoir une certaine odeur. Il s'agit donc d'un autre élément à prendre en compte au fur et à mesure que l'on cherche des dossiers de ce type. Diapositive suivante.
[00:23:03 Une diapositive s'affiche avec le titre « Art documentaire et objets » au-dessus d'un dessin d'un fruit, d'un croquis d'une femme et de plusieurs vêtements, et d'une image d'une pièce de monnaie qui précèdent le texte « Source: e010782493-v8 / e011160037-v8 / Acc. No. 1970-27-7M / LAC/BAC ».]
Il est très, très difficile de faire des constatations générales sur l'art et les objets parce qu'il faut doivent être manipulés de manière différente. Ainsi, une aquarelle, un sceau métallique et une esquisse au crayon ne doivent pas être traités de la même manière. Donc, si vous trouvez des œuvres d'art dans les dossiers que vous avez examinés, contactez toujours, toujours, toujours, les archivistes qui travaillent avec vous, et nous nous assurerons d'obtenir les bons renseignements de la part de nos spécialistes à BAC afin de vous donner les instructions correctes pour votre type d'œuvre d'art. Les œuvres d'art peut être très fragiles. Par conséquent, portez toujours des gants en nitrile et touchez par les bords pour éviter d'endommager l'image. Diapositive suivante.
[00:23:48 Une diapositive s'affiche avec le titre « Audiovisual Material / Matériel audiovisuel » au-dessus d'images de cassettes et de films]
Pour les enregistrements audiovisuels, il existe une grande variété de formats et de tailles. Ainsi, certains seront immédiatement visibles lorsque vous ouvrirez une boîte, comme par exemple, une bobine de film, tandis que d'autres se cacheront plus facilement dans un dossier papier ou dans l'une des pochettes dont j'ai parlé plus haut. Faites attention lorsque vous essayez de vérifier le contenu. Là encore, il s'agira d'un support en plastique ou en métal dans certains cas. Et encore une fois, en particulier avec les films, c'est possible de sentir cette odeur que j'ai mentionnée plus tôt avec d'autres formats, médias également. Je note également que certains formats audiovisuels sont obsolètes ou en voie de disparition, et comme ils ne sont pas lisibles sans aide, la préservation du contenu de ces documents exige beaucoup plus de travail. Il est donc essentiel de les repérer au moment du transfert, car ce qui est lisible aujourd'hui ne le sera peut-être plus dans un an ou dans cinq ans, voire dans 50 ou 100 ans. Il faut donc, toujours, toujours, toujours, nous signaler si vous avez des dossiers audiovisuels. Diapositive suivante.
[00:25:04 Une diapositive s'affiche avec le titre « Supports physiques de documents numériques » au-dessus d'images de disquettes et d'un CD]
Le dernier type de format que j'évoquerai brièvement est celui des supports numériques, en particulier tout ce qui est petit comme les disquettes ou les CD-R, les CD-ROM. Ces objets passent inaperçus lorsqu'ils sont rangés dans un dossier papier ordinaire. Comme pour les outils audiovisuels, ces formats peuvent se détériorer assez rapidement. Vous devez donc prendre des mesures pour protéger le contenu avant qu'il ne soit perdu, alors qu'il est peut-être déjà trop tard. Mais nous verrons ce que nous pouvons faire. Brian parlera plus en détail de ces documents numériques dans le scénario 2. Restez donc à l'écoute. Diapositive suivante.
[00:25:42 Une diapositive s'affiche avec le texte suivant :
« Prochaine étape »
« Parlez à votre équipe de gestion de l'information (GI) »
« Vous êtes l'équipe de GI de votre institution? »
« Parlez à votre archiviste à BAC ».]
Ok, tout ça, c'est peut-être beaucoup de renseignements. C'était quand même beaucoup. Ensuite, Natasha vous montrera le site Web et les outils de BAC qui vous aideront à fournir tous les renseignements requis dont nous venons de parler dans le cadre du processus de transfert. Mais avant je tiens à souligner le point le plus important que vous devez retenir de notre présentation, à savoir parler à votre archiviste. Nous n'en sommes qu'à la moitié de la présentation aujourd'hui. J'ai déjà mentionné au moins neuf fois de parler à votre archiviste; c'est une phrase que je répéterai nombreuses fois avant que nous n'ayons terminé aujourd'hui. N'hésitez donc pas à tenir un compte, si vous le souhaitez. En réalité, la gestion des documents et de l'information au sein du GC est très complexe et, par conséquent, il n'existe souvent pas de solutions standard simples que nous puissions fournir. On a donc essayé de vous donner le maximum de réponses de base à toutes les questions. Mais en fin de compte, les décisions qu'on prend ou les réponses qu'on donne sont parfois aussi uniques que les dossiers dont vous discutez.
J'ajouterai une autre petite nuance ici aussi, puisque je sais qu'on a un très large public aujourd'hui. Si vous ne faites pas partie de l'équipe GI de votre institution, veuillez vous adresser également à elle avant de communiquer avec BAC. Il est important de ne pas contourner vos collègues de GI, car, comme je l'ai brièvement mentionné plus tôt, il y a des parties importantes de votre processus de disposition interne sur lesquelles nous ne pouvons pas vous conseiller. Il se peut aussi que vos collègues aient déjà les réponses à vos questions. Votre équipe de GI possède une expertise et des connaissances qui vous sont utiles et que je ne possède pas, de la même manière que j'ai une expertise et des connaissances sur les documents d'archives que l'équipe n'a pas. Ainsi, pour ceux et celles d'entre vous qui ne font pas partie du personnel de la GI, il est tout aussi important de parler à votre gestionnaire de l'information qu'à votre archiviste. En cas de doute, que vous soyez ou non membre du personnel de GI, n'hésitez pas à communiquer avec votre archiviste ou le centre de liaison si vous ne savez pas qui est l'archiviste avec qui vous travaillez. Gardez toutefois à l'esprit que nous pouvons vous rediriger vers votre équipe de GI ou, dans le cas d'une grande équipe de gestion de l'information, vers les principales personnes-ressources avec lesquelles nous parlons régulièrement, en tant que source d'information essentielle que vous devez consulter avant de poursuivre la discussion avec nous. Je cède maintenant la parole à Natasha, qui vous montrera les outils du site Web de BAC qui vous aideront à satisfaire à toutes les exigences relatives au transfert des dossiers à BAC. Natasha, à vous.
