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Transcription : Pratiques exemplaires de travail au sein d'équipes interfonctionnelles
[00:00:01 : Le texte apparaît à l'écran : Pratiques exemplaires pour travailler au sein d'équipes interfonctionnelles, avec Ayushi Roy]
Donc, penchons-nous sur quelques pratiques exemplaires pour être en mesure de travailler harmonieusement avec vos équipes interfonctionnelles.
Premièrement, il faut créer de la clarté. Il est vraiment important que les membres d'équipes interfonctionnelles soient sur la même longueur d'onde pour définir comment le succès se traduit, et parce qu'ils travaillent souvent avec un état d'esprit et des ensembles d'hypothèses différents selon le groupe fonctionnel duquel ils peuvent venir. Ils pourraient ne pas parler le même genre de langage commun que les membres d'équipes ministérielles ou fonctionnelles.
Il est également très important de définir des jalons en cours de route puisqu'il est possible que les membres de votre équipe ne se voient pas ou ne communiquent pas les uns avec les autres chaque jour. Le fait de définir des jalons permet aux membres d'avoir une idée claire de ce qui se passe, de ce qui s'en vient ainsi que des risques que pourraient poser des priorités divergentes ou des goulots d'étranglement.
Une deuxième pratique exemplaire consiste à prendre en considération les qualités personnelles qui feront en sorte que les personnes apportent une contribution précieuse au travail de l'équipe. Tenez compte de la représentation des groupes de parties prenantes et des aspects politiques. Il est important d'inclure des personnes influentes, si possible, pour rendre l'équipe interfonctionnelle encore plus efficace. Dans l'ensemble, veillez à la diversité au sein de l'équipe. Il est prouvé qu'elle favorise l'innovation et permet de briser les silos qui peuvent exister au sein de votre organisation.
Surtout, assurez-vous d'avoir une équipe diversifiée. Cette approche est reconnue comme un moyen d'accroître l'innovation et de contribuer à abattre les cloisonnements qui pourraient exister au sein de votre organisation.
Une troisième pratique exemplaire consiste à choisir une ou un chef d'équipe et à lui octroyer des pouvoirs. Les équipes interfonctionnelles n'ont pas besoin de chef, mais elles fonctionnent souvent mieux quand elles en ont un. Il est souvent crucial – pour que l'équipe fonctionne bien – de choisir une ou un chef qui se consacre à l'équipe et de lui octroyer des pouvoirs. Cette personne doit être quelqu'un qui peut encourager la collaboration positive et la résolution saine des conflits. Elle doit être en mesure d'orienter les discussions et de responsabiliser les autres membres de l'équipe, sans égard à sa position dans la hiérarchie de l'organisation. Cette ou chef d'équipe doit être à l'aise avec l'autorité informelle. Et, en dernier lieu, il est important que cette personne obtienne le soutien de son pouvoir au sein de cette équipe dans l'ensemble des ministères.
Une quatrième bonne pratique consiste à établir des règles de base, des lignes directrices communautaires ou une charte d'équipe pour l'équipe interfonctionnelle, afin de garantir que la contribution, le comportement, les styles de communication et les outils du projet sont tous unifiés pour les membres de l'équipe.
Une dernière bonne pratique consiste à définir le rythme de travail avec les membres de votre équipe. Déterminez un horaire de réunions régulières et récurrentes qui convient à tous les membres de l'équipe. Il est important que votre lieu de réunion soit accessible à toute personne ayant besoin de s'y présenter sur une base régulière. Surveillez les progrès accomplis par votre équipe en vue d'atteindre les objectifs fixés et les jalons. Sachez-vous adapter si des jalons ne sont pas respectés ou si des variables externes changent. Ayez recours à la rétroaction ou à d'autres formats de discussion pour vous adapter au changement en tant qu'équipe. Et, enfin, efforcez-vous de susciter l'acceptation au sein de l'organisation. Travailler à l'exécution de projets n'est que la moitié du travail d'une équipe interfonctionnelle. Il est également très important de faire connaître votre travail, de bâtir des relations et d'instaurer la confiance dans l'ensemble de l'organisation quant au travail que vous exécutez.
Voici deux concepts clés dont je veux vous parler et qui constituent des pratiques exemplaires. Premièrement, les membres de l'équipe doivent convenir d'une histoire et d'un langage communs pour que chaque membre de l'équipe fournisse la même réponse si on lui pose indépendamment la même question. C'est difficile, mais c'est important d'en venir au point où les membres de votre équipe interfonctionnelle peuvent répondre aux questions de la même façon, peu importe qui se trouve dans la pièce. Et deuxièmement, les membres de l'équipe doivent sentir qu'ils peuvent dire ce qu'ils pensent, particulièrement lorsque vous êtes tous d'avis différents. L'essence même des équipes interfonctionnelles est de trouver de meilleures solutions en regroupant des personnes de divers horizons. Toutefois, vous ne pourrez trouver ces solutions que si vous êtes en mesure d'exploiter vos différences de manière efficace.
Mettre sur pied une équipe interfonctionnelle au sein de votre organisation n'est pas une solution miracle à tous vos problèmes. Il faut y consacrer des efforts pour qu'elle fonctionne bien. Voici la question : pour offrir quel service mettez-vous sur pied cette équipe interfonctionnelle, et dispose-t-elle des outils nécessaires pour offrir ce service de manière réussie?
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