Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Rendement 2020-2021
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Surveillance de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgations dans l'intérêt public
• Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapports statistiques sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2020-2021

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A 1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège également la vie privée de chacun en faisant en sorte que seule la personne concernée puisse avoir accès à ses renseignements personnels. Elle permet en outre à une personne de contrôler en grande partie la collecte, l'utilisation et la communication de ces renseignements.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la LPRP, au cours de l'exercice 2020-2021. Ce rapport est présenté au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi.

Dans l'exécution de sa mission, l'École agit pour ses organismes clients comme un établissement de formation et de perfectionnement professionnel institutionnel. À l'instar des organisations fédérales qui se concentrent sur la formation et le perfectionnement propres à leur mandat, l'École appuie l'apprentissage commun à tous les niveaux de la fonction publique, partout au pays et dans plus de 90 ministères et organismes fédéraux. Elle a pour mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage qui renforcent les capacités des employés et des organisations de la fonction publique et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de celle-ci.

En vertu de son Cadre ministériel des résultats, l'École a la responsabilité de fournir un apprentissage commun à tous les employés de la fonction publique centrale afin de leur permettre de servir les Canadiens avec excellence.

Établie le 1er avril 2004 en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et régie par la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada (Loi sur l'EFPC), sa principale responsabilité consiste à offrir un éventail de possibilités d'apprentissage et à favoriser une culture axée sur l'apprentissage dans la fonction publique.

À titre d'établissement public et en vertu de la Loi sur l'EFPC, l'École a le mandat suivant :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions dans la fonction publique;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• viser l'excellence en matière de gestion et d'administration publiques.

En outre, pour aider les administrateurs généraux à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de perfectionnement du leadership et de perfectionnement professionnel dans l'ensemble de la fonction publique, l'École détermine les besoins organisationnels, et elle conçoit et offre également des programmes pratiques et de grande qualité qui répondent aux principaux besoins de perfectionnement des fonctionnaires.

Structure organisationnelle

À l'École, les activités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont principalement réalisées par l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux. Cette unité relève de la directrice générale, Communications et mobilisation, et est dirigée par une gestionnaire, qui est la coordonnatrice désignée de l'AIPRP de l'École. Le rôle de la gestionnaire est appuyé par un conseiller principal, un analyste, un agent de programme et un étudiant à temps partiel. La coordonnatrice de l'AIPRP est investie des pleins pouvoirs délégués par le président de l'École de la fonction publique du Canada pour l'administration de la Loi. La coordonnatrice de l'AIPRP est également responsable d'assurer la conformité à la Loi et aux instruments stratégiques connexes. De plus, elle voit à l'élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de pratiques et de procédures efficaces qui assurent le traitement efficient des demandes présentées en vertu de la Loi.

En plus de ses activités liées aux affaires parlementaires et à la responsabilité gouvernementale, les responsabilités de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École sont les suivantes :

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux consultations sur la protection des renseignements personnels reçues d'autres institutions et organisations gouvernementales concernant l'application de la Loi sur les documents provenant de l'École;
• fournir des conseils et une orientation aux demandeurs sur l'application de la législation relative à la protection des renseignements personnels;
• fournir des conseils et une orientation aux employés de l'École sur l'application de la législation relative à la protection des renseignements personnels, notamment en fournissant des conseils, des pratiques exemplaires et des leçons apprises dans le cadre de l'intendance relative à la Loi;
• promouvoir la sensibilisation et offrir des séances de formation et de synthèse aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• élaborer des procédures et des pratiques visant l'administration adéquate de la Loi;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés sur le site Web du gouvernement ouvert;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient publiés dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements;
• s'assurer que les renseignements de l'École sur les programmes et les fonds de renseignements sont mis à jour conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• préparer et déposer les rapports annuels sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui comprennent les rapports statistiques.

Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Selon l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable d'une institution gouvernementale peut, par arrêté autorisant la délégation de pouvoirs, désigner un ou plusieurs cadres ou employés de cette institution pour exercer ou remplir les pouvoirs, devoirs ou fonctions du responsable en ce qui concerne l'application de la Loi.

En juin 2019, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs aux fins de l'application de la Loi à la directrice générale, Communications et mobilisation, et à la gestionnaire de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux, à titre de coordonnatrice de l'AIPRP désignée. La coordonnatrice de l'AIPRP conserve tous les pouvoirs délégués et est la principale administratrice de la Loi pour l'École. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 17 juin 2019, figure à l'annexe A.

Rendement 2020-2021

Voici une description de l'information contenue dans le rapport statistique sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2020-2021 joint à l'annexe B.