Natasha Dubois : Merci, Martha. Donc, on va… Vous avez des documents à transférer. Vous avez parlé archiviste à BAC. Là, on est rendu à dix fois. Vous avez rassemblé toute l'information nécessaire au sujet des documents. Vous êtes maintenant rendus à l'étape de la création de l'inventaire qui doit respecter les exigences de BAC. Là, on va aller voir sur notre site web où; on trouve ça, ce fameux inventaire-là qui était bien caché et qu'on a amélioré l'accès.
[00:29:07 On parcourt page Web du gouvernement du Canada intitulée « Bibliothèque et Archives Canada » ]
Donc, à partir de notre site web, vous devez descendre donc la page d'accueil du site web.
[00:29:27 On clique un lien vers une page Web intitulée « Tour sur nos services "]
Vous devez descendre jusqu'à Tout sur nos services, puis Service pour le gouvernement du Canada.
[00:29:34 On clique sur un lien de la page Web intitulé « Services pour le gouvernement du Canada » .]
Ensuite, Gestion de l'information et disposition des documents gouvernementaux.
[00:29:41 On clique sur un lien de la page Web intitulé « Gestion de l'information et disposition des documents gouvernementaux » .]
Il y a différentes choses ici sur cette page-là. Brian va vous en parler un petit peu plus tout à l'heure, mais c'est une bonne page pour aller si vous travaillez en gestion de l'information ou si vous voulez aller… avoir plus d'informations là-dessus.
[00:29:58 On clique sur un lien de la page Web intitulé « Demande de transfert de documents fédéraux » .]
Nous, on va aller à la demande de transfert des documents fédéraux.
[00:29:59 On parcourt la page Web du gouvernement du Canada intitulée « Soumettre une demande de transfert de documents fédéraux » ".]
Donc, dans le haut de cette page-là, vous savez, maintenant… ça, ce sont les… parmi les changements qu'on a faits cet été, vous avez une série d'hyperliens vers les différents outils dont on vous parle aujourd'hui. Les deux procédures de transfert pour les documents physiques et analogiques et pour les documents numériques. Le gabarit d'inventaire dont je vous parle dans une minute et le formulaire de transfert. Pardon… le formulaire d'évaluation de transfert numérique et la norme opérationnelle sur les métadonnées dont Brian va vous parler après la petite démonstration que je fais là. Donc, là, on est dans le formulaire, le fameux formulaire de demande de transfert en ligne dont on vous parle depuis tantôt. On va commencer par aller voir l'inventaire lui-même. Donc, c'est un beau fichier Excel.
[00:30:46 La page se transforme en une feuille de calcul Excel que l'on parcourt]
Donc, gabarit d'inventaire. C'est un modèle. Vous pouvez utiliser directement ce modèle-là pour créer votre liste de dossiers, de documents ou d'items que vous voulez transférer à BAC. Vous n'êtes absolument pas obligé d'utiliser ce modèle-là, ce gabarit lui-même. Cependant, l'information que vous fournissez à BAC doit correspondre aux exigences minimales que vous avez dans ce document-là. Par exemple, si vous avez un système qui peut, qui est capable de vous extraire une série de titres de dossiers, de numéros, de date en Excel, ça va très bien fonctionner. Il faut juste vous assurer que tout fonctionne. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser absolument ce fichier-là. Également, un peu comme Martha vous parlait pour l'emballage des documents dans des boîtes spécialisées, c'est possible que votre archiviste, lui, vous donne des informations, des instructions différentes de ce que vous allez trouver ici. Parfois, on va vous demander plus d'informations quand c'est disponible. Parfois, on va vous demander de l'information différente parce que ce que vous nous transférez ne rentre pas tout à fait parfaitement dans une des catégories qu'on a là. Donc, d'abord, l'onglet Instructions. Si vous n'avez jamais utilisé le gabarit, je vous invite à le lire. Il n'est pas très long. Quelques lignes de lecture ici, ça va très bien. Ensuite, vous allez voir qu'il y a un onglet pour chacun des types de support visuel. Pardon… le support des… chacun des types de support.
[00:32:22 Un nouvel onglet intitulé « Documents textuels » s'affiche sur la feuille de calcul Excel, contenant une série de rubriques]
Par exemple, le document textuel qui est le plus courant encore aujourd'hui. Excusez-moi de vous étourdir. Vous avez des colonnes dont l'entête est en bleu.
[00:32:34 Un nouvel onglet intitulé « Art documentaire » s'affiche sur la feuille de calcul Excel, contenant une série de rubriques]
Si je vais dans le suivant, vous allez voir qu'il y a des colonnes dont l'entête est en blanc. Les entêtes bleus, ce sont des informations obligatoires que vous devez nous fournir.
[00:32:40 L'onglet « Documents textuels » est réactivé.]
Donc, dans quel contenant, dans quelle boîte vous avez emballé le document, s'il y a un numéro de dossier, un numéro de volume, titre de dossier, les dates, et cetera. Une des informations très importantes, c'est la catégorie de sécurité pour chacune des lignes.
[00:33:01 Dans l'onglet « Documents textuels » , l'intitulé « Catégorie de sécurité » ouvre un menu déroulant]
Donc, pour chaque dossier ou chaque item que vous transférez, vous devez nous indiquer son niveau de classification, de son niveau de catégorie de sécurité. Donc, ça, c'est super important. Ce que vous allez compléter, disons que vous avez du textuel, vous avez trouvé quelques photographies et vous avez trouvé par exemple deux cassettes vidéo. Vous devez remplir les trois onglets et ceci doit aussi se reproduire dans le formulaire de transfert en ligne. Donc, on va retourner. Disons que vous avez fait l'inventaire. Tout est prêt. Vous avez rempli le fichier Excel. Là, vous êtes prêt à aller faire votre demande officielle de transfert de documents.
[00:33:36 On revient parcourir la page Web du gouvernement du Canada intitulée « Soumettre une demande de transfert de documents fédéraux » .]
