Principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels (COR4-V01)

Transcription : Entre cadres : Conseils pratiques pour améliorer la santé mentale, celle de votre personnel, celle de vos clients et la vôtre

Description de l'EFPC : HAP-071 – Principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels

[00:00:00 Le logo animé de l'EFPC apparaît.]

[00:00:06 Emily Wehbi apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Senior Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directrice principale, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emily Wehbi : Bonjour à tous et toutes et bienvenue à cette séance de la Série sur le leadership intitulée « Principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels ». Merci énormément de vous être joints à nous.

 Je m'appelle Emily Wehbi. Je travaille pour le Secrétariat du Conseil du Trésor. Je suis la directrice principale et responsable pour les centres des politiques sur la gestion du matériel et l'approvisionnement.

[00:00:32 Texte superposé à l'écran : Opening remarks; Key Considerations in Procuring Professional Services; Best practices and strategies for navigating the procurement process. / Discours d'ouverture; Principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels, Les pratiques exemplaires et les stratégies liées au processus d'approvisionnement.]

 Emily Wehbi : J'aimerais d'abord commencer par une reconnaissance des droits territoriaux et reconnaître que je travaille ici sur un territoire Anichinabé non cédé. Je vous encourage également aujourd'hui à prendre un moment pour réfléchir aux peuples autochtones et aux territoires traditionnels sur lesquels vous travaillez. Nous approchons de la Journée nationale des peuples autochtones, qui aura lieu le 21 juin. Il s'agit d'une journée importante pour s'arrêter et réfléchir à la riche histoire des peuples autochtones et à leur présence continue et dynamique sur ces terres.

Avant d'accueillir les conférenciers et conférencières, j'aimerais aborder quelques questions d'ordre administratif. Je vous rappelle que nous disposons d'une interprétation simultanée pour cette discussion et que vous pouvez également accéder aux services CART. Il s'agit de la traduction en temps réel des communications par le biais de la plateforme de Webdiffusion. Vous pouvez vous référer au courriel de rappel qui vous a été envoyé par l'École de la fonction publique du Canada pour y accéder.

Aujourd'hui, nous allons parler et interagir à travers l'interface de Webdiffusion par le clavardage. Pour poser une question, cliquez sur l'icône de la bulle de dialogue qui se trouve dans le haut de votre écran.

N'hésitez pas à utiliser la langue de votre choix pour interagir avec les panélistes, avec moi-même et poser vos questions dans la langue de votre choix.

Je suis ravie d'accueillir nos conférenciers et conférencières aujourd'hui et d'avoir l'occasion de vous parler et d'échanger avec la communauté sur ce sujet extrêmement important.

Comme beaucoup d'entre vous l'ont probablement constaté et suivi, il y a eu récemment quelques développements, et nous sommes ici aujourd'hui pour aider les membres de la communauté fédérale à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la détermination de la pertinence de l'outil d'approvisionnement pour aider à l'approvisionnement, ou plutôt à la mise en œuvre d'un programme, et également pour gérer les contrats qui en découlent.

Nous avons travaillé fort pour nous assurer que les propriétaires fonctionnels et les autorités contractantes disposent de conseils et d'outils dont ils ont besoin, afin de garantir que les principes d'intégrité, de documentation, de prévention des conflits d'intérêts et de meilleur rapport qualité-prix soient au cœur de toutes les prises de décision.

À tous les niveaux, l'accent a été mis sur l'importance de renforcer notre gestion et notre surveillance dans le domaine de l'approvisionnement, en particulier en ce qui concerne les ressources de services professionnels sous contrat. Ce point a également été réitéré dans le budget 2024.

Comme vous le savez peut-être, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié à l'automne dernier le « Guide du gestionnaire : principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels » en tant que ressource pour la communauté, pour les propriétaires fonctionnels. Depuis la semaine dernière, des éléments de ce guide ont été intégrés dans les procédures obligatoires de la directive sur la gestion de l'approvisionnement. Il s'agit d'améliorer la responsabilité, la planification et la gestion des contrats. Ainsi, [avec] le panel d'aujourd'hui, nous allons vous donner la parole et répondre à vos questions importantes sur ce sujet, et nous vous fournirons également des renseignements actualisés. Présentons maintenant nos invités.

[00:03:23 Écran partagé : Emily Wehbi et Samantha Tattersall]

Emily Wehbi : Notre première conférencière est Samantha Tattersall, contrôleuse générale adjointe du Secteur des services acquis et des actifs au sein du Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor.

[00:03:35 Écran partagé : Emily Wehbi et Emilio Franco]

Emily Wehbi : Notre deuxième conférencier est Emilio Franco, directeur exécutif de la Direction de l'approvisionnement, du matériel et des collectivités au sein du Bureau du contrôleur général.

[00:03:44 Écran partagé : Emily Wehbi et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Enfin, la dernière mais non la moindre, Lysane Bolduc, Directrice générale du secteur des solutions transformatrices pour les Services Professionnels à SPAC.

[00:03:52 Emily Wehbi apparaît en plein écran.]

Emily Wehbi : Ceci étant dit et sans plus attendre, passons maintenant aux questions et à la discussion.

[00:04:00 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Première question : le guide du gestionnaire et les procédures obligatoires sont directement liés aux responsabilités des propriétaires fonctionnels – c'est-à-dire les gestionnaires – alors que les instruments antérieurs de la politique d'approvisionnement s'adressaient principalement aux spécialistes de l'approvisionnement. Emilio ou Samantha, pourriez-vous nous expliquer un peu les raisons de ce changement?

[00:04:21 Samantha Tattersall apparaît en plein écran]

Samantha Tattersall : Je vais commencer, puis Emilio ajoutera quelque chose de bien plus intelligent que moi.

[00:04:26 Texte superposé à l'écran : Assistant Comptroller General, Treasury Board of Canada Secretariat. / Contrôleuse générale adjointe, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Samantha Tattersall : Je commencerai par dire qu'il s'agit d'une question intéressante, car les propriétaires fonctionnels ou les gestionnaires ont toujours eu des responsabilités. Pour rendre les choses plus simples, je vais utiliser le terme « gestionnaires ». Mais il s'agit du propriétaire fonctionnel.

En matière d'approvisionnement, il y a toujours deux éléments indispensables. Il y a la personne ou l'équipe qui veut ou qui a besoin que l'approvisionnement lui apporte quelque chose. C'est ce qu'on appelle le gestionnaire ou le propriétaire fonctionnel. Il y a ensuite l'autorité contractante elle-même, qui vous aide à exécuter l'approvisionnement, s'occupe de l'administration et met en place le contrat. Mais les deux se rejoignent, il y a donc toujours eu ce rôle.

Et je sais que les gens adorent lire les politiques du Conseil du Trésor la fin de semaine, lorsqu'ils sont assis au soleil. Mais si vous lisez la directive sur l'approvisionnement, vous constaterez qu'elle définit les rôles et les responsabilités des gestionnaires et de l'autorité contractante.

Ce n'est pas nouveau. Mais pourquoi avons-nous élaboré des orientations et mis au point une procédure obligatoire? Je pense que ce qui m'est apparu clairement, il y a environ un an dans le cadre de l'examen des contrats, c'est qu'il semblait que les gens n'avaient peut-être pas pleinement compris toutes les responsabilités ou les obligations de rendre compte dans le domaine de l'approvisionnement. Et aussi, si vous êtes la personne qui souhaite cet approvisionnement, vous devez être un acheteur informé.

Si vous voulez acquérir, vous devez comprendre l'approvisionnement. Je pourrais continuer et j'en dirai plus durant la séance, mais je m'en tiendrai là pour expliquer pourquoi nous nous sommes toujours adressés à vous, mais maintenant nous tentons de le faire, je l'espère, dans un langage un peu plus clair afin que vous puissiez comprendre quelles sont vos responsabilités dans ce domaine.

[00:06:29 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Merci, Sam. Et j'ajouterais, les gens ont toujours abordé la question de l'approvisionnement, historiquement, en pensant qu'il s'agissait essentiellement de la responsabilité de l'agent d'approvisionnement.

[00:06:34 Texte superposé à l'écran : Executive Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : Et ce n'est qu'à moitié vrai. Comme l'a dit Sam, les agents d'approvisionnement sont là pour gérer le processus et en protéger l'intégrité. Mais les gestionnaires, ceux qui demandent l'approvisionnement pour acheter un bien ou louer un service, ont eux aussi des responsabilités essentielles qu'ils doivent comprendre. Par exemple, la détermination des résultats. Ce n'est pas l'agent d'approvisionnement qui vous dira ce que doit réaliser l'élément que vous achetez. C'est au gestionnaire que revient la responsabilité de dire, qu'est-ce que je cherche? Qu'est-ce que j'essaie de réaliser et à quoi est-ce que ça va ressembler? Comprendre pourquoi vous passez un contrat. Là encore, il s'agit d'une responsabilité fondamentale : pourquoi passer un contrat au lieu de, par exemple, embaucher un fonctionnaire ou opter pour une subvention ou une contribution?

Une fois le contrat conclu, il faut s'assurer de gérer la responsabilité de l'exécution du travail, en veillant à ce que les éléments définis dans le contrat soient respectés. Et lorsque vous recevez et signez ces factures, s'assurer qu'elles reflètent bien le travail effectué. Et, bien sûr, tenir des registres financiers détaillés et documenter toutes les raisons qui justifient les décisions clés. Il s'agit des responsabilités du gestionnaire tout au long du processus.

Aussi les gestionnaires doivent suivre les processus de gouvernance de leur organisation et c'est aussi la responsabilité de collaborer avec les spécialistes de l'approvisionnement tout au long du processus d'approvisionnement, de planification, la gestion et la clôture du contrat. Aussi leurs actions effectivement…Toutes ces étapes doivent être guidées par le Code de valeurs du secteur public, notamment en tenant compte des conflits d'intérêt réels, potentiels et/ou apparents. Finalement nous devrions aussi nous demander si nos décisions comme gestionnaire résisteront à l'examen public, renforceront la confiance envers le gouvernement et témoigneront d'une gestion responsable des fonds publics.

Et ultimement, s'assurer que les gestionnaires et les agents d'approvisionnement comprennent qu'ils ont une responsabilité commune et garantir que le processus d'approvisionnement est suivi correctement, mais aussi qu'il est fait avec intégrité et qu'il produit un bon résultat. C'est pourquoi nous sommes ici.

[00:08:43 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Excellent. Merci beaucoup, Emilio et Sam. Ma prochaine question est la suivante : au nom de tous les gestionnaires qui nous écoutent aujourd'hui, pouvez-vous nous en dire un peu plus sur certains des soutiens ou des efforts que vous avez déployés au SCT pour aider les gestionnaires à s'acquitter de ces responsabilités?

Emilio Franco : Je vais répondre. D'abord, le guide du gestionnaire dont nous allons parler aujourd'hui a été conçu comme outil évolutif, à mesure que nous comprenons mieux la communauté, mais aussi pour aider les gestionnaires à réfléchir à ces décisions importantes concernant les services professionnels.

