Essentiels de la facilitation : Conclure et planifier l'action
Nous passons beaucoup de temps à bien nous préparer et à ouvrir la voie afin de faciliter une bonne collaboration. En étant conscients de la façon dont nous concluons les réunions, nous pouvons nous assurer que nous créons un sentiment de responsabilité partagée en vue de l'atteinte des résultats que nous recherchons. Bien conclure permet de solidifier la responsabilité partagée pour passer de la discussion et de la prise de décisions à l'action.
Une solide conclusion commence aussi par une préparation. La conclusion met en évidence la progression, clarifie les prochaines étapes et donne un sens à la réunion. Voici quelques idées pour conclure vos réunions.
Concluez efficacement en commençant par bien vous preparer
- Pendant que vous vous préparez, assurez‑vous d'avoir établi des objectifs communs pour votre réunion. Cette façon de faire gardera l'attention des participants sur les résultats et les aidera à faire des remarques pertinentes.
- Lorsque viendra le temps de conclure, vous aurez déjà résumé les discussions liées à chacun des sujets à l'ordre du jour, et vous aurez pris des décisions connexes.
- Planifiez vos réunions et chronométrez vos discussions afin de vous laisser suffisamment de temps pour conclure la séance. De cette manière, les participants pourront se concentrer sur la discussion au lieu de s'inquiéter de devoir se préparer à leur prochaine réunion ou d'y arriver en retard.
Aidez d'abord le groupe à exprimer clairement la progression
- Soulignez les sujets dont le groupe a discuté et la manière dont les membres ont collaboré. Ils seront plus portés à agir si vous les laissez partager ce qu'ils ont entendu et faire des liens avec leurs propres étapes à suivre.
- S'il y a un ou une hôte de réunion ou fonctionnaire de la haute direction, pensez à lui laisser ce rôle.
- Songez à prévoir du temps pour un dernier tour de table lors duquel vous inviterez les participants à formuler une ou deux dernières remarques. Il s'agit également d'une belle occasion de les remercier et de reconnaître les efforts et la contribution de chaque personne.
Élaborez ensuite un plan pour les prochaines étapes
- Dresser un plan clair pour les prochaines étapes permet de mettre par écrit la responsabilité partagée du groupe d'aller de l'avant.
- Pensez à créer un tableau ou un graphique qui indique qui s'est engagé à accomplir chaque tâche et quelles sont les échéances convenues pour les terminer (qui, quoi et d'ici quand).
- Discutez des critères qui indiquent qu'une tâche est terminée. De cette façon, les participants seront sur la même longueur d'onde.
Enfin, aidez les gens à évaluer la valeur de la réunion
- Avant de partir, prenez un moment pour vérifier auprès des participants si le concept de la réunion ou de la séance a répondu à leurs objectifs. Cela vous permettra de mesurer leurs progrès et leurs réalisations.
- Pensez à garder du temps pour quelques réflexions. Par exemple, posez des questions comme « Qu'est‑ce qui vous a surpris? », « Quelle question vous restera en tête? », « Quelle mesure prévoyez‑vous de prendre dans les prochains jours? », « Quel élément rendrait cette réunion complète pour vous? ».
- Avant de partir, invitez les participants à réfléchir à leurs réalisations.