Donc, dans le formulaire, comme dans la plupart de ces formulaires-là en ligne que vous connaissez tous, un petit astérisque rouge veut dire que c'est un champ obligatoire et il y en a beaucoup. Également, vous allez avoir à certains endroits des points d'interrogation qui vous donnent un peu plus de détails sur ce qu'on s'attend comme des réponses ou des critères sur comment vous devez répondre à la question ou ce que vous devez inscrire dans le champ. C'est très, très important et c'est indiqué aussi en haut, il n'est pas possible de sauvegarder le formulaire dans le but de le compléter ultérieurement. C'est pour ça que c'est important d'avoir toute l'information que Martha vous a demandé de ramasser. D'avoir toute cette information-là et votre inventaire doit être prêt. Donc, c'est que vous ne pouvez sauvegarder ça et y revenir. Il faut que ça soit fait d'un coup. Donc, la première partie, information sur la personne-ressource, je ne m'arrête même pas dessus. C'est quelque chose que vous connaissez. Vous savez comment répondre à ça. La section, les détails sur les documents proposés pour le transfert. Dans le cas du nom du créateur, c'est seulement… on vous le demande seulement dans le cas où; vous auriez, vous voudriez transférer des documents qui vous seront, qui vous ont été donnés par une autre institution. Vous avez hérité de documents d'un prédécesseur ou d'une institution défunte, mais vous transférez en leur nom. Il faut indiquer de qui ça vient, qui a créé les documents. Le numéro d'autorisation de disposition. Il est obligatoire. C'est celui qui est en vigueur pour votre institution et qui justifie la demande de transfert. Nous, ça nous permet de faire, de faire la relation et de confirmer que c'est bien archivistique. Contexte intellectuel des documents… Toutes les informations que vous avez rassemblé tantôt qui ne peuvent pas apparaître vraiment dans l'inventaire, vous les mettez là. Créateur, les dates extrêmes, toutes les informations que vous pouvez trouver sur le contexte des documents. Ici, veuillez spécifier la quantité de contenants de chaque taille même si la quantité zéro. C'est très important d'indiquer un chiffre dans chaque ligne, même si c'est zéro, parce que le calcul se fait tout seul.
[00:35:56 On saisit le nombre 20 dans une case vide à côté du texte « Quantité de contenants B30 ». On saisit le nombre 1 dans une case vide à côté du texte « Quantité de contenants non-standard ». On saisit le nombre 0 dans une case vide à côté du texte « Quantité de contenants B20 ». On saisit le nombre 0 dans une case vide à côté du texte « Quantité de contenants B15 ». On saisit le nombre 0 dans une case vide à côté du texte « Quantité de contenants B10 ». Le nombre 21 s'affiche dans une case vide à côté du texte « Quantité totale de contenants ».]
Disons que vous en avez 20 ici, puis vous avez un là… il faut quand même indiquer zéro partout, sinon le formulaire ne se sauvegardera pas. On vous indique ici particulièrement c'est quoi une B30. On vous en parle depuis tantôt. Ce sont les mesures maximales que vous voyez là. Pourquoi on est si exigeant pour la grosseur des B30, c'est que, entre autres, notre nouvel édifice d'entreposage à Gatineau, Le Cube, a des étagères fixes qui contient des tablettes… Il n'y a rien qui bouge. C'est… c'est fixe. Les espaces qu'on a, on ne peut pas les modifier. Et il y a un certain nombre de B30 qui rentre sur chaque tablette. Si vos B30 sont finalement des B31 parce qu'elles sont juste un petit peu plus larges, bien, on n'est plus capable d'en rentrer six. Il faut en rentrer juste cinq et là, on perd de l'espace. Donc, soyez bien attentif aux mesures des boîtes que vous… que vous commandez et que vous nous envoyez. Les B10, B15, B20, ce sont d'autres types de boîtes, c'est des contenants spécialisés. Votre archiviste va vous en parler s'il y a lieu. Tout ce qui n'est pas une de ces quatre-là, c'est un contenant non standard. Un peu plus grand, un peu plus petit, très long, très large, très haut, c'est du non-standard. Si vous indiquez du non-standard, vous devez nous fournir les dimensions. Bien sûr, comme ça, nous, on sait quand on va les ramasser, de quoi ils ont l'air. Et pour l'entreposage. Ensuite, certains des documents à transférer sont-ils numériques? Si vous cliquez « oui ». Il y a des champs qui vont apparaître. Brian va vous en parler tantôt. On va garder ça à non pour l'instant. On va se contenter du physique ici. Ensuite, spécifiez les numéros de contenants pour chaque type de support. Quand on a dit qu'on avait 21 boîtes.
[00:37:49 La valeur « 1-20 » est inscrite dans une case vide à côté du texte « Textuel ». Le nombre 5 est inscrit dans une case vide à côté du texte « Photographies ». Le nombre 21 est inscrit dans une case vide à côté du texte « Enregistrements audio ».]
Donc, je sais que les boîtes 1 à 20, j'avais du textuel dedans parce que c'est ce que j'ai écrit dans mon inventaire. J'ai des photos dans la boîte 15. J'ai trois photos, mon archiviste m'a dit de les laisser là. Il n'y a pas de problème, mais j'ai la boîte 21 qui, elle, contient des films ou des VHS. Donc, c'est important de mettre des numéros qui correspondent à ce qui est écrit dans votre inventaire. Les numéros de référence archivistique et le nombre de volumes. Si ça vous ne dit rien, c'est que votre archiviste ne vous en a pas parlé. Si votre archiviste vous en parle, il va vous donner exactement quoi écrire là-dedans.
[00:38:28 Un menu déroulant s'ouvre à côté du texte « Quelle est la plus haute catégorie de sécurité de ces documents? » et l'option « Très secret » est sélectionnée]
On revient à la catégorie de sécurité. Cette fois-ci, on vous demande la plus haute pour l'ensemble du transfert. Donc, ça peut être Protégé B. Ça peut être non classifié. Ça peut être secret.
[00:38:40 Une nouvelle zone de texte apparaît, affichant le texte suivant : « Les documents de catégorie « Très secret » doivent être places dans des contenants distincts des documents des autres catégories de sécurité ».]
Si par hasard, c'est très secret, vous allez avoir une petite note qui vous dit que les documents très secrets doivent être ségrégés, doivent être séparés des autres documents parce qu'on les… on les entrepose ailleurs. Ils ne sont pas dans nos voûtes régulières.