Au début, il s'agit de savoir s'il faut ou non recourir à l'approvisionnement pour atteindre son objectif, et comment structurer cet approvisionnement. Puis, une fois le contrat conclu, il faut savoir comment gérer cet approvisionnement. Il s'agit d'étapes importantes dans ce processus et le guide du gestionnaire fournit toutes sortes de questions simples et utiles, que vous pouvez vous poser pour vous guider dans ce processus et vous assurer que vous vous présentez en tant qu'acheteur informé et que vous vous posez les bonnes questions pour suivre un processus adéquat et prudent.

Il y a aussi des événements comme celui-ci. Vous verrez beaucoup plus d'événements avec l'École, nous en avons eu un à l'automne dernier. Et celui-ci en ce moment même pour vous soutenir dans votre rôle. Nous intégrons davantage l'approvisionnement dans certains cours proposés par l'École aux gestionnaires et aux cadres.

Je crois aussi que, de manière générale, je sais que dans l'ensemble de la fonction publique, d'importantes discussions sur les valeurs et l'éthique sont en cours. Je m'attends à ce que ces conversations parlent un peu d'approvisionnement, ce qui nous rappellera qu'au final, l'approvisionnement ne veut pas uniquement dire d'obtenir quelque chose, il s'agit également de dépenser des fonds publics. Ça implique non seulement des considérations de processus et de politique, mais aussi de l'impact sur nos responsabilités fondamentales.

Nous disposons d'un soutien en matière d'orientation grâce à des séances comme celle-ci, mais aussi à des conversations plus larges qui, selon moi, sont des rappels importants pour les gestionnaires au sujet de nos responsabilités plus générales.

Samantha Tattersall : Si je peux ajouter quelque chose, Emily?

Emily Wehbi : Allez-y.

Samantha Tattersall : Ce sont les supports. Je voudrais dire deux choses. D'une part, je n'ai pas évoluée dans le domaine de l'approvisionnement, alors comment savoir ce que je suis censée faire?

[00:11:00 Samantha Tattersall apparaît en plein écran]

Samantha Tattersall : La première chose à laquelle je pense toujours, c'est que lorsque vous embauchez quelqu'un ou que vous faites une dotation en personnel, il y a des choses dont vos RH seront responsables et d'autres dont vous serez responsable. Je le vois toujours comme un énoncé des travaux, ce que vous mettriez en place pour votre affiche. Ou encore la stratégie d'approvisionnement, qu'il s'agisse de gérer les talents ou de procéder à un déploiement, c'est la même chose : est-ce que je fais un appel d'offres? Quel mécanisme utiliser? Il s'agit de comprendre son rôle. Le guide vous aide à comprendre quels sont vos rôles.

La seule chose que je voudrais ajouter, et nous y reviendrons plus tard, c'est que nous avons également annoncé une nouvelle procédure obligatoire. Je sais que nous avons les gens les plus qualifiés pour nos instruments, ici au SCT. L'idée est d'intégrer dans votre système d'approbation de l'approvisionnement, dans vos ministères, certains éléments que vous devrez documenter et approuver en tant que gestionnaires.

Il y aura des guides pour vous aider, mais vous devrez maintenant, à différents stades du processus d'approvisionnement, signer des documents, et votre spécialiste de l'approvisionnement devrait vous aider, mais ce sera plus intégré dans le système, il y aura un déclencheur. Vous n'aurez pas à vous demander, qu'est-ce que je fais maintenant? Ce sera intégré dans le processus d'approbation pour vous aider à faire ce que vous devriez déjà faire en tant que propriétaires fonctionnels et gestionnaires.

[00:12:36 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Excellent. Merci beaucoup. Samantha.

Lysane, pouvez-vous nous parler un peu de l'importance du rôle du propriétaire fonctionnel dans le cadre du processus d'approvisionnement, spécialement leur rôle dans l'intégration des principes des valeurs et de l'éthique ?

[00:12:56 Lysane Bolduc apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Director General, Public Services and Procurement Canada. / Directrice Générale, Services publics et Approvisionnement Canada.]

Lysane Bolduc : Oui, ça me fait plaisir. En fait, les propriétaires fonctionnels ou les gestionnaires jouent un rôle primordial dans les processus d'approvisionnement. D'abord ce sont eux qui définissent le besoin d'être du secteur privé ou ce que l'on appelle la portée des travaux. Mieux ces besoins sont définis, plus facilement les travaux peuvent être suivis, donc évalués en termes de qualité par rapport aux livrables tel que défini dans le contrat.
Ensuite ce sont également les gestionnaires ou propriétaires fonctionnels qui sont les mieux placés pour juger des rapports qualité/prix des fournisseurs de services, puisqu'au moment de la prise de l'approvisionnement, ce sont eux qui connaissent le mieux le marché dans lequel le programme, ou projet œuvre. Puis dans le cadre de la gestion des contrats, comme le disait Emilio, ce sont eux qui sont à même d'évaluer si les livrables correspondent à ce qui est requis par le contrat.
Donc moi, je viens du domaine de l'infrastructure. Je suis particulièrement bien habituée à des définitions très bien faites avant d'aller en appel d'offres dans le marché privé. Dans ce marché-là, il y a toujours une définition de la part de professionnels souvent qui sont engagés dans le privé : des architectes, des ingénieurs, avant, par exemple, d'aller en appel d'offres pour faire la construction.
Ca fait que là, je sais que dans certains secteurs d'activités qui ont à voir avec les services professionnels, des secteurs d'activités qui sont plus récents, par exemple, la gestion de l'information et des technologies de l'information, c'est possible qu'il y ait moins de normes qui sont déjà bien définis, c'est un domaine qui est plus nouveau. Fait que c'est un petit peu plus difficile en ce moment de bien définir la portée des projets, donc des contrats dans leur ensemble. Dans ces cas-là c'est quand même en nous contactant rapidement aux approvisionnements… puis là j'ai vu qu'il y avait une question. Ça prend un certain temps. J'aimerais simplement rappeler que tous les ministères ont des agents d'approvisionnement. Donc votre premier point de contact se trouve au sein de votre ministère. Mais donc je pense qu'avec nous, on peut, si on est contacté d'avance et qu'on travaille en amont avec vous, construire des structures contractuelles qu'on appelle agile. Cela, ça requiert des fournisseurs de livrer des petits jalons qui sont super bien définis au fur et à mesure que vous mettez en œuvre vos contrats, puis au fur et à mesure que le travail progresse.
Ce type de contrat-là permet d'avoir des portes de sortie si le travail ne va pas aussi bien qu'on l'espère ; ça permet au contraire de continuer si le travail va super bien.
Les propriétaires fonctionnels aussi c'est vous qui confirmez que les livrables que l'on a reçus correspondent bien aux requis contractuels. Puis c'est sur cette base-là que vous autorisez les paiements de factures qui sont reçues par le fournisseur. C'est un rôle qui est super important. Il ne faut pas l'oublier.

Puis enfin, ce sont vous également, les propriétaires fonctionnels, qui sont en position de bien documenter la gestion de vos contrats. Emilio l'a mentionné, cette fonction-là est vraiment essentielle pour maintenir la confiance du public dans nos processus d'approvisionnement. Emily a parlé, d'éthique, puis je sais, on va y revenir. Je n'ai pas tout à fait répondu à la question, mais on y reviendra un petit peu plus tard. Merci beaucoup Emily.

[00:16:13 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Non, pas de problème.

Merci beaucoup, Lysane. Et les autres peuvent également participer. Si quelqu'un veut ajouter quelque chose sur le rôle important du propriétaire fonctionnel, en particulier en ce qui concerne les valeurs et l'éthique, n'hésitez pas à le faire.

Samantha Tattersall : Désolée, je n'arrivais pas à réactiver mon micro. Vous savez, nous parlons de valeurs et d'éthique dans le contexte [du] propriétaire fonctionnel. Mais je crois que nous devrions revenir en arrière un peu et réfléchir aux valeurs et à l'éthique de façon plus générale en tant que fonctionnaires. Je dirais simplement que nous avons tous et toutes la responsabilité de nous assurer que nous respectons le code dans notre conduite. Il peut s'agir de n'importe quelle implication avec des fournisseurs ou des sous-traitants durant tout le processus.

Je suis vieille, et lorsque j'ai commencé à travailler dans la fonction publique, on me demandait toujours si mon comportement pouvait m'amener à me retrouver en première page du Globe and Mail. Il n'y a plus de première page. Mais il s'agit toujours d'être au-dessus de toute opinion publique. Ce que vous faites doit être presque irréprochable, parce qu'il ne s'agit pas seulement de savoir si vous êtes en conflit d'intérêts, par exemple, mais de savoir si vous êtes perçu comme étant en conflit d'intérêts.

Je dirais donc simplement, et nous reviendrons peut-être plus tard sur la procédure obligatoire, qu'il est vraiment important de revoir le code et notre comportement en tant que fonctionnaire, en particulier dans un environnement qui est sous les feux de la rampe en ce moment, si vous suivez les dernières discussions du comité. Ce n'est pas la raison pour laquelle nous respectons le code, mais ça renforce l'importance de la raison d'être de ce code.

Lysane Bolduc : Emily, si je pouvais ajouter ; la semaine dernière SPAC a lancé un nouveau bureau, le Bureau de l'intégrité et de la conformité des fournisseurs. Ce nouvel organisme au sein de SPAC va permettre de mieux repérer les fournisseurs qui sont préoccupants, de prendre les mesures appropriées pour atténuer les risques qu'ils représentent, puis d'inciter les entreprises à adopter des pratiques éthiques sur les marchés.
Donc Samantha a parlé de notre responsabilité en tant que gestionnaire, en tant qu'agent des approvisionnements, en tant que propriétaire fonctionnel mais également le secteur privé a une responsabilité. C'est important de le rappeler. Puis bien, SPAC prend les mesures en fait, pour s'assurer que ces responsabilités-là sont prises également du côté des fournisseurs dans le secteur privé. Merci.

Emily Wehbi : Merci Lysane, merci Samantha. Lysane et Emilio, quels sont les principaux sujets de rétroaction que vous recevez lorsque vous consultez avec la communauté d'approvisionnement ainsi que les fournisseurs ?

Emilio Franco : Je vais commencer et ensuite je donnerai la parole à Lysane. Je vais être honnête. Je crois que la principale chose que j'entends de la part de la communauté de l'approvisionnement est qu'au final, ce sont des professionnels et qu'ils prennent leurs responsabilités très au sérieux.

[00:19:28 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Ils sont là pour apporter leur soutien, ils veulent faire du bon travail et ils sont conscients de toutes les exigences auxquelles sont soumis leurs clients. Je sais que parfois, lorsque vous vous adressez à eux, vous avez l'impression que ce sera trop long, qu'ils n'aiment pas la pression. Ils aiment la pression. Ils essaient de trouver un équilibre entre leur responsabilité professionnelle face à un processus et la nécessité d'aider un client à faire face à la pression considérable qu'il peut subir et à la priorité importante qu'il doit probablement donner aux Canadiens et Canadiennes, ou au Canada dans son ensemble.

Et selon moi, la rétroaction principale que nous recevons, est que la frustration qui provient de la tension du client qui doit livrer quelque chose et la tension du professionnel de l'approvisionnement qui doit s'assurer que c'est fait d'une manière qui est conforme, avec intégrité, et aussi obtenir un bon résultat, se résume simplement à la compréhension de tout le monde autour de la table.