Pourcentage des demandes traitées

Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, l'École a reçu 18 nouvelles demandes d'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela représente une diminution de 12 demandes par rapport au total de 30 demandes reçues l'année précédente. En outre, neuf demandes ont été reportées à la période de référence suivante. Aucune demande n'avait été reportée de l'exercice précédent. L'École a traité neuf demandes, soit 50 % des demandes reçues au cours de la période de référence.

Nombre de demandes – Délai de traitement

Sur les 18 demandes reçues au cours de la période de référence, neuf ont été traitées dans le cadre des dispositions de la Loi. Sur ces neuf demandes, cinq demandes (56 %) ont été traitées en 30 jours ou moins, et quatre demandes (44 %) ont été traitées en 60 jours ou moins.

Prorogations

L'article 15 de la Loi prévoit la prorogation des délais légaux pour une période maximale de 30 jours si le respect du délai initial entrave de manière déraisonnable le fonctionnement de l'institution fédérale, ou si des consultations sont nécessaires pour répondre à la demande et qu'elles ne peuvent être raisonnablement menées à bien dans le délai initial. L'École a dû demander des prorogations de délai pour quatre demandes en raison du grand nombre de documents. Ces prorogations ont été nécessaires en raison de leur interférence avec les activités et du grand nombre de pages à traiter.

Consultations pour d'autres institutions

En 2020-2021, l'École a reçu une demande de consultation d'une autre institution gouvernementale, laquelle a été traitée dans les délais prévus par la Loi.

Répartition des demandes traitées

Sur les neuf demandes traitées en 2020-21 : aucune demande (0 %) n'a donné lieu à une divulgation complète des documents; une demande (12 %) a été divulguée en partie, certaines informations ayant été retenues conformément aux dispositions d'exception de la Loi; quatre demandes (44 %) ont donné lieu à des exemptions complètes; et quatre demandes (44 %) ont été abandonnées.

Communication des pages pertinentes

Au total, 14 658 pages ont été examinées au cours de la période de référence, et 16 pages ont été divulguées (en totalité ou en partie). Les 14 642 pages restantes ont été retenues en vertu d'exceptions prévues par la Loi ou n'étaient pas pertinentes pour la demande.

Format des renseignements communiqués

L'École a fourni des documents en format électronique en réponse à une demande et n'a envoyé aucune réponse en format papier.

Exceptions et exclusions

Les exceptions et les exclusions sont les seuls motifs de non-divulgation de renseignements personnels se trouvant dans des documents demandés au titre de la Loi sur la protection des renseignements. Leur application est limitée et précise, comme le prévoit la Loi. L'École a invoqué des exceptions en vertu des articles 22 (application de la loi et enquêtes) et 26 (renseignements personnels) dans cinq demandes fermées.

La Loi précise que certains types de documents sont exclus de son application, notamment les documents déjà mis à la disposition du public (article 69) et les documents confidentiels du Cabinet (article 70). Durant la période de référence, l'École n'a invoqué ces dispositions d'exclusion pour aucune des demandes qu'elle a traitées.

Répercussions de la COVID-19

Dans le cadre de ses responsabilités envers l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'École a fourni des données sur sa capacité institutionnelle à recevoir et à traiter des demandes de renseignements personnels et à fournir des réponses dans l'environnement opérationnel pendant la pandémie de COVID-19.

Au cours de la période de référence et pendant les premiers mois de la pandémie de COVID-19, l'École était généralement en mesure de recevoir des demandes par courrier (avec quelques retards), par courriel et par le biais d'un service de demande numérique (service de demande en ligne de l'AIPRP); l'École était en mesure de traiter des documents papier non classifiés, des documents papier protégés B et des documents papier secrets et très secrets (avec quelques retards et l'aide des partenaires du portefeuille), et de traiter des documents électroniques non classifiés, des documents électroniques protégés B et des documents électroniques secrets et très secrets (avec quelques retards et l'aide des partenaires du portefeuille). L'École avait également la capacité de répondre aux demandeurs par courrier et par courrier électronique, avec quelques retards.

Coût de fonctionnement du programme

Au cours de la période de référence, les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels engagés par l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École aux fins de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 172 443 $. Les frais généraux et d'entretien se chiffrent à 66 577 $, pour un total de 239 020 $.