[00:38:54 Un menu déroulant s'ouvre à côté du texte « Est-ce que certains de ces documents ont été ouverts par l'AIPRP? » et l'option « Oui » est sélectionnée]
L'inventaire du matériel proposé pour le transfert. Est-ce que certains de ces documents ont été ouverts par l'AIPRP?
[00:39:01 Une nouvelle zone de texte apparaît, libellée comme suit « Veuillez s.v.p. préciser dans l'inventaire les contenants ou dossiers qui ont été examinés et ouverts par l'AIPRP ».]
Si c'est oui, on vous demande dans l'inventaire d'indiquer lesquels sont ouverts. Quels dossiers spécifiques, quel contenant complet. Vous pouvez ajouter une colonne dans l'inventaire sans problème pour indiquer… Ça, ce n'est pas un cas qui est nécessairement prévu à chaque fois. Donc, on n'a pas mis de colonne pour ça.
[00:39:19 Un menu déroulant s'ouvre à côté du texte « Pouvez-vous soumettre l'inventaire avec cette demande? » et l'option « Oui » est sélectionnée]
Pouvez-vous soumettre l'inventaire avec cette demande? La réponse devrait être oui à ce stade-ci.
[00:39:22 Une nouvelle zone de texte apparaît, libellée comme suit « S.v.p., préparez un inventaire qui respecte les instructions présentées dans le gabarit d'inventaire de BAC et joignez-le à cette demande. Joignez le document. Choisir un fichier. Si un ou plusieurs fichiers d'inventaires ont été envoyés à l'archiviste par courriel ou par une autre méthode, veuillez l'indiquer dans le champ ci-dessous ».]
Vous avez encore le… l'hyperlien vers le gabarit d'inventaire, mais il est déjà fait. Vous joignez le fichier. Un seul fichier peut être joint. Si pour une raison ou pour une autre, vous avez plusieurs fichiers d'inventaire, il faut nous dire. Vous pouvez nous les envoyer par courriel et il faudra indiquer dans le champ en dessous que vous nous avez envoyé un, deux, trois fichiers par courriel en plus de celui qui est là. Ça peut aussi arriver que le fichier ne peut pas être ajouté au site web parce que le système ne prend que les documents Protégé B ou moins. Et ça arrive que dans certains inventaires, vous avez même juste au niveau du nom du fichier, du dossier ou du titre ou du numéro, ça peut être de l'information qui est classée, classifiée ou qui est Protégé C. Donc, vous ne pouvez pas joindre le document. À ce moment-là, il y a d'autres moyens de l'envoyer à votre archiviste par des canaux sécurisés. Et c'est là que la réponse ici serait non.
[00:40:23 L'option « Non » est sélectionnée et une nouvelle zone de texte apparaît, libellée comme suit « Si l'inventaire ne peut pas être soumis par voie électronique, veuillez en expliquer les raisons. (Aucun transfert ne sera accepté sans un inventaire détaillé respectant les exigences de BAC.) ».]
Ça ne peut pas être soumis pour des raisons de sécurité, a été envoyé à l'archiviste. Autrement, la seule réponse qu'on ne veut pas avoir ici, c'est l'inventaire n'existe pas. C'est une réponse qu'on ne veut pas puisque vous êtes censé en avoir fait un. Et finalement, on arrive à la fin. Les trois dernières cases sont à cocher obligatoirement qui confirment que les documents sont bel et bien prêts à être transférés, que vous pouvez les transférer et que c'est maintenant BAC qui va en avoir le contrôle et vous soumettez la demande. Donc, on a fait le tour de ça. On a parlé des documents physiques analogiques, mais tout à l'heure, je vous ai parlé. On a trouvé des disquettes dans vos boîtes. Et qu'est-ce qu'on va faire avec ça? Bien, maintenant, ça, c'est Brian qui va tout vous présenter ça, tout ce qu'on fait avec le numérique. Brian?
[00:41:23 Brian Clarke apparaît dans un autre panneau de discussion vidéo.]
Brian Clarke (Bibliothèque et Archives Canada) : Merci. Merci, Natasha. Ainsi, comme Natasha l'a mentionné, je vais vous parler de deux autres scénarios qui impliquent des documents numériques en vous donnant deux points de vue différents. Comme nous l'avons déjà indiqué, vous avez passé en revue vos archives physiques et analogiques. Vous y trouvez une disquette. Vous allez bien sûr vouloir faire un voyage dans le temps en voyant cet objet, mais après un moment de nostalgie, vous vous demandez ce qu'il faut en faire. Tout d'abord, nous devrions voir si nous pouvons obtenir des renseignements sur la disquette elle-même. L'étiquette comporte-t-elle des renseignements indicatifs?
[00:41:56 Une diapositive s'affiche avec le titre « Scénario 2 : Numérique – Partie 1 » au-dessus d'images de dossiers de fichiers et d'une disquette]
Était-elle rangée dans un dossier papier? L'idée du contexte physique dans lequel vous avez trouvé la disquette ou tout autre support physique est une première information importante à fournir à votre archiviste. Dans certains cas, cette information peut suffire à vos archivistes pour déterminer si les documents numériques sur ce support sont des archives. Supposons, par exemple, que la disquette provienne d'un dossier papier qui a été précédemment identifié comme étant un dossier d'archives. Les documents numériques sur ce disque sont probablement aussi des documents d'archives et devraient être transférés dans un environnement numérique moderne avant d'être transférés à BAC. Qu'est-ce que ça signifie?
Premièrement, il incombe au ministère d'extraire les données de la disquette et de les transférer dans un système moderne de tenue de documents ou, dans le cas où; les documents sont préparés en vue d'un transfert immédiat, de les transférer sur l'un des supports de stockage approuvés par BAC et énumérés dans les procédures de transfert, à savoir une clé USB ou un disque dur externe. Certains d'entre vous disposent peut-être du matériel nécessaire sur place pour ce faire, mais j'imagine que bon nombre d'entre vous devrez envisager de faire appel à un tiers pour extraire les données d'un support existant et les transférer sur l'un de ces supports de stockage approuvés pour le transfert. Gardez à l'esprit que cette migration n'est pas un simple copier-coller. Elle doit être effectuée à l'aide d'outils de migration appropriés afin de garantir la préservation de toutes les métadonnées intégrées, telles que les dates de création. Une fois que vous avez migré les documents, que vous les ouvrez et que vous voyez ce qu'il y a sur la disquette, vous vous rendez compte que les documents sont liés à un projet important, mais de courte durée de votre ministère, datant du début des années 1990. Votre archiviste aura besoin d'autant de renseignements contextuels que possible sur ce projet. Les mêmes renseignements sur le qui, le quand et le quoi dont Martha parlait tout à l'heure. Dans le cas de ce projet particulier, il peut s'agir de sa mission, de sa portée, des dates importantes etc. Vous pouvez également ajouter un aperçu de ce que vous avez trouvé sur la disquette, qu'il s'agisse d'une structure de dossier de haut niveau ou d'une liste de documents sur le disque. Diapositive suivante.
[00:44:13 Une diapositive s'affiche avec le texte suivant :
« Défis et stratégies »
« Valeur archivistique? »
« Formats de fichiers préférés ou acceptables »
« Documents en double »
« Système de gestion des documents antérieur »
« Inventaire des fichiers et métadonnées ».]
Maintenant, supposons que l'archiviste a confirmé que tous les documents sur la disquette sont archivistiques. Que faisons-nous ensuite? Pour commencer, une seule copie de chaque document devrait être transférée à BAC. Nous devrons nous assurer que ces documents ne sont pas des doublons. Il y a deux niveaux à ce défi. Premièrement, assurez-vous qu'il n'y a pas de duplication sur la disquette elle-même. Il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider avec cette tâche. Si vous souhaitez des recommandations, veuillez contacter votre archiviste qui pourra mettre en conversation avec les experts à BAC. Deuxièmement, nous devons nous assurer qu'il n'y a pas de duplication avec des documents dans d'autres systèmes de documents de gestion de documents qui incluent vos documents papier. Étant donné que la disquette provenait d'un dossier papier, faites simplement un examen rapide de ce dossier pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un de ces scénarios où; on a imprimé des documents pour les classer au dossier tout en conservant la version numérique. Vous voudrez aussi vérifier si une version papier de ces documents n'est pas déjà à BAC. Ici, votre archiviste peut vous aider. Même après ces vérifications, nous ne pourrons jamais être sûrs d'avoir épuisé toutes les possibilités de duplication. Cependant, nous voulons simplement nous assurer de faire une vérification raisonnable pour garantir la déduplication des documents avant le transfert. Ensuite, est le temps d'évaluer les formats de fichiers. Je souligne pour transférer des documents numériques, ils doivent être dans un format de fichier favorisé ou acceptable selon nos lignes directrices que je vais vous montrer bientôt. Il y a des outils gratuits comme DROID qui a été développé par les Archives nationales du Royaume-Uni, qui peut vous aider en identifiant tous les formats de fichiers dans une collection numérique et vous aider à isoler les zones problématiques et le potentiel à traiter. Par exemple, vous pouvez rencontrer des formats anciens comme les fichiers WordPerfect. Vous devrez convertir ce fichier en format moderne comme un doc ou un PDF pour garantir leur capacité pour la préservation et pour l'accès dans le futur.
Pour certains problèmes de format, il existe de nombreux outils disponibles pour vous aider à migrer vers un format acceptable. Dans d'autres cas, comme avec le format propriétaire, cela peut être beaucoup plus difficile. Alors, veuillez nous parler tout au long de ce processus. Nous savons que traiter les formats de fichiers anciens est l'un des aspects les plus délicats de cette collection numérique. Donc, une fois que les documents numériques eux-mêmes sont prêts à être transférés, c'est-à-dire il n'y a pas de doublon et tous les problèmes de format de fichier sont résolus, nous pouvons commencer à préparer la documentation de transfert. Comme pour le transfert physique et analogique, vous devez fournir un inventaire de ces documents puisqu'il s'agit d'une seule disquette dans notre scénario hypothèque… hypothétique, nous n'aurez pas besoin que d'une seule ligne dans votre inventaire. Votre archivistique demanderait des métadonnées minimales sur cette ligne, qui inclut généralement les mêmes informations que vous venez de voir dans la démonstration de Natasha. Par exemple, le numéro et titre de dossier dans lequel vous avez trouvé la disquette, la catégorie de sécurité et de date. Enfin, vous vous posez peut-être des questions à propos de notre norme opérationnelle sur les métadonnées. Nous savons que dans une telle situation, vous n'aurez pas beaucoup de métadonnées supplémentaires sur ces documents. Heureusement, si vous remplissez les documents requis pour le transfert, vous satisferez déjà les exigences minimales de métadonnées de BAC, mais j'en parlerai en détail bientôt. Prochaine diapo.
[00:48:54 Une diapositive s'affiche avec le titre « Scénario 3 : Numérique – Partie 2 » au-dessus du logo GCdocs et d'une image d'une salle de contrôle]
Passons maintenant à un autre scénario impliquant des documents numériques que vous connaissez probablement mieux. Des documents récents qui viennent de dépasser leurs délais de conservation, mais qui ont été gérés dans un système de gestion de documents modernes comme EDRMS, GCdocs, SharePoint ou M365. Étant donné que ces documents ont été gérés activement et de manière saine, une grande partie de la préparation devait être plus simple. Cependant, les récents transferts vers BAC impliquant des documents gérés dans ce système ont mis en évidence quelques défis uniques dont j'aimerais vous parler maintenant. Prochaine diapo.
[00:49:38 Une diapositive s'affiche avec le texte suivant :
« Défis et stratégies »
« Listes, dictionnaires de données, livres de codes, etc. »
« Données relationnelles et bases de données »
« Inventaire des fichiers : toujours nécessaire? »
« Exigences minimales en matière de métadonnées vs. « et le reste? » ».]