Et l'une des choses les plus importantes que j'entends de la part des professionnels de l'approvisionnement et des gestionnaires, c'est que le processus n'est pas toujours clair. Et beaucoup de gens se tournent vers l'approvisionnement sans avoir une réelle expérience dans ce processus. Si vous êtes gestionnaire, que vous l'avez été pendant 10 ou 20 ans et qu'on vous demande soudainement d'effectuer un approvisionnement. Vous ne connaissez pas toutes les règles, tous les modèles ou les bonnes questions à poser, les bons boutons à presser pour obtenir le bon résultat.

Ça peut être frustrant, parce que vous avez un délai à respecter, vous demandez un approvisionnement et vous devez l'avoir tout de suite. Et ils disent, Eh bien, où; est votre énoncé des travaux? Qu'est-ce que vous voulez dire, un énoncé des travaux? Quel est mon énoncé des travaux? Que dois-je faire? Qu'est-ce que j'écris? De quoi parlez-vous? J'ai juste besoin que ce soit fait.

Des documents comme le Guide du gestionnaire sont là pour aider les gestionnaires à mieux comprendre le type de choses auxquelles ils doivent penser avant de s'occuper de l'approvisionnement, lorsqu'ils commencent à avoir ces conversations afin d'être des acheteurs mieux informés. Et selon moi, c'est probablement la chose la plus importante que la communauté d'approvisionnement recherche, à savoir que plus leurs clients sont informés sur le processus, sur le fait d'être un bon acheteur, mieux ils peuvent collaborer. Dans le cas contraire, l'agent d'approvisionnement est là pour travailler avec son client et l'aider à comprendre le processus. Mais cet exercice d'apprentissage peut s'avérer frustrant lorsque la pression sur les résultats est importante.

Je crois que c'est ce que j'entends le plus de la part de la communauté. Encore une fois, plus les deux parties peuvent mieux comprendre les perspectives, les besoins et les désirs de l'autre partie, mieux l'approvisionnement peut fonctionner. C'est pourquoi ce genre de choses est important. C'est la raison pour laquelle le Guide du gestionnaire est important, car il permet de faciliter ces conversations. Et c'est probablement la chose la plus importante que nous entendons de la part de la communauté dans ce domaine.

Lysane?

[00:22:01 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Lysane Bolduc : Merci Emilio. Moi, ce que je vais faire, c'est que je vais ajouter un point de vue peut-être le point de vue du secteur privé à ce qu'Emilio a déjà dit. Donc, évidemment il y a les gestionnaires qui participent au processus. Il y a les agents d'approvisionnement qui participent au processus mais il ne faut jamais oublier que le secteur privé est partie prenante également. Pour eux aussi c'est des changements qui sont introduits à l'heure actuelle. Eux aussi ils ont peut-être organisé leur business d'une certaine façon, leur compagnie d'une certaine façon. Là on va leur poser des questions différentes ou les mêmes questions mais différemment. Fait qu'eux aussi il faut qu'on les supporte à s'adapter à ce que l'on veut faire au sein des services professionnels.
Fait que, une des choses, je pense, qui est importante à faire, c'est qu'on demande et aux gestionnaires et au secteur privé d'augmenter les solutions, lorsqu'on va faire des approvisionnements et de diminuer le type de méthode d'approvisionnement qui constitue des tâches. Qu'est-ce que l'on fait quand on fait cela ? Bien c'est qu'on demande aux gestionnaires de transposer le risque au secteur privé plutôt que de le garder.
Quand on va chercher des ressources humaines mais qu'on garde la responsabilité d'un projet ou d'une entreprise ou d'un programme, avec des ressources qui nous aident à le livrer, on garde le risque. Souvent on va payer un certain prix, souvent plus cher en fait, que si on avait nos propres employés mais on n'a pas transféré le risque au secteur privé.

Donc une des choses que le guide révisé puis la nouvelle directive demandent de faire aux gestionnaires, puis je pense que c'est important, c'est de bien définir la portée. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'on demande des solutions au secteur privé. On leur transfère le risque.
Ça fait que ça, ça va demander une adaptation évidemment de nos clients, des propriétaires fonctionnels mais ça demande également une adaptation du secteur privé. Il faut qu'on les aide à s'adapter parce qu'il y a beaucoup de ces gens-là au sein des secteurs professionnels qui sont, en fait, ce que l'on appelle des « staffing agencies ». Ça fait que cela, ça va changer ; il faut les aider.
Ensuite, on demande aussi au secteur privé, puis cela les a beaucoup surpris, plus de transparence au niveau de leurs frais généraux et de leur marge de profit. Ils n'avaient jamais vu ça auparavant. Puis pourquoi ils n'avaient jamais vu ça, parce que le principe de base quand on va en appel d'offres, c'est que le prix le moins cher, on n'a pas besoin de savoir c'est quoi qu'il y a en-dessous, en termes comme de couche de marge de profit.
On se rend compte que quand on embauche des gens via le secteur privé, bien en fait, on a besoin de savoir exactement, ou en tout cas avec au moins un petit peu plus de précisions, combien on fait en termes de marge de profit sur ces gens-là. Puis pourquoi on a besoin de le faire ? Bien, parce que le secteur public a un devoir de se rapporter et d'expliquer que ce qu'on achète, bien on obtient une bonne valeur qualité/prix.
Fait que ça, ça demande au secteur privé une adaptation qui est non négligeable. Puis ensuite, ce qu'eux nous demandent puis qu'est-ce qu'on peut faire pour eux, le secteur privé, bien ils nous demandent… puis je pense que les propriétaires fonctionnels vont être d'accord, ils nous demandent de simplifier les processus puis de les numériser. C'est une des choses que SPAC s'apprête à faire. Puis ils nous demandent également, particulièrement les petites et moyennes entreprises et les entreprises qui sont issues de la diversité, d'avoir plus accès directement aux sollicitations du gouvernement fédéral.
Fait que ça, c'est à nous de les aider à accéder plus facilement, plus rapidement et de façon plus simple à tous ces outils. Merci.

Samantha Tattersall : Peut-être je peux ajouter juste une chose. Quelque chose que j'entends souvent, c'est une frustration avec un manque de planification.

Ce que je vous dirais, c'est que l'approvisionnement sera considéré comme un processus lent. Mais vous, vous avez probablement passé beaucoup de temps à développer un programme,

[00:26:23 Samantha Tattersall apparaît en plein écran]

Samantha Tattersall : ou une politique, qui nécessitera un approvisionnement. Et vous faites tout ce travail et soudainement, vous vous dites, ok, je suis prêt. J'ai besoin d'un approvisionnement. Ensuite, vous vous adressez à vos collègues de l'approvisionnement et vous leur dites, il faut que ce soit fait. Pourquoi c'est si long? Avant, les gens développaient des programmes et des politiques, puis disaient, ok, les gens des TI, faites-en un outil numérique. On ne le fait plus maintenant. Vous planifiez, vous développez numériquement.

Je demande, j'implore les personnes qui nous écoutent, lorsque vous développez, quoi que vous mettiez en œuvre, s'il s'agit d'un projet ou d'une politique, et que vous pensez qu'il y aura de l'approvisionnement, avisez-nous plus tôt. Même lorsque vous faites votre MC ou votre présentation au CT, s'il s'agit d'une initiative importante ou d'affaires courantes, parce que c'est souvent le cas. L'approvisionnement est perçu comment un processus lent, comme quelque chose à contourner ou à faire rapidement, alors qu'il aurait fallu y penser plus tôt.

C'est ce à quoi je demande aux gens de réfléchir : l'approvisionnement est là pour permettre l'obtention d'un résultat. Si vous en avez besoin, il faut y penser tôt et souvent.

[00:27:45 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Merci beaucoup, Samantha. Merci à tous et toutes. J'ai maintenant une question que je vais poser à tout le monde. Avez-vous des conseils à donner aux gestionnaires qui en sont aux premiers stades et qui tentent de prendre une décision concernant l'exécution d'un programme ou d'un projet et de déterminer si l'approvisionnement est le bon choix pour répondre à leurs besoins?

Emilio Franco :

Je vais commencer. L'approvisionnement est l'une des nombreuses approches permettant d'obtenir des ressources pour une initiative.

[00:28:16 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Executive Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : Et je crois que dans de nombreux cas, les gens trouvent que l'approvisionnement est lent, mais ils trouvent que les RH sont encore plus lentes. Les gens appuient sur le bouton de l'approvisionnement plutôt que sur celui de la dotation.

La première chose que dit le guide est de s'arrêter et de réfléchir à la meilleure façon d'atteindre l'objectif de l'organisation et à la manière dont les ressources – non pas l'approvisionnement, mais les ressources – seront affectées à cette initiative, afin qu'elles correspondent le mieux possible à votre capacité à exécuter ce mandat et cette priorité. Il présente un certain nombre de questions que vous pouvez vous poser. Il existe des moyens de recruter rapidement des fonctionnaires. Il existe des outils, différents types de mesures de dotation, des programmes internes au gouvernement. Vous devez les examiner, et le faire avant de décider si vous choisissez l'approvisionnement. Il s'agit donc d'une double vérification pour dire, hé, arrêtez-vous, réfléchissez, quelle est la meilleure façon d'aller de l'avant? Et parfois, reconnaître que certaines de ces approches ne sont pas réalisables et que c'est en fin de compte la raison pour laquelle vous allez vers l'approvisionnement.

Et l'autre chose à laquelle il faut penser, c'est que lorsque vous prenez cette décision, il ne s'agit pas seulement de savoir comment acheter, mais comment acheter de manière à soutenir et à contribuer à vos compétences essentielles et à votre capacité, en tant que fonction publique, à développer les capacités, les connaissances, etc.

Par exemple, si vous faites appel à un consultant, pourquoi ne pas prévoir des exigences en matière de transfert de connaissances – oui, d'accord, il y aura des frais supplémentaires – mais il s'agit aussi d'apporter des connaissances à la fonction publique. Et en l'appliquant, d'abord s'arrêter et prendre la bonne décision, poursuivre avec l'approvisionnement ou non et ensuite, si l'on décide que oui, réfléchir à la meilleure façon de le faire, non seulement pour atteindre l'objectif, mais aussi pour compléter, développer et renforcer les capacités internes, en particulier s'il s'agit d'un approvisionnement à plus long terme.

[00:30:06 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : J'aimerais ajouter quelque chose, qui est – pardon, Lysane – souvent les gens disent,

[00:30:12 Samantha Tattersall apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Assistant Comptroller General, Treasury Board of Canada Secretariat. / Contrôleuse générale adjointe, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Samantha Tattersall : oui, mais mon financement prendra fin. C'est un financement temporaire. Je n'ai pas le financement pour embaucher du personnel, ou bien j'ai le financement pour les opérations, mais pas pour les salaires. C'est ce que nous entendons. Je crois qu'en tant que gestionnaires, vous êtes tous au courant, il est possible de convertir les coûts d'opérationnels en salaires. Il s'agit, encore une fois, d'aligner vos besoins.

Quand nous parlons de la raison d'être des services professionnels. Il existe des raisons légitimes de faire appel à des services professionnels. Parfois, il y a un besoin urgent, une expertise précise. Il y a un besoin, un besoin légitime, mais c'est en quelque sorte, cette vérification. Est-ce qu'il entre dans cette catégorie? Et s'il s'agit d'un problème à plus long terme? C'est peut-être une demande pour combler un vide immédiat, mais peut-être que j'ai besoin d'un plan à plus long terme, et si ça doit durer longtemps, je dois réfléchir à ma stratégie RH à plus long terme, comme l'a dit Emilio.