Formation et sensibilisation

L'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École informe et guide les employés et les demandeurs en ce qui a trait aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en maintenant un dialogue continu et des discussions informelles. Cette année, l'École a ajouté le cours « Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels » (I015) à sa liste de cours obligatoires pour tous les employés de l'École. Le cours est disponible sur GCcampus, la plateforme d'apprentissage de l'École, qui est accessible à tous les employés du gouvernement fédéral faisant partie de l'administration centrale. De plus, l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux a offert une séance d'information intitulée « La protection de la vie privée à l'École : Les principes fondamentaux » aux employés de l'École, où un total de neuf séances ont été offertes dans les deux langues officielles à plus de 176 employés.

De plus, les employés de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux ont répondu aux demandes de renseignements des employés et de la haute direction, ont fourni des conseils et des directives et ont participé à de nombreux groupes de travail pour discuter de divers sujets liés à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Une section spéciale du site intranet de l'École a été réorganisée et davantage de ressources ont été élaborées pour fournir aux employés de l'École et aux agents de liaison de l'AIPRP des renseignements clés sur la législation relative à l'AIPRP. L'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux a communiqué par plusieurs moyens l'importance de la responsabilisation des employés pour s'assurer que l'information est traitée conformément à la Loi.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Au cours de la période de référence, l'École a reçu un total de deux avis d'intention d'enquête en vertu de l'article 31 du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). L'École a présenté deux observations au commissaire en vertu de l'article 33 de la Loi et a reçu deux rapports de conclusions ou de recommandations du commissaire en vertu de l'article 35^Note*.

L'École prend très au sérieux toutes les plaintes reçues et travaille diligemment avec le CPVP et le plaignant afin de s'assurer que chaque plainte est traitée efficacement, dans les meilleurs délais et conformément aux recommandations reçues du Commissariat à la protection de la vie privée.

Surveillance de la conformité

Étant donné que l'École est une petite institution dont le nombre de demandes est relativement faible par rapport à d'autres institutions gouvernementales, la haute direction est tenue informée du temps nécessaire au traitement des demandes de protection de la vie privée par le biais de rapports et d'exposés verbaux continus avec le bureau du président et d'exposés lors des réunions des chefs de cabinet, qui sont ensuite diffusés régulièrement aux vice-présidents et aux directeurs généraux.

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de la période de référence, une atteinte substantielle à la vie privée s'est produite et a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Division de la politique de l'information et de la protection des renseignements personnels).

• Une application Web a été lancée et l'accès a été fourni par courriel à tous les employés de l'École.
• Un document de synthèse destiné à être utilisé pour informer les dirigeants de l'École était stocké sur un compte Google Docs interne et comprenait un mot de passe pour accéder à l'application.
• Le niveau d'accès du document de synthèse est passé par erreur de privé à public, exposant ainsi potentiellement le mot de passe de l'application Web à des utilisateurs autres que les employés de l'École.
• L'application contenait deux sources de renseignements personnels. L'application et sa base de données associée qui stockaient les données compromises ont été désactivées dès que l'École a été informée du problème.

Afin de réduire au minimum tout risque, l'École a prévenu toutes les personnes concernées.

À la suite de cette atteinte, l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux a offert une séance d'information sur les principes fondamentaux de la protection des renseignements personnels aux bureaux de première responsabilité et aux chefs de cabinet, et a également offert des séances à tous les employés de l'École. Au total, 176 personnes ont assisté à ces séances offertes dans les deux langues officielles.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

L'École a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en 2020-2021.

L'objectif de cette EFVP était d'examiner les risques d'atteinte à la vie privée associés aux activités principales d'inscription et d'évaluation de l'École. Les risques d'atteinte à la vie privée liés aux activités principales d'inscription et d'évaluation de l'École sont considérés comme modérés à faibles, car ils impliquent la collecte d'un nombre limité de données de nature délicate. Dans la plupart des cas, ces données servent à des fins non administratives (c'est-à-dire pour améliorer les produits et les services de l'École, et non pour prendre des décisions visant des apprenants à titre individuel). Cependant, des utilisations nouvelles et novatrices des renseignements personnels, liées au travail de la Direction générale des services d'innovation et de politiques (DGSIP) dans le cadre de la nouvelle stratégie en matière de données de l'École, pourraient accroître les conséquences potentielles en matière de protection des renseignements personnels. Ces nouvelles activités pourraient également faire augmenter le profil de risque de l'École en matière de protection des renseignements personnels.

Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de l'EFPC

Divulgations dans l'intérêt public

L'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la divulgation de renseignements personnels lorsque l'intérêt public l'emporte clairement sur toute atteinte à la vie privée ou lorsque la divulgation profiterait à l'individu. Au cours de la période de référence 2020-2021, l'École n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)(m).

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapports statistiques sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2020-2021

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

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