À ce stade, vous devez déjà avoir une idée d'à quoi ressemblerait la première étape du transfert. Parlez-en à votre archiviste. Dans ce cas, la plupart des renseignements dont nous avons besoin peuvent probablement être générés par l'extraction d'une sorte de rapport de disposition ou d'inventaire d'objets numériques directement à partir de votre système. En outre, ce type d'inventaire d'objets pourra plus tard servir d'inventaire de transfert officiel, mais probablement avec quelques ajouts ou modifications dont je parlerai bientôt. Dans le cas de documents numériques issus d'un système d'archivage électronique, vous devrez peut-être fournir à votre archiviste des renseignements supplémentaires pour l'aider à interpréter les documents ou la liste. Les livres de code, les dictionnaires de données ou d'autres documents de référence relatifs au fonctionnement du système d'archivage sont des éléments d'information cruciaux pour nous permettre de faire notre travail. Le rapport de disposition peut être suffisant pour que votre archiviste confirme que les documents sont effectivement d'archives et qu'ils peuvent être transférés à BAC. En outre, l'archiviste peut s'entretenir avec d'autres spécialistes en la matière au sein des institutions, par exemple, les personnes qui s'occupent de la conservation numérique, afin de s'assurer qu'on ne prévoit pas de problèmes techniques lors du transfert. Si c'est le cas, nous pouvons nous en occuper rapidement, de préférence avant que vous n'ayez extrait tous les documents de votre système.
Une fois que vous avez confirmé avec votre archiviste que les dossiers sont d'archives et admissibles au transfert, vous devrez extraire les documents du système et les supports sur un transporteur approuvé par BAC. Cependant, je profite de ce moment pour mentionner deux choses. Premièrement, BAC peut vous fournir un disque dur si vous le souhaitez. Il suffit de le faire savoir à vos archivistes. Deuxièmement, nous n'avons pas de ligne commerciale pour les transferts directs. Toutefois, nous explorons cette possibilité à titre expérimental. Si vous le souhaitez, parlez-en à vos archivistes, et nous pourrons vous fournir de plus amples renseignements. Cependant, la plupart des travaux préparatoires suivants demeureront inchangés, à l'exception de l'étape évidente du chargement des documents sur un support physique. L'extraction d'enregistrements d'un système moderne peut s'avérer parfois difficile, parfois simple, selon le système. Cependant, il existe parfois des relations complexes entre les documents, comme le suivi des approbations, qui doivent être bien documentées dans la liste des métadonnées et maintenues pendant l'extraction. Par conséquent, adressez-vous à votre personnel de TI pour obtenir des conseils à ce sujet. Comme pour le dernier scénario concernant la disquette, vous devrez vous assurer que les formats de fichiers sont adaptés à une conservation à long terme et vérifier qu'il n'y a pas de doublons. Toutefois, ces questions peuvent être réglées plus facilement en intégrant les règles appropriées dans un système moderne de tenue de registres. Enfin, ces types de systèmes disposeront de métadonnées beaucoup plus robustes que les anciens documents numériques patrimoniaux. On peut partir du principe que vous aurez probablement rempli les conditions minimales pour le transfert à BAC. Cependant, ce n'est pas parce qu'on a respecté l'exigence des métadonnées minimales que le processus est terminé.
Il est possible, voire probable, que des métadonnées supplémentaires et complètes soient utiles pour fournir un contexte supplémentaire aux dossiers. Par exemple, des éléments tels que l'historique des approbations ou les autorisations d'accès peuvent nous aider à fournir les renseignements contextuels nécessaires lors du catalogage des documents ou à réduire le travail lié à l'AIPRP pour fournir l'accès plus tard. Je reviendrai maintenant sur la documentation relative au transfert. Le rapport de disposition ou l'inventaire des objets numériques que votre système produit peut-il être utilisé à la place de l'inventaire des fichiers que vous avez dû créer dans les deux premiers scénarios? Peut-être, cela dépend. Comme Natasha l'a mentionné précédemment, nos procédures ne précisent pas que vous devez utiliser notre modèle d'inventaire, mais si vous utilisez quelque chose d'autre, il doit être en format Excel et contenir tous les mêmes renseignements. Je vous recommande donc de regarder à quoi ressemble l'extrait de métadonnées par défaut de votre système et de le comparer au modèle du formulaire Web de transfert pour voir s'il contient les mêmes renseignements. D'après mon expérience, c'est généralement le cas. La plupart des systèmes contiennent des dates, des titres et des renseignements sur la classification de sécurité. Cependant, il arrive que des éléments tels que les titres des fichiers soient manquants. Il se peut donc que votre archiviste vous demande d'ajouter manuellement certains renseignements afin de pouvoir joindre cette liste à la demande de transfert en tant qu'inventaire, comme Natasha vous l'a montré précédemment. Et maintenant, j'aimerais partager l'écran s'il vous plaît.
[00:54:35 La page Web du gouvernement du Canada intitulée "Information management and disposition of government records" s'affiche.]
Je n'ai pas encore beaucoup parlé aujourd'hui de la norme de métadonnées opérationnelles de BAC. La raison en est que je souhaite donner un exemple pratique de la manière dont vous pouvez consulter cet outil lorsque vous préparez vos dossiers en vue de leur transfert. Vous trouverez cet outil sur notre site Web. Si vous vous souvenez, Natasha vous a amené à cette page sur la gestion de l'information et l'élimination des documents gouvernementaux. Elle vous a amené directement à la demande de transfert des dossiers gouvernementaux. Mais pour ce qui nous concerne, nous allons nous reporter à ce premier lien sur la gestion des documents administratifs.
[00:55:02 On clique sur un lien de page Web intitulé "Managing government records" .]
Ensuite, des lignes directrices pour la gestion de l'information.
[00:55:06 On clique sur un lien de page Web intitulé « Guidelines for information management" ».]
[00:55:07 On parcourt la page Web du gouvernement du Canada intitulée "Guidelines" ]
Vous accéderez à une page contenant tous nos outils politiques liés au transfert de dossiers gouvernementaux. Vous y trouverez les procédures de transfert qui ont été mises à jour l'année dernière ainsi que les lignes directrices relatives au format de fichier que j'ai mentionnées plus tôt et que vous pouvez utiliser pour vérifier si vos documents sont dans un format de fichier préféré ou acceptable pour le transfert.
[00:55:33 On clique sur un lien de page Web intitulé "Operational Standard for Digital Archival Records' Metadata" .]
Nous allons maintenant jeter un coup d'œil sur la norme opérationnelle pour les métadonnées des documents d'archives numériques.
[00:55:38 On parcourt la page Web du gouvernement du Canada intitulée "Operational Standard for Digital Archival Records' Metadata" ]
Pour rappel, cette norme de métadonnées définit 12 concepts ou catégories à inclure dans les documents d'archives du gouvernement. Toutefois, cela ne signifie pas que chaque objet numérique doit être étiqueté avec les 12 concepts. Il existe différents niveaux d'agrégation auxquels les concepts sont requis pour des éléments individuels ou des agrégats tels que des fichiers ou des dossiers, ou encore pour le transfert dans son ensemble.
[00:56:07 On clique sur un lien de page Web intitulé "Appendix E: Summary of metadata concept obligations" .]
[00:56:08 La page Web du gouvernement du Canada intitulée "Appendix E: Summary of metadata concept obligations" s'affiche.]
L'annexe E résume le niveau d'exigence pour chacun des 12 concepts et peut être utilisée comme une sorte de liste de contrôle lors de la préparation des documents à transférer. Examinons donc les deux derniers scénarios pour voir comment ils peuvent tous deux répondre aux exigences minimales énoncées dans ce tableau, mais de manière différente. Par exemple, le code de classification fait généralement référence à un numéro de dossier lié à votre manuel d'archivage. Vous pouvez voir ici qu'il est obligatoire des les utiliser pour les articles lorsqu'ils sont présents. Cela signifie que pour les documents tels que ceux conservés dans un SGEDD, où; chaque objet est susceptible d'être étiqueté avec un code de classification, cela devient nécessaire. Heureusement, vous nous avez déjà fourni ces renseignements si vous avez soumis l'inventaire des objets dont nous avons parlé plus tôt. Pour la disquette, cependant, nous ne nous attendons pas à ce que le code de classification soit présent au niveau de l'article. Si vous continuez à parcourir le tableau vers la droite, vous remarquerez que le code de classification devient obligatoire pour les agrégations ou les groupes de documents. Dans le cas évoqué ci-dessus, un numéro de dossier et un titre de dossier provenant du dossier papier dont la disquette est issue ou peut-être écrit sur l'étiquette de la disquette elle-même suffisent à répondre à cette exigence obligatoire pour les agrégations, et ces renseignements auraient déjà été inclus dans l'inventaire des dossiers que vous auriez soumis lors du transfert. Il en va de même pour les métadonnées des créateurs. Nous savons que des systèmes tels que GCdocs disposeront de métadonnées robustes sur les créateurs au niveau de l'article. Cette information est obligatoire pour les articles lorsqu'elle est indiquée. Nous en aurons besoin. Toutefois, pour une chose telle que la disquette, seuls les transferts exigent les métadonnées des créateurs, ce qui signifie que lorsque vous soumettez le formulaire Web que Natasha vous a montré, on vous demande des renseignements de base sur l'unité opérationnelle qui a créé les documents à transférer. Un autre exemple est celui de la langue. Cette métadonnée n'est obligatoire que lorsqu'elle est indiquée pour l'article et ne l'est à aucun autre niveau. Cela signifie que si votre système contient des métadonnées linguistiques au niveau de l'article, veuillez les inclure dans l'inventaire que vous nous envoyez. Mais nous savons qu'il n'y en aurait pas dans des cas comme celui de la disquette. Nous n'en demanderons donc pas.
La plupart des métadonnées qui sont toujours requises au niveau de l'article, tels que la date, l'heure, le format et le titre, sont celles qui feront partie du fichier informatique lui-même. Ainsi, bien qu'elles aient toujours été requises au niveau d'article, vous n'avez généralement pas besoin de faire beaucoup de travail supplémentaire lorsque vous préparez un transfert. Cependant, au cours de la gestion du document, il faut s'assurer que ces métadonnées ne sont pas écrasées lors des migrations du système. Si vous pensez que les métadonnées intégrées sont inexactes pour quelque raison que ce soit, veuillez en parler à votre archiviste afin que nous puissions essayer de trouver une solution appropriée. Certains concepts de métadonnées ne sont requis qu'au niveau du transfert. Par exemple, l'autorisation de disposition devra être incluse dans le formulaire Web de transfert, tandis que le total de l'étendue du transfert sera documenté dans le formulaire d'évaluation du transfert numérique, que je vais vous montrer brièvement. La raison pour laquelle l'on étudie ce tableau en détail est que si vous remplissez les documents de transfert requis, vous avez probablement satisfait aux exigences minimales définies dans la norme opérationnelle présentée ici. Un concept que je n'ai pas encore mentionné est celui de l'intégrité. Vous remarquerez le grand astérisque à côté. Cela indique le fait que ces métadonnées ne sont nécessaires qu'au moment du transfert et non tout au long du cycle de vie des documents d'archives. En d'autres termes, nous vous demandons d'inclure, au moment du transfert, un contrôle d'intégrité ou une somme de contrôle que nous pouvons vérifier une que les documents sont sous notre contrôle pour nous assurer que rien n'a été corrompu pendant le transit. Par souci de temps, je n'entrerai pas dans les détails des sommes de contrôle, mais si vous ne savez pas comment les exécuter, n'hésitez pas à communiquer avec votre archiviste. Plusieurs membres du personnel de BAC ont une grande expérience de cette exigence.
[01:00:29 La page Web du gouvernement du Canada intitulée "Submit a request to transfer government records" s'affiche.]
Maintenant qu'on a garanti que les documents sont archivés et numérisés et dotés des métadonnées et des inventaires requis, revenons au formulaire Web que Natasha vous a montré plus tôt. Si vous vous souvenez bien, on se demandait si le transfert proposé contenait des documents numériques. Nous choisirons évidemment « Oui ».
[01:00:42 On sélectionne l'option "Yes" à côté du texte "Are any of the records being transferred digital" et une nouvelle zone de texte apparaît, libellée comme suit« "Do any of these containers contain portable storage media (Diskettes, CDs, USB keys)?Please fill out the Digital Transfer Assessment Form and attach it to this request. Attach the form. Choose File".]
Dans les deux scénarios que nous avons évoqués, nous avons transféré vos dossiers sur un support de stockage portable approprié, tel qu'un disque dur externe.