Et je m'assure que pendant que je fais appel à ce consultant, ce transfert de connaissances va revenir, parce que nous savons, et je ne pense pas parler à tort et à travers, qu'il y a des consultants qui travaillent sur les besoins à long termes, plutôt que les besoins ponctuels à court terme. Selon moi, s'il s'agit d'un besoin à long terme, la manière dont nous effectuons ce transfert de connaissances vers la fonction publique est importante.

[00:31:41 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Lysane Bolduc : Emily, si je peux, j'aimerais ça peut-être lancer un cri du cœur pour faire écho à ce que Samantha a dit. Un petit peu plus tôt elle l'a dit en anglais, je vais le dire en français.

[00:31:53 Lysane Bolduc apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Director General, Public Services and Procurement Canada. / Directrice générale, Services publics et Approvisionnement Canada.]

Lysane Bolduc : Fait que moi, je l'ai dit un petit peu plus tôt, je viens du monde de l'infrastructure. En infrastructure on a des gestionnaires de projets. On planifie toutes nos activités. Jusqu'à un certain point dans ce domaine-là on planifie également toutes les activités d'approvisionnement. Ce n'est peut-être pas le cas dans tous les domaines qui font une utilisation des services professionnels. Puis pour faire écho à ce que Samantha a dit, du point de vue des approvisionnements, ce qu'on entend, c'est : vous nous causez des délais. Bien c'est sûr que lorsque ça fait deux ans, trois ans, des fois plus de temps que ça qu'on planifie de mettre en œuvre un programme ou un projet, et que tout à coup on arrive aux approvisionnements, c'est perçu, mais ce n'est pas nécessairement le cas, comme un délai.
Donc, cri du cœur ; s'il vous plaît, si vous êtes gestionnaire, si vous êtes propriétaire fonctionnel, merci de nous impliquer rapidement dans la planification de la livraison de vos programmes et projets.
Puis, Emily, pour revenir à la question : à quoi il faut penser au moment où; on veut faire une sollicitation ? Moi, j'aurais envie de vous dire, vous connaissez vos programmes mieux que nous aux approvisionnements. Vous connaissez vos projets, même chose, mieux que nous. Vous connaissez probablement mieux le marché. Si la bonne décision c'est d'aller en APRO et de ne pas utiliser de ressources en interne, votre connaissance du secteur privé est primordiale pour bien définir comment on va aller en appel d'offres. Parce que ça arrive des fois, on sait qu'on a besoin du privé mais on n'est pas sûr parce que justement on n'a pas l'expertise de comment le secteur privé peut répondre à notre besoin. À ce moment-là c'est important d'utiliser le processus pour faire des demandes d'information auprès du secteur privé avant d'aller en appel d'offres pour être certain qu'ils vont répondre de la meilleure manière possible, meilleur qualité/prix possible. Merci.

Emily Wehbi : Merci, Lysane.

[00:33:52 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Merci, Lysane. J'ai encore deux questions à poser, et je vois qu'il y a beaucoup de questions pertinentes qui nous parviennent du clavardage.

[00:34:00 Emily Wehbi apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Senior Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directrice principale, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emily Wehbi : Merci à tous ceux et celles qui ont participé. Continuez à nous envoyer des questions. La question suivante est, encore une fois, ouverte à tout le monde. Avez-vous des conseils à donner aux personnes qui savent que l'approvisionnement est la voie à suivre, et qui doivent l'appliquer de façon concrète. Ils collaborent avec l'agent d'approvisionnement, une autorité contractante, et ils structurent l'approvisionnement et le contrat. Avez-vous des conseils à donner à ces gestionnaires sur cette étape?

[00:34:30 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emilio Franco : Je vais commencer par le cadre général. Une fois que vous avez entamé le processus d'approvisionnement, vous avez à ce stade, en tant que gestionnaire, deux responsabilités essentielles.

[00:34:44 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Executive Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : La première est l'énoncé des travaux et l'autre un critère d'évaluation qui permettra de déterminer équitablement qui est l'entrepreneur. Il y a plusieurs autres éléments, mais ces deux responsabilités sont les principales. Dans les deux cas, il s'agit bien sûr de faire preuve d'intégrité et de veiller à ce que cette intégrité soit maintenue tout au long du processus.

En élaborant un énoncé des travaux, vous avez ces responsabilités plus importantes. Et si nous revenons aux responsabilités des gestionnaires, c'est la définition du résultat, de ce dont vous avez besoin. Et votre énoncé des travaux est le document qui permet de le définir efficacement. Quel est mon besoin? Quel est le résultat que j'essaie d'obtenir? Et dans ce cadre, nous devons toujours nous rappeler que nous avons des responsabilités plus importantes qui doivent être prises en compte. Par exemple, il peut y avoir des exigences juridiques, des exigences de sécurité, de confidentialité, d'accessibilité, de valeurs et d'éthique, qui doivent toutes être intégrées dans ce document. Ce sont les tâches qu'un gestionnaire doit accomplir dans le cadre de ses obligations quotidiennes, et qui sont ensuite formalisées et définies dans un énoncé des travaux.

Également, vous pourriez avoir des considérations plus générales liées au mandat de votre ministère ou aux priorités du gouvernement, auxquelles vous devez également réfléchir dans le cadre de la structuration. Par exemple, les possibilités de soutenir les entreprises autochtones dans le cadre de votre approvisionnement, les considérations environnementales ou socio-économiques et, encore une fois, des éléments tels que l'accessibilité, etc. Il s'agit de documenter et de rassembler tous ces éléments dans un document qui définit clairement votre objectif et qui oriente la stratégie et l'approche que vous allez acquérir.

D'autre part, vous avez le critère d'évaluation. Comment allez-vous procéder à l'évaluation? C'est un point sur lequel vous devez travailler en étroite collaboration avec votre agent de négociation des marchés. À savoir, voici les éléments que je vais utiliser pour déterminer qui va remporter la compétition finale et m'assurer que tout se fait de manière équitable. Par « équitable », je veux dire que votre document n'a pas été rédigé de manière à orienter le résultat vers une entreprise favorite, que toutes les entreprises savent comment elles seront évaluées, et que ce sera mis en œuvre.

En réalité, dans le cadre de votre structuration, vous devez réfléchir à ce dont vous aurez besoin, et à la manière de l'obtenir. Et comment vous assurer que tous les éléments qui sont prioritaires pour vous, votre organisation et le gouvernement sont pris en compte. Et comment vous allez évaluer équitablement les entreprises qui choisiront de répondre.

[00:37:10 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Lysane Bolduc : J'aimerais ça, Emily, si c'est correct, ajouter quelque chose à ce qu'Emilio a déjà dit.

[00:37:16 Lysane Bolduc apparaît en plein écran.]

Lysane Bolduc : Donc, Emilio a parlé de l'importance de bien définir ce que vous voulez, « The scope of work » en français, la portée de ce que vous voulez. J'ajouterais que ce que vous définissez, il faut être capable de le mesurer. C'est-à-dire que la journée où; vous allez recevoir une facture puis qu'on va vous dire : est-ce qu'on devrait la payer ? Vous devez être en mesure – puis là je vais vous donner des exemples – de dire : oui, j'ai bien reçu ce que je voulais. Je vais vous donner un exemple. Emilio a parlé d'écologisation dans vos approvisionnements. On peut demander à ce que ça soit vert et rester très général. On peut demander à ce que ça rencontre les critères de LEED or par exemple ; c'est beaucoup plus précis. À ce moment-là on est capable de le mesurer, puis là on est capable de dire : ça, je peux le payer. Quand on demande 100 heures de travail de quelqu'un de senior, c'est très facile à mesurer mais sauf que ça ne parle pas du tout de la qualité de ce qui a été livré.
Fait que, prenez le temps de penser à ce dont vous avez besoin ; pas de qui vous avez besoin, ni de combien de temps vous en avez besoin mais de ce que vous avez besoin et laissez le secteur privé définir, parce que c'est là qu'on va chercher des efficacités. Quand on leur dit : j'ai besoin de tel type de personne pendant tant de temps, on leur enlève toutes leurs opportunités de nous revenir avec des propositions où; ils ont mis le meilleur d'eux-mêmes : de l'innovation, puis potentiellement des coûts qui sont améliorés. Si on demande ce que l'on veut et pas qui on veut, c'est l'inverse. Parce que là, tout ce que l'on a défini c'est ce qu'on veut au final. Merci.

[00:39:08 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : Je voudrais juste ajouter, parce que nous parlons d'énoncés des travaux.

[00:39:14 Samantha Tattersall apparaît en plein écran]

Samantha Tattersall : Nous avons renforcé les exigences selon lesquelles tous les gestionnaires doivent disposer d'un énoncé des travaux très clair. Je tiens à souligner trois fois ce point. Je ne sais pas ce que vous allez retenir de cette discussion, probablement, et j'espère, beaucoup de choses, mais celle-là est vraiment primordiale. Parce que si vous observez ce qui se passe actuellement dans le cadre d'autres procédures de négociation des marchés, l'un des problèmes [qui] ressort très clairement est que les énoncés des travaux étaient très généraux, et permettaient donc aux gens d'obtenir toutes sortes d'autorisations de tâches. Et ça se traduit par deux choses.

D'une part, si vous lisez les rapports des auditeurs généraux, c'est très difficile de suivre l'argent. Ensuite, si le document est trop général, c'est difficile de gérer les personnes, les entrepreneurs, vers les résultats. Je ne dis pas qu'il faut détailler tout ce dont vous avez besoin. Mais qu'il doit être basé sur les résultats. Mais comment savoir s'ils répondent réellement à ce que vous avez demandé?

[00:40:20 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : L'énoncé des travaux est très, très important. Prenez-le de cette façon, parce que je fais toujours un parallèle avec les RH. Vous avez un employé qui n'est pas performant, mais vous revenez à l'EGR et votre objectif est tellement général, que c'est très difficile de dire s'il l'atteint ou non. Si ça fait partie de votre cadre, vous devez être clair dans votre énoncé des travaux. Je sais que les délais sont parfois serrés, mais ce point est essentiel. Ce rôle, cette responsabilité que vous avez, est si important pour l'ensemble du processus d'approvisionnement.

Emily Wehbi : Je vais enfreindre ma propre règle. J'allais poser d'abord nos questions et me tourner ensuite le clavardage, mais une question a été posée sur ce point, et ça me semble vraiment important.

Donc, Lysane, on a reçu une question. Quelqu'un nous demande si la communauté va recevoir des gabarits de critères d'évaluations techniques pour des demandes de propositions centrées sur les tâches, dirigés aux entrepreneurs et non aux ressources ?

Lysane Bolduc : Okay. Donc, oui, ça s'en vient. En fait, on a déjà deux types de gabarit qui sont disponibles, qu'on a mis sur AchatsCanada. Puis on a également – en anglais on dit des « check list » – qui sont alignés avec les nouvelles directives du secrétaire du Conseil du Trésor, puis le guide également.

[00:41:43 Lysane Bolduc apparaît en plein écran.]

Lysane Bolduc : Donc à l'heure actuelle les gabarits qui sont disponibles – là je vais être obligée d'utiliser un acronyme en anglais – sont pour les méthodes d'approvisionnement qu'on appelle le «TBIPS et le TSPS » pour le moment. On est en train de développer des gabarits aussi pour les « Solutions based », les contrats, les méthodes d'approvisionnement de ce type-là. Les « check list » – je l'avais l'expression en français un petit peu plus tôt, là ça m'échappe – les « check list » sont spécifiquement lorsque vous faites un « task authorization ». Donc c'est un type de « check list », puis en général, peut-être pour encore plus parler du point de la documentation qui est super importante dans tout le cycle de l'approvisionnement, c'est-à-dire à partir de la sollicitation jusqu'à ce que le contrat n'existe plus. Donc la majeure partie de ce cycle-là, je vais peut-être le dire, c'est vous les gestionnaires qui la gérez, parce que l'approvisionnement, la sollicitation, ça se fait au début mais toutes les années où; vous gérez le contrat, il faut également documenter.
Fait que pour ça aussi on a fait une « check list » – ça va me revenir avant la fin du panel – pour les gestionnaires, les gens qui sont sur l'appel, pour être sûr que vous avez ça. Mais oui, pour les solutions, ça s'en vient. On est en train de développer des gabarits aussi. Merci pour la question. Merci du rappel aussi de ce qu'on doit faire pour vous aider.

[00:43:04 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Non, pas de problème. Et Samantha, je pense que vous avez dit aux gens de souligner ce point trois fois. Nous recevons beaucoup de questions, ce qui est excellent. Je vais en poser une autre, puis nous poursuivrons. La question est la suivante : quelqu'un a-t-il des conseils à donner? C'est peut-être encore une question pour vous, Lysane, sur la façon dont les propriétaires fonctionnels et les gestionnaires peuvent améliorer la rédaction des énoncés de travaux.

Lysane Bolduc : Oui. Bien, c'est sûr qu'il y a évidemment les gabarits mais moi j'ai envie de vous dire, il faut connaître l'environnement dans lequel vous travaillez. Informez-vous sur comment le marché peut vous supporter, comment ils sont organisés, eux. Si vous n'êtes pas bien au courant, prenez le temps de faire des demandes d'informations, ça fait partie des processus de sollicitation, pour mieux comprendre ce qu'ils peuvent vous offrir en fait. Parce que, de la même manière que comme consommateur personnel, avant de faire un achat, un gros achat, on s'informe sur ce qui existe, qui n'existe pas, les meilleures pratiques, ce qui est un bon rapport qualité/prix, même chose. Quand on va chercher des services professionnels, il faut comprendre qui est en mesure de nous offrir quoi, quel type de service, pour bien être capable de structurer les sollicitations.

Samantha Tattersall : Oh, allez-y, Emilio.

Emilio Franco : J'allais juste ajouter quelque chose. Selon moi, l'une des choses qui permet de simplifier un énoncé des travaux est de mettre l'accent sur les résultats plutôt que sur une approche traditionnelle.
Dans le passé, par exemple, nous disions, j'ai besoin d'un rapport sur la manière d'augmenter l'efficacité de la production de saumon dans une zone de pêche particulière. Et nous décrivions les différents objectifs que le rapport doit atteindre. Ça demandait beaucoup de travail, beaucoup de réflexion, etc.

Mais si on adopte une approche axée sur les résultats, on peut dire, j'ai besoin de conseils sur les façons d'augmenter la production de saumon de 50 %. Ensuite, il s'agit de savoir comment différentes personnes peuvent fournir différentes propositions. Ça devient plus facile, et votre définition est simplement en fonction du résultat que vous tentez d'atteindre, au lieu de tout un tas d'éléments qui rendent la chose beaucoup plus complexe et difficile à mettre en œuvre dans le processus d'énoncé des travaux. Le simple fait d'adopter un point de vue différent sur la manière d'aborder ces questions permet de les simplifier et de les rendre plus faciles à rédiger.

Samantha Tattersall : Je suis contente que vous ayez commencé, parce que c'est presque une démystification. C'est comme, Oh! Un énoncé des travaux. Oh, mon Dieu. Je n'ai jamais rédigé d'énoncé des travaux. C'est quoi, un énoncé des travaux? Comment est-ce que je peux avoir un énoncé des travaux comme avant? C'est de l'approvisionnement. Je n'y comprends rien.

C'est, respirez. Prenez du recul. Qu'essayez-vous d'accomplir par votre approvisionnement? C'est la raison pour laquelle j'ai parlé d'une planification encore plus précoce, pour ne pas être pressé. Vous avez besoin d'approvisionnement. Pourquoi? Quel résultat voulez-vous atteindre? Partez de ces principes, quelle est la réussite à la fin de l'approvisionnement.
On entend si souvent dire, j'ai reçu un rapport du consultant, et ce n'est pas ce que je voulais, j'ai donc dû le retravailler. D'accord, alors vous n'avez pas clairement défini ce que vous vouliez dès le départ pour permettre à la meilleure entreprise ou au meilleur fournisseur d'y arriver.

Je n'essaie pas de simplifier les choses, mais les premiers principes consistent à s'asseoir avec son équipe et à se demander ce que l'on attend de cet approvisionnement. Commencez par là. Le simple fait d'énumérer ces éléments et de mettre l'accent sur les résultats constitue déjà un pas en avant, pour être tout à fait honnête.

Emily Wehbi : Merci beaucoup, tout le monde. Revenons maintenant aux phases. Nous avons commencé par la première phase : comment décider si l'approvisionnement est l'outil adéquat. Et nous avons terminé notre discussion sur la deuxième phase : comment structurer l'approvisionnement et le contrat? Parlons maintenant un peu de la dernière phase, qui concerne les conseils relatifs à la gestion du contrat.

En ouvrant à nouveau la discussion aux invités d'aujourd'hui, avez-vous des conseils à donner aux gestionnaires qui nous écoutent, qui ont peut-être déjà un contrat en place et qui supervisent au jour le jour l'exécution du travail, ou à ceux qui sont sur le point d'entrer dans cette phase.

Lysane Bolduc : Je vais commencer, puis je commence à la deuxième phase, en fait, je complète un petit peu la deuxième phase.

[00:47:39 Lysane Bolduc apparaît en plein écran.]

Lysane Bolduc : Une des choses qu'on n'a pas dites pour le moment, je pense qu'il est important quand on structure la portée, c'est d'établir des jalons, des jalons très spécifiques. Parce que ça va prendre un certain temps de tout livrer. Si on attend au produit final, ça nous donne peu d'opportunités de vérifier au fur et à mesure que le travail est fait. Ça fait que je pense que de – puis plus particulièrement, je vais reprendre l'exemple de l'information de la technologie ; dans ce domaine-là des fois c'est plus facile de faire des petits essais, des petits essais pilotes peut-être, puis de vérifier si on a la bonne approche avant de continuer à la prochaine étape. Fait que je pense que dans la portée, de mettre des jalons pour être certain qu'on se donne la permission d'aller vérifier ce qui se fait dans le temps avec notre fournisseur, fait qu'au moment de la troisième étape, l'étape de gestion du contrat, bien c'est ça que l'on vérifie : on vérifie, est-ce qu'on a donné ce à quoi on s'attendait à l'étape un, à l'étape deux, à l'étape trois, etcetera au fur et à mesure ? Puis ça permet de corriger le tir si ce n'est pas le cas, plutôt que – pour reprendre l'exemple d'Emilio – le rapport ; bien le rapport c'est super facile. Au moment du contrat de dire, il y aura deux rapports intérimaires. Il y en a un qui sera livré trois mois avant la fin du contrat et on s'attend à ça, ça, ça, ça, ça dedans. Il y en a un qui sera livré un mois avant la fin du contrat qui sera une ébauche de rapport final. Puis là ça nous donne un mois encore pour s'assurer que l'on a ce que l'on veut. Alors que si tout ce que l'on a mis dans le contrat c'est un livrable final, bien là c'est fini. On a dépensé tous les fonds puis on n'a pas l'opportunité de retourner au secteur privé pour leur dire : mais ce n'est pas tout à fait ce que je voulais

[00:49:27 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emilio Franco : Donc pour la phase trois, moi je dirais aussi que comme Lysane expliquait, à la fin de la journée, c'est le rôle du gestionnaire la gestion du contrat, c'est essentiel.

[00:49:40 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Parce que cette personne est vraiment censé travailler plus directement avec le fournisseur que l'autorité contractante. Quand le contrat est mis en place, c'est vraiment le gestionnaire qui prend contrôle de cette relation toujours en consultant avec l'équipe d'approvisionnement. Mais les gestionnaires, c'est eux qui attestent, qui passe en revue les livrables ; qui voit si les ébauches sont bien préparées, si c'est en conformité aux attentes du contrat. C'est eux qui collaborent avec le fournisseur afin de veiller à ce que les produits finaux soient acceptables, à la fin de la journée.
Donc, c'est très important comme gestionnaire, comme propriétaire fonctionnel de vraiment prendre ce rôle au sérieux, d'assurer que tous les éléments du contrat, par exemple les éléments de sécurité que les consultants reçoivent leur propre code de sécurité ; que les livrables sont livrés. C'est un rôle très important.

Et au final, les gestionnaires responsables du contrat doivent s'assurer que tous les éléments clés décrits dans le contrat sont respectés. Et il ne s'agit pas seulement du rapport final, mais aussi de la sécurité, de la confidentialité, de l'accessibilité, de l'environnement, de tout ce qui est défini.

Et en cas de problèmes de rendement, vous devez vous assurer d'appeler votre agent de négociation des marchés, votre sympathique agent d'approvisionnement, qui vous aidera à gérer ces problèmes. Mais laisser aller les choses et signer un produit livrable non satisfaisant, ce n'est pas un bon résultat.

Nous devons gérer nos fournisseurs. Nous devons gérer nos fournisseurs pour pouvoir obtenir nos produits finaux. Et ça demande du travail et de la responsabilité de la part des gestionnaires. Vous devez accepter un contrat en sachant que vous aurez ce rôle à jouer. Il ne s'agit pas seulement de prendre du recul et d'attendre les résultats. Vous devrez faire une gestion active.

[00:51:40 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : Je peux peut-être ajouter quelque chose, parce que je sais que les gens se disent souvent, Oh, ceci ou cela est arrivé, mais je ne suis pas l'autorité contractante. Non, c'est vous qui gérez la relation et qui veillez à ce que vous obteniez ce que vous avez demandé. C'est pourquoi nous revenons à l'énoncé des travaux.

Et je voudrais également souligner, que pendant que vous gérez ce contrat, nous avons parfois parlé de produits livrables, mais il s'agit peut-être d'embauche de personnel également. Vous devez vous assurer que l'objectif de ces personnes est clair et que vous ne créez pas une relation employeur/employé. Vous ne pouvez pas traiter un entrepreneur de la même manière qu'un membre de votre équipe. Il s'agit d'un consultant, ou d'un entrepreneur. Et selon votre contrat, ils doivent fournir certains résultats, et vous devez les obliger à les respecter.

C'est très, très, très important. Il y a beaucoup d'éléments, et pas seulement dans nos politiques, mais dans d'autres politiques du Conseil du Trésor. Mais selon moi, c'est un élément important dont il faut être conscient en tant que gestionnaire.