[01:00:53 On sélectionne l'option "Yes" à côté du texte "Do any of these containers contain portable storage media (Diskettes, CDs, USB keys)?" et une nouvelle zone de texte apparaît, libellée comme suit : "Please specify in the inventory and/or the Physical Carrier Inventory tab of the Digital Transfer Assessment form which containers or files contain portable storage media".]
Nous dirions donc que oui, il contient des supports de stockage portables. N'oubliez pas que BAC peut effectuer des transferts sans support dans le cadre d'un projet pilote. Par conséquent, si vous souhaitez explorer cette possibilité, parlez-en à votre archiviste, car nous devrons trouver des solutions temporaires pour contourner le formulaire Web. La prochaine chose qu'il vous sera demandé de remplir est un formulaire d'évaluation du transfert numérique. Il s'agit de la dernière pièce à joindre aux transferts numériques, en plus du formulaire Web que vous voyez et de l'inventaire du dossier ou de tout autre document relatif à votre cas. Passons maintenant au formulaire Web.
[01:01:30 Le formulaire d'évaluation du transfert numérique s'affiche.]
Je commencerai par mentionner que nous sommes en train de réviser ce formulaire pour le simplifier. Il se peut donc qu'il soit bientôt différent, mais les renseignements essentiels demeureront inchangés. Par exemple, les renseignements généraux sont souvent les mêmes que ceux que vous avez déjà fournis à votre archiviste. Le contexte physique des documents, qu'ils proviennent d'un dossier papier ou qu'ils soient numériques ou numérisés de nature. Lorsque nous aborderons le champ d'application et les coordonnées, nous vous demanderons certains renseignements clés, telles que l'étendue totale du transfert et le nombre total de fichiers numériques inclus. Si vous ne savez pas comment trouver ces renseignements, n'hésitez pas à nous le faire savoir, car il s'agit de données essentielles pour aider tous les secteurs d'activité clés de BAC à planifier leur travail. Les renseignements sur le format de fichier permettent de les enregistrer lorsque vous analysez les formats de fichier à un stade antérieur de la préparation du transfert. Par exemple, si vous avez exécuté un rapport DROID à l'aide de l'outil DROID, vous devriez être en mesure de copier une grande partie de ces renseignements ici pour montrer à votre archiviste, ainsi qu'à notre personnel de conservation numérique, que tous les documents sont en fait dans des formats de fichiers préférés ou acceptables.
[01:02:46 Un nouvel onglet de feuille de calcul Excel intitulé "Inventory" s'ouvre sur le formulaire d'évaluation du transfert numérique]
Ensuite, si vous passez à la deuxième feuille du formulaire, vous trouverez un inventaire des supports de stockage physiques numériques. Si vous ne transférez qu'un seul disque dur, par exemple, ce n'est peut-être pas aussi important. Cependant, si vous incluez plusieurs supports, soit parce qu'il s'agit d'un transfert très important qui ne tient pas sur un seul disque, soit parce que vous avez séparé les documents numériques en fonction de leur classification de sécurité, il est essentiel de remplir ce formulaire pour que nous sachions quels fichiers de votre inventaire se trouvent sur quels supports. Sur ce, nous revenons à la présentation PowerPoint et je passe la parole à Martha pour quelques remarques finales. Merci.
Martha Sellens : Merci, Brian. Une fois encore, nous avons abordé un grand nombre de renseignements aujourd'hui, mais je tiens à rassurer tout le monde ici avant de terminer, qu'il n'y a vraiment que deux points principaux que nous aimerions que vous reteniez de tout ce que nous avons discuté aujourd'hui. Tout d'abord, ou je suppose, pour la 22e fois au cours de cette présentation ou encore plus :
[01:03:51 Une diapositive s'affiche avec le texte suivant :
« Conclusion »
« PARLEZ À VOTRE ARCHIVISTE! »
« PRATIQUEZ UNE BONNE GI ».]
Par conséquent, si vous avez tenu un compte du nombre de fois que nous avons répété cette phrase, n'hésitez pas à l'inclure dans votre rétroaction sur l'événement. Mais très sérieusement, parlez à votre archiviste. Plus notre communication sera efficace à chaque étape du cycle de vie des documents, plus il sera facile de transférer les documents le moment venu. Et cela s'explique en partie par le fait que nos besoins et les vôtres sont complémentaires. Ainsi, comme Natasha l'a mentionné au début de la présentation, pratiquez une bonne gestion de l'information, et il vous sera plus facile de satisfaire à toutes nos exigences en matière de transfert. Cela nous permet également, à nous les archivistes, de déterminer plus facilement si les documents sont d'archives ou non, que ce soit au moment du transfert ou avant. Mais aussi, si vous rencontrez des situations mystérieuses, des choses difficiles, comme dans les trois scénarios différents dont nous avons parlé aujourd'hui, n'hésitez pas à communiquer avec votre archiviste ou avec le centre de liaison. On ne peut pas résoudre tous vos problèmes d'un coup de baguette magique, mais nous pouvons utiliser notre expérience pour vous aider à concentrer vos efforts et faire en sorte qu'on évite le double emploi et garantir autant d'efficacité que possible dans ce processus. En fin de compte, notre objectif est de nous assurer que nos documents d'archives sont transférés à BAC afin qu'on peut les préserver et que les gens puissent les trouver pendant des centaines d'années dans l'avenir. C'est la base de tous les renseignements requis et de toutes les exigences en matière de conditionnement et de transfert de documents électroniques qui sont énumérées dans les procédures elles-mêmes ou dans la norme sur les métadonnées. BAC ne peut pas travailler sans vos contributions. Merci beaucoup pour votre travail. Je vous remercie de votre présence et de votre participation à ce processus. Merci également pour votre patience lorsqu'un ou une archiviste répond à l'une de vos questions très simples par « ça dépend ». On se réjouit de continuer à travailler avec vous tous et toutes dans les années à venir. Sur la diapositive suivante, nous avons juste quelques liens vers certains des points que nous avons abordés, pour vous faciliter la tâche lorsque vous reviendrez sur ce dossier de présentation à l'avenir. Sur ce, je vous remercie. Et je repasse la parole à Francis. Merci.
Francis : Merci beaucoup, Natasha, Martha et Brian.
[01:06:25 Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran.]
[01:06:31 Le logo du gouvernement du Canada apparaît à l'écran.]