Emily Wehbi : D'accord, dernière question avant de passer aux questions de l'auditoire. Pouvez-vous nous parler un peu des valeurs et de l'éthique, et de la manière dont vous considérez qu'elles sont à la base de la décision d'approvisionnement, de la structuration de l'approvisionnement et de la gestion des contrats connexes. Vos derniers mots sur les valeurs et l'éthique, en quelque sorte?

Samantha Tattersall : D'accord, je vais commencer, et je vais peut-être aller dans tous les sens, mais après avoir assisté à la réunion du comité ce matin et y avoir été souvent par le passé, il y a deux ou trois choses qui, si vous regardez les enjeux actuels, sont vraiment importantes du point de vue des valeurs et de l'éthique.

Premièrement, il n'y a pas de mal à faire appel à l'industrie. En fait, nous parlons de l'importance de la mobilisation de l'industrie. Vous devez comprendre le marché, la capacité, les possibilités qui existent sur le marché. Mais vous devez le faire d'une manière qui ne mette pas en péril l'approvisionnement futur. Il s'agit d'être juste, ouvert et transparent.

Vous ne pouvez pas créer un avantage déloyal. Vous avez tous déjà entendu au moins une fois, qu'un fournisseur aurait été invité à élaborer un énoncé des travaux. Évidemment, je n'ai pas besoin de vous dire en quoi ça constitue une violation des valeurs et de l'éthique. Votre mobilisation est importante, mais vous devez veiller à ce qu'elle ne compromette pas l'intégrité du processus.

Ensuite, parce que je veux dire les vraies choses aujourd'hui concernant les problèmes que nous avons vus, c'est que vous devez vous assurer que vous ne vous mettez pas dans une position de conflit d'intérêts. Vous devez comprendre la directive sur les conflits d'intérêts et vos responsabilités en tant que fonctionnaires, parce qu'il s'agit d'une condition d'emploi.

Et je voudrais souligner – et ça fait partie de la procédure obligatoire que vous, en tant que gestionnaires, devrez signer avant la signature d'un contrat – c'est que vous n'avez pas dirigé de ressources vers une entreprise en particulier. Et je vais le résumer en termes simples. Si je passe un contrat avec Emily, je ne peux pas dire à Emily que je veux qu'Emilio soit un sous-traitant d'Emily. Ma relation est avec Emily. Je dis à Emily ce dont j'ai besoin, quels sont mes objectifs, et Emily le fait pour moi.

Il s'agit là de deux éléments importants présents dans l'environnement, et je tiens vraiment à insister sur ce point, car à partir d'aujourd'hui, vous devrez attester que vous n'êtes pas en situation de conflit d'intérêts et que vous n'avez pas dirigé les ressources de quelque manière que ce soit. Je partirai donc de là.

Lysane Bolduc : Peut-être pour ajouter sur ce que Samantha vient de dire, en particulier lorsque vous interagissez avec le secteur privé. Le secteur privé est intéressé à vous parler quand vous avez des achats à faire. Comme Samantha disait, il faut que vous communiquiez, il faut que vous compreniez ce qu'ils peuvent vous offrir. La meilleure façon de vous protéger c'est de vous assurer que vous ne les rencontriez pas dans un environnement seul à seul. Par exemple, il y a énormément de gens qui font partie d'association de compagnies. Presque toutes font partie d'une association X, Y ou Z. Parler aux associations c'est beaucoup plus sécuritaire d'y aller via une association que d'aller directement parler à chacune de ces entreprises. Le seul à seul, il pourrait y avoir apparence que, même si ce n'est pas le cas, il pourrait y avoir quand même apparence que vous essayez de diriger le travail vers l'une ou l'autre de ces compagnies-là. Je vais vous donner l'exemple de l'Association de la construction canadienne, c'est un regroupement de compagnies privées qui œuvrent dans le domaine de la construction. Mais on – quand je dis on, je parle du ministère et puis ça a même été notre secrétaire parlementaire au niveau de SPAC pendant un certain nombre d'années. On leur parle sur une base mensuelle. Mais on parle à une association, on ne parle pas à des compagnies individuelles au sein de cette association-là. Fait que peut-être un petit truc pour vous protéger, en fait.

Emilio Franco : La dernière chose que j'ai à dire sur ce sujet, c'est qu'au final, l'approvisionnement doit être équitable, ouvert et transparent. Nous le répétons souvent, mais qu'est-ce que ça signifie? L'équité signifie que le processus traite tout le monde de la même manière. Qu'il n'y a aucun favoritisme, aucune information cachée ou autre, que le processus traite tout le monde de manière juste et équitable.

La transparence signifie que les règles du jeu sont accessibles à tous, de sorte que si vous êtes un fournisseur, vous savez exactement à quoi vous répondez, comment vous allez être évalué et comment ce processus va se dérouler, de sorte que les règles sont claires. Tout le monde est sur un pied d'égalité et les règles sont là. Et l'ouverture signifie que tout le monde a cette possibilité. Les règles sont claires, tout le monde les connaît, et tout le monde est traité de la même manière. Et c'est là des principes fondamentaux de la procédure d'approvisionnement.

Et tant que vous dites aux gens ce que vous allez faire, que vous le faites réellement, et que vous le dites à tout le monde publiquement, vous atténuerez les risques dans votre processus d'approvisionnement. Vous devez ensuite documenter vos décisions et revenir au code de conduite, au code de valeurs et à l'éthique de la fonction publique et réfléchir à la manière dont ces principes s'appliquent.

Il peut s'agir de choses très simples, comme des cadeaux. Si vous êtes dans un processus d'approvisionnement, je sais que certains ministères disent 50 $ ou peu importe, mais ne le faites pas. Vous pouvez payer votre propre café, vous n'avez pas à vous faire offrir qu'on paye pour votre café. Vous pouvez le faire vous-même. Prenez des mesures pour vous assurer que vous évitez ces conflits et ces situations.

Et gardez toujours en tête qu'en matière d'approvisionnement, l'un des éléments clés de l'intendance est l'utilisation responsable des ressources publiques. C'est un point qui a également été soulevé dans un certain nombre d'études. Même si la procédure a été bien suivie, le montant dépensé est-il approprié et proportionnel au résultat? C'est une chose à laquelle il faut toujours penser, avez-vous réussi à obtenir de la valeur dans ce que vous tentez d'accomplir?

C'est parfois difficile de déterminer dès le départ si on peut ou non obtenir de la valeur, mais il faut toujours se demander, quel est mon budget pour ça? Et si quelqu'un me demandait, est-ce que quelques centaines de milliers de dollars pour ce rapport, qui pourrait atterrir sur une tablette, est de l'argent public bien dépensé? Vous devez vous poser ces questions avant de vous lancer dans le processus.

Emily Wehbi : Merci beaucoup. Il nous reste environ 30 minutes, je vais donc tenter de répondre à quelques-unes des questions. Nous avons beaucoup de très bonnes questions, je vous invite donc à y répondre,

[01:00:01 Emily Wehbi apparaît en plein écran.]

Emily Wehbi : mais gardez en tête qu'il y aura beaucoup de matière et donc d'occasions de discussion. D'accord, c'est parti. Et je ne vais pas y aller doucement, les amis, je vais vous en poser autant que possible. La première question : Avez-vous des conseils pour les gestionnaires qui veulent

[01:00:20 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : interagir avec l'industrie, avec les fournisseurs ?

Avez-vous des conseils à donner aux gestionnaires ou aux propriétaires fonctionnels qui souhaitent collaborer avec l'industrie, parce qu'ils veulent connaître leur activité, comme certains d'entre vous l'ont mentionné, et qu'ils veulent obtenir le meilleur prix et la meilleure valeur pour les Canadiens et Canadiennes? Avez-vous des suggestions ou des conseils pour ces activités?

Lysane Bolduc : Je vais commencer. Donc oui, parlez aux associations qui représentent le secteur d'activités avec lequel vous souhaitez faire affaire. Ils vont être super contents de vous rencontrer, ils représentent leurs membres, ils représentent les compagnies. Fait que ça, vous pouvez faire cela en dehors d'un processus de sollicitation de façon sécuritaire pour vous protéger. Ça c'est le premier. Puis le deuxième, comme je le mentionnais précédemment, c'est ce que l'on appelle en anglais le « Request for information ». On ne sait pas trop ce que l'on va faire ; une demande d'information. Ça se fait sur AchatsCanada et ça se fait de façon complètement transparente, parce que comme Emilio le disait, ce que l'on essaie de faire c'est de donner la chance à tout le monde de répondre. Ceux qui sont intéressés dans le secteur privé vont vous poser des questions, vont vous donner de l'information. Vous rendez les réponses publiques à tout le monde via le processus. Fait que pour faire ça, vous travaillez avec vos agents d'approvisionnement. Donc deux façons, la façon formelle, je viens de la décrire, la façon informelle, parlez aux associations qui représentent l'industrie avec laquelle vous voulez faire affaire.

Emily Wehbi : Excellent. Question suivante. Donc, quelques participants ont fait remarquer qu'il y a parfois un déséquilibre des connaissances lorsque le propriétaire fonctionnel est responsable d'un programme, mais que le besoin concerne plutôt les TI et qu'il n'a pas toujours les capacités techniques requises pour répondre à toutes les exigences détaillées des services professionnels de TI. Avez-vous des conseils à donner dans ces situations?

Lysane Bolduc : J'allais me jeter à l'eau. Emilio, vous voulez y aller?

Emilio Franco : Allez-y.

Lysane Bolduc : D'accord. C'est une très grande question.

[01:02:24 Lysane Bolduc apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Director General, Public Services and Procurement Canada. / Directrice générale, Services publics et Approvisionnement Canada.]

Lysane Bolduc : Selon moi, c'est probablement le secteur dans lequel nous, le gouvernement du Canada, devons améliorer nos connaissances en interne. Et pourquoi? Parce que c'est un secteur d'activité relativement nouveau. Nous sommes encore en train de définir les normes.

Je dirais, comme Emilio et Samantha l'ont déjà mentionné, que si vous devez collaborer avec ce secteur, commencez doucement. Faites un pilote, structurez votre contrat de manière à ce que vous ayez la possibilité de vous retirer. Ne visez pas immédiatement l'élément important que vous tentez d'obtenir dans l'univers des TI. C'est un premier conseil.

Ensuite, assurez-vous de conserver ce que vous avez appris, car trop souvent, vous embauchez ces entrepreneurs qui vous apportent leur contribution, puis ils s'en vont, et les connaissances disparaissent. C'est dommage. Nous avons payé pour ça. Essayons de retenir les informations pour que la prochaine fois, et je pense que dans ce secteur particulier, ça prendra du temps. Développons les connaissances en interne. Embauchons des gens, plus de gens, pour que ces gens dépassent l'infrastructure.

En matière d'infrastructure, nous avons des ingénieurs et des architectes. Ils travaillent pour nos différents ministères. Ils peuvent rédiger des spécifications techniques et évaluer si les livrables répondent ou non à nos attentes. Nous avons quelques-unes de ces personnes, mais nous n'en avons pas assez dans le secteur des TI, et nous devons renforcer cette capacité. C'est tellement important, pour être meilleurs et arriver à le faire dans le futur. C'est le secteur de l'avenir, nous devons donc être capables de le faire.

[01:04:02 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emilio Franco : J'ajouterai quelques brèves remarques. Comme Lysane le laisse entendre, toutes les tâches qu'un gestionnaire du gouvernement du Canada aura à accomplir au cours des prochaines années impliqueront une certaine forme de TI.

[01:04:15 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Executive Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : Il s'agit donc de s'assurer, sans que l'approvisionnement soit impliqué, sans le concept d'approvisionnement, de vous informer sur la technologie et de comprendre mieux cet espace, et l'École offre plusieurs cours. Vous pouvez avoir des conversations sur le perfectionnement professionnel et l'apprentissage avec vos propres gestionnaires. Mais c'est important, simplement pour renforcer les capacités générales, en tant que fonctionnaires du numérique.

Et j'ajouterais deux choses. D'une part, vous n'êtes jamais seul lors d'un approvisionnement et vous pouvez toujours compter sur les experts de votre ministère pour vous aider. Lorsque vous faites quelque chose en rapport avec les TI, <inaudible> discutez avec vos responsables de la sécurité pour vous assurer que vous comprenez les considérations de sécurité associées aux TI, car très peu de gens sont des experts en sécurité des TI et en cybersécurité. Mais votre organisation possède des experts, qui sont là pour vous aider. Allez leur parler, consultez-les, demandez-leur conseil. Vous avez également d'experts en matière de confidentialité. Des experts en TI en général, au sein de votre organisation de TI ou de DPI. Ils sont là pour vous aider. Ne vous sentez pas seul, n'hésitez pas à vous collaborer avec [eux].

Ensuite, et en particulier lorsque vous êtes dans un espace où; vous avez peu d'aptitudes techniques, ou que vous ne comprenez pas ce qui se passe réellement dans l'industrie, comme Lysane l'a mentionné, collaborez avec l'industrie, mais concentrez-vous également sur le résultat que vous essayez d'atteindre, comme nous l'avons mentionné plus tôt. Plus vous serez clair sur, d'accord, quelle que soit la technologie que j'essaie de mettre en œuvre, quel est mon objectif final? Si vous pouvez mettre l'accent sur la formulation de ces objectifs, laissez ensuite l'industrie proposer des idées sur la manière d'y parvenir, et vous pourrez structurer votre approvisionnement, comme l'a mentionné Lysane, pour vous permettre de vous retirer si ça ne fonctionne pas.

Et c'est bien mieux, surtout si vous ne disposez pas de l'expertise nécessaire, que de passer deux ou trois ans à essayer de perfectionner vos exigences et de définir exactement ce que la machine va faire, quelle couleur elle va clignoter. Concentrez-vous sur les résultats. Demandez à vos experts de s'assurer que vous disposez des exigences les plus larges et collaborez avec la sécurité, la confidentialité et ainsi de suite, puis avec l'industrie sur des solutions potentielles. Ce serait un cadre idéal, surtout si vous n'avez pas l'expertise vous-même.

[01:06:07 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : J'ajouterai simplement qu'Emilio a raison, vous aurez des experts techniques qui pourront vous aider à développer l'énoncé des travaux.

[01:06:16 Samantha Tattersall apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Assistant Comptroller General, Treasury Board of Canada Secretariat. / Contrôleuse générale adjointe, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Samantha Tattersall : Mais vous pouvez également vous assurer que des personnes qui possèdent une expertise plus technique dans ces appels d'offres font partie de votre équipe d'évaluation.

[01:06:32 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Lysane Bolduc : Et pour ajouter à ce qu'ont dit Emilio et Samantha, au sein de votre ministère, il y a très peu d'experts en technologies de l'information, mais à l'échelle du gouvernement, il y en a beaucoup plus. Il existe des centres d'expertise, dont SPC est un exemple – je mets SPC sous les projecteurs. Vous allez recevoir beaucoup, beaucoup d'appels maintenant – mais pensez que partout dans le gouvernement en ce moment, ce que vous essayez de réaliser, quelqu'un d'autre est probablement en train d'essayer de faire quelque chose de très semblable. Une collaboration horizontale au sein de votre ministère et, dans la mesure du possible, l'implication de votre hiérarchie en dehors de votre ministère, vous aideront à définir les exigences appropriées.

Emily Wehbi : Excellent. Nous avons reçu des questions relatives à l'examen des feuilles de temps, à l'examen des réclamations, à la base des paiements et aux contrats. Pourriez-vous nous parler un peu de l'importance de la structuration du paiement, de la base des paiements et de leur surveillance une fois le contrat en place?

Lysane Bolduc : Emilio, vous n'avez pas ouvert votre micro, je suppose donc que vous voulez que je commence. D'accord, oui.

[01:07:49 Lysane Bolduc apparaît en plein écran.]

Lysane Bolduc : Il y a deux choses. Selon moi, la meilleure façon de procéder est de définir la solution ou le résultat, comme nous l'avons dit. Si vous devez effectivement définir des tâches, voire des heures de travail pour ajouter à vos ressources humaines, définissez, par exemple, les heures de travail raisonnables durant la journée.

Donc, vous attendez du professionnel qu'il travaille sur votre contrat. Vous anticipez qu'il y travaille à temps plein, et il est peu probable qu'il le fasse entre, disons, 20 h et 2 h du matin pour votre contrat particulier. Lorsque vous définissez vos besoins, vous pouvez préciser que les ressources mises à votre disposition seront disponibles pendant les heures de bureau, et vous pouvez définir des heures de bureau raisonnables dans le cadre de votre contrat. Vous ne devez pas vous en remettre à l'entrepreneur.

[01:08:52 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : D'accord, prochaine question. Une question concerne les procédures obligatoires qui ont été publiées la semaine dernière. Les procédures obligatoires comprennent de nouvelles étapes, notamment la vérification auprès des ressources humaines du ministère pour déterminer si la dotation pourrait être une solution plus avisée que l'approvisionnement. Existe-t-il une flexibilité en cas de déficit à long terme de personnel dans certains secteurs, ou s'agit-il d'une règle permanente?

Emilio Franco : C'est une excellente question. Dans les procédures obligatoires, la ligne qui met en évidence l'exigence

[01:09:41 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : d'embaucher des ressources humaines avant l'approvisionnement, commence en fait par : Lorsque l'approvisionnement en services professionnels ne correspond pas à une stratégie ou à un plan de ressources élaboré en consultation.

L'idée, et également un des thèmes d'aujourd'hui, est donc de planifier. Si vous avez un besoin à long terme ou un espace pour lequel vous savez très bien que vous ne disposez pas de l'expertise en interne et que vous ne serez pas en mesure de l'obtenir pour diverses raisons, alors les procédures obligatoires vous poussent à dire, j'ai besoin d'une stratégie de ressources qui, plutôt que de traiter cette question de manière ponctuelle, elle souligne clairement qu'en tant qu'organisation, ma stratégie d'exécution de mon travail implique des fonctionnaires qui font ceci, et j'aurai besoin de passer des contrats pour des ressources qui font cela, et nous en avons déjà discuté avec les RH et nous avons dit : est-ce la bonne combinaison? Est-ce pertinent en termes d'ensembles de compétences, et existe-t-il des moyens de transfert de connaissances, etc.?

Vous avez élaboré ce plan d'avance. Vous ne devez le faire qu'une seule fois, et tant que votre approvisionnement est cohérent avec ce plan ou cette stratégie, vous n'avez pas besoin d'embaucher des ressources humaines chaque fois que vous avez besoin d'approvisionnement.

Là encore, il s'agit d'insister sur l'importance d'avoir un bon plan pour s'assurer que si vous avez un besoin à long terme de services professionnels, ce besoin est planifié et que vous l'exécutez en fonction de ce plan.

[01:11:09 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Merci beaucoup. D'accord, prochaine question. Elle concerne la conversion des dépenses opérationnelles en salaires. Avez-vous des conseils à donner aux gestionnaires qui essaient d'économiser l'argent des contribuables parce qu'ils ont l'impression que s'ils convertissent leurs opérations en salaires, ils n'arriveront pas au même résultat. Ce sera le cas avec l'EDP, un peu comme un impôt sur les salaires. Avez-vous une réponse ou des conseils à donner à ce sujet?

Samantha Tattersall : D'accord, je vais répondre à cette question.

[01:11:46 Samantha Tattersall apparaît en plein écran]

Samantha Tattersall : Si j'ai bien compris, vous dites qu'il y a des coûts et des avantages à utiliser des ressources internes et des consultants. Il faut donc toujours peser le pour et le contre. La première chose à faire est donc de déterminer quels sont les besoins. Est-il préférable de faire appel à des ressources internes? Ce devrait être votre point de départ, et il s'agit ensuite de déterminer la manière d'atteindre votre résultat visé.

Il s'agit du point fondamental. Si l'un des obstacles est que vous n'avez pas les fonds pour les salaires, même si ça devrait être fait en interne. C'est dans cette optique que nous autorisons la conversion des opérations en salaire. Oui, il y a un impact EDP, et c'est légitime. Mais il peut être plus rentable d'embaucher des ressources internes, ou plus rentable en termes de transfert de connaissances, de continuité, etc. Il n'y a donc pas que le transfert EDP qui vous apporte de la valeur.

Par ailleurs, les consultants ont tendance à être plus dispendieux que les employé(e)s, pour être honnête. Si vous avez lu le rapport du BVG sur ArriveCAN, et si non, je vous encourage à le faire, car il établit une comparaison entre les consultants et les employé(e)s. Selon moi, la comparaison manque peut-être de certaines des nuances que j'ajouterais.

Mais je crois qu'il faut vraiment commencer par se demander s'il est préférable de faire appel à des services internes plutôt qu'à des consultants. Et s'il y a un obstacle, c'est l'une des questions à poser pour surmonter un obstacle potentiel qui n'en est peut-être pas un.

[01:13:38 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : On a reçu une question d'un participant qui indique, ou qui souligne, en fait, que la communauté ressent en ce moment comme si la complexité.

La charge administrative augmente réellement. Avez-vous des conseils à donner à la communauté qui, tout en essayant d'obtenir des résultats pour les Canadiens et Canadiennes et de faire de son mieux, semble se heurter à des obstacles de plus en plus nombreux.

Samantha Tattersall : Puis-je commencer? Je voudrais répondre.

[01:14:10 Samantha Tattersall apparaît en plein écran]

Samantha Tattersall : Je voulais commencer parce que – j'aimerais pouvoir voir tout le monde en ligne. Peut-être que vous me regardez en ce moment et que je vous fixe intensément dans les yeux – mais ce que je veux dire, c'est que le guide, la procédure obligatoire, ça ne veut pas nécessairement dire plus de règles.

Ce que nous essayons de faire, c'est d'aider les gestionnaires à comprendre quelles sont leurs responsabilités actuelles. Nous essayons de l'intégrer dans le processus de prise de décision afin qu'il y ait un point d'inflexion précis pour vous.

Des choses comme l'élaboration d'un énoncé des travaux clair? Ce n'est pas nouveau. Mais nous fournissons des directives sur la manière de le faire. L'idée de planifier l'approvisionnement n'est pas nouvelle, mais nous vous aidons à y réfléchir à l'avance. L'idée d'impliquer plus tôt les responsables de l'approvisionnement n'est pas nouvelle. La gestion active du rendement de l'entrepreneur n'est pas nouvelle. Si vous suivez les examens, le problème n'est pas que les règles ne sont pas en place, et la réponse n'est pas d'en ajouter.

Emily, avez-vous dit, est-ce que j'ai un dernier commentaire? Et c'est ce que j'ajouterais pour conclure, à savoir que nous devons revenir à l'essentiel et que nous devons avoir une bonne hygiène dans le processus d'approvisionnement. Ce que nous tentons de faire, en tant que gestionnaires, c'est de vous parler.

Au Conseil du Trésor, nous parlons souvent aux responsables de l'approvisionnement, mais nous voulons maintenant vous parler à vous directement, pour que vous compreniez quelles sont vos responsabilités. Nous travaillons avec les responsables de l'approvisionnement pour fournir des outils et du soutien, et il y aura des points d'inflexion pour vous aider à vous y retrouver.

Mais tout ça n'est pas nouveau. Il s'agit pour vous de comprendre vos responsabilités et pour nous de les intégrer. D'une certaine manière, il s'agit presque d'économie comportementale. Il s'agit de rappels précis, à des moments précis, afin de garantir l'intégrité du processus d'approvisionnement et de protéger l'idée de la meilleure valeur.

Et malgré tout, je sais que vous vous dites, dans la réalité je dois livrer rapidement. Et ce processus prend trop de temps. Et je vous répondrai toujours, vous devez y penser tôt dans le processus. Il y a des gens pour vous aider à vous y retrouver. Emilio, vous avez ouvert votre micro. Vous souhaitez ajouter.

Emilio Franco : Sam, vous venez de vous adresser aux gestionnaires qui nous écoutent. Je voudrais m'adresser un instant aux responsables de l'approvisionnement.

[01:17:01 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Ce que vous devez comprendre, c'est qu'au final, tout le monde essaie de faire son travail. Et je dois croire que, dans l'ensemble, nous avons de bons acteurs au sein du gouvernement qui essaient de faire de leur mieux pour le Canada, pour les Canadiens et Canadiennes, et de le faire correctement et avec intégrité. Plus les choses deviennent complexes, plus il est difficile pour quelqu'un qui essaie de faire son travail de suivre les règles. Nous devons nous assurer qu'ils ne font pas preuve de créativité, car lorsqu'on essaie de faire son travail, il arrive qu'on fasse preuve de créativité.

Plus nous pouvons faciliter la vie de vos clients, que ce soit avec des outils et des modèles, ou en nous mobilisant avec eux dès le début du processus, en faisant le tour des secteurs de votre organisation, en leur demandant, hé, vous avez de l'approvisionnement de prévu? Comment puis-je vous aider? Plus vous jouerez ce rôle de service à la clientèle, plus vous obtiendrez de bons résultats dans le processus. Et le respect des règles sera plus important, parce que les gens considéreront que l'approvisionnement est là pour les aider, au lieu de chercher à le contourner pour faire leur travail.

[01:18:13 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Question très intéressante. Le recours à un tiers pour la rédaction d'un énoncé des travaux est-il considéré comme une bonne pratique? Et en pareil cas, comment protéger l'intégrité du processus qui s'ensuit?

Lysane Bolduc : <inaudible> premier contrat. Je dirais que si vous n'êtes pas en mesure, en interne, de rédiger votre énoncé des travaux,

[01:18:40 Lysane Bolduc apparaît en plein écran.]

Lysane Bolduc : il n'y a pas de mal à embaucher un tiers pour le faire. Si vous le faites dans votre premier contrat avec ce tiers, assurez-vous qu'il est clair que ce tiers n'est pas autorisé à soumissionner pour le travail plus important que vous tentez d'accomplir. C'est la règle. C'est la règle d'or.

[01:18:59 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Je vais essayer d'ajouter une dernière question, puis nous conclurons. Donc, dans les procédures obligatoires, les propriétaires fonctionnels ont la responsabilité d'assurer un contrôle actif de l'exécution quotidienne du travail. Avez-vous des conseils à donner à la communauté pour éviter de créer une relation avec des sous-traitants ou des ressources ou de créer un lien privé avec eux?

Lysane Bolduc : Je vais me lancer, et je vous dirai, vous surveillez le « quoi ».

[01:19:40 Lysane Bolduc apparaît en plein écran.]

Lysane Bolduc : Pas le « combien », ni le « qui ». Et vous surveillez le « quoi » d'une entreprise, des personnes que vous embauchez directement, des personnes avec lesquelles vous avez une relation contractuelle. Comment cette entreprise vous fournit-elle le « quoi »? Ce n'est pas ce que vous surveillez. C'est la façon la plus simple de le dire. C'est pourquoi c'est si important que votre portée des travaux soit très bien définie dès le départ. C'est pourquoi, dans votre énoncé des travaux, vous devez avoir des résultats mesurables.

[01:20:16 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emilio Franco : Et j'ajouterais qu'il faut également réfléchir à la manière dont vous allez régir vos relations avec votre fournisseur.

[01:20:22 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Dans le cas d'un contrat très simple, ça n'a pas besoin d'être quelque chose de très laborieux, mais lorsque votre approvisionnement devient plus complexe ou plus important, vous devez vous demander si vous avez des réunions régulières avec votre fournisseur pour discuter de l'avancement des travaux. Discutez-vous des livrables à venir, clarifiez-vous les résultats? Comme Lysane l'a mentionné plus tôt, quels sont les étapes intermédiaires et les points de contrôle que vous avez définis, comme des jalons, etc.

Vous devez penser à structurer l'approvisionnement et à établir une relation avec le fournisseur, surtout si le contrat est à long terme, et à formaliser la gouvernance, non pas d'un comité, mais d'une approche de gestion des relations.

C'est quelque chose que vous devez développer avec votre responsable de l'approvisionnement, qui peut inclure des recours hiérarchiques et d'autres considérations, mais vous devez garder en tête que vous gérez maintenant une relation qui comporte des livrables. Un contrat est un document qui définit la manière dont une relation va être gérée. C'est réellement ce qu'est un contrat.

Il est donc très important de réfléchir à la manière dont vous allez gérer cette relation dans le cadre de la gestion du rendement, dès le départ, puis de l'exécuter tout au long du processus afin de gérer vos responsabilités.

[01:21:33 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Emily Wehbi : Donc, il ne nous reste pas beaucoup de temps.

J'aimerais vous donner la parole, Lysane, Emilio, Samantha, pour savoir si vous avez un dernier message à partager avec notre auditoire aujourd'hui.

Lysane Bolduc : Moi, je voudrais simplement dire merci. Je sais qu'il y a

[01:21:51 Lysane Bolduc apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Director General, Public Services and Procurement Canada. / Directrice générale, Services publics et Approvisionnement Canada.]

Lysane Bolduc : beaucoup de participants, ça veut dire qu'il y a beaucoup d'intérêt. C'est une conversation, il y en aura d'autres. On espère de vous voir aux prochaines conversations également. Puis, merci de votre intérêt. J'espère que vous allez continuer d'être intéressés avec ce que l'on fait. Merci beaucoup.

[01:22:09 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : Voulez-vous être le suivant, Emilio?

[01:22:15 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Executive Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : Bien sûr. Selon moi, certains des grands thèmes que nous avons abordés aujourd'hui s'adressent vraiment aux gestionnaires. Commencez par prendre le temps de comprendre vos responsabilités en matière d'approvisionnement. Le Guide du gestionnaire, je ne sais pas exactement combien de questions il contient, mais il vous aide à bien cadrer et à réaliser quels sont les éléments auxquels vous devez penser en tant que gestionnaire lorsque vous devez composer avec l'approvisionnement pour des services professionnels. De la première impression que vous aurez besoin de soutien, à la façon dont vous le structurez, en passant par sa mise en œuvre.

Vos professionnels de l'approvisionnement sont là pour vous aider. Et plus tôt vous collaborez, mieux c'est. Et une partie de cette collaboration consiste à passer un petit coup de fil, dès que vous pensez avoir besoin d'approvisionnement, pour dire, hé, voici ce que je pense. Je veux juste vous prévenir. Je n'ai peut-être pas encore l'argent, ou je n'ai pas encore trouvé le profil de financement ou autre, mais je vous préviens. Selon moi, c'est la meilleure chose à faire pour obtenir les bons conseils dès le départ.

Et de toujours réfléchir à ces valeurs fondamentales et cette éthique, et vous rappeler de ce principe d'équité, d'ouverture et de transparence. Dites ce que vous allez faire, faites-le, donnez à tout le monde l'occasion de le faire et dites-le publiquement, et ça vous évitera des ennuis. Et également les valeurs fondamentales, l'éthique et les conflits d'intérêts.

[01:23:29 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : J'aurais dû y aller en premier. Donc, <inaudible>

Emilio Franco : Vous avez fermé votre micro, Sam.

Samantha Tattersall : D'accord. C'est parce que je suis appuyée sur le bouton. D'accord. Je m'excuse.

[01:23:47 Samantha Tattersall apparaît en plein écran. Texte superposé à l'écran : Assistant Comptroller General, Treasury Board of Canada Secretariat. / Contrôleuse générale adjointe, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Samantha Tattersall : Je suis heureuse que cette séance soit filmée. J'ai quatre choses à dire. L'approvisionnement, lorsque c'est nécessaire. La première chose à faire est donc de savoir si c'est l'outil approprié ou non. Et vos responsables de l'approvisionnement peuvent vous aider à le déterminer.

Ce qui m'amène à mon deuxième point, que vous avez mentionné je crois, Emilio, les rôles et les responsabilités. Vous devez comprendre quel est votre rôle. On entend souvent dire, c'est le responsable de l'approvisionnement qui doit s'en charger. Ou, oh, c'était SPAC. Vous avez un rôle, vous avez une responsabilité. Vous devez le connaître, tout comme votre responsable de l'approvisionnement, car une fois que vous l'aurez compris, vous y arriverez plus facilement.

La clarté. Nous avons parlé de la clarté de votre énoncé des travaux, de la clarté de votre gestion du rendement. La clarté est toujours très importante.

Et finalement, gérez vos affaires de manière éthique. C'est un bon conseil pour nous tous, fonctionnaires, dans tout ce que nous faisons,

[01:24:59 Écran partagé : Emily Wehbi, Samantha Tattersall, Emilio Franco et Lysane Bolduc]

Samantha Tattersall : mais en particulier dans le domaine de l'approvisionnement, nous avons parlé d'éléments précis aujourd'hui. Par exemple, si quelqu'un élabore un énoncé des travaux, il ne peut pas soumissionner pour le travail proprement dit. Vous ne pouvez pas diriger les ressources vers un entrepreneur. Il y a des choses dont vous devez vous assurer. Si vous rencontrez votre entrepreneur et que vous parlez du contrat et de son évolution, faites-le dans un cadre professionnel, dans un bureau. Laissez-vous guider par vos valeurs et votre éthique. Ils ne vous tromperont pas.

La dernière chose que je voudrais dire, c'est qu'il est important que nous soyons à la hauteur des attentes des Canadiens et Canadiennes. Il s'agit de beaucoup de discussions sur des choses que nous devrions faire, connaître et fournir. Mais au final, nous sommes ici pour ça, pour répondre à leurs besoins. Et la manière dont nous utilisons l'approvisionnement pour le faire de la meilleure façon possible, afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix, est vraiment le fondement de tout ça. Et pour vous aussi. Lorsque vous mettez en œuvre votre programme, gardez-le en tête. Et comme vous l'avez dit, Emilio, les agents d'approvisionnement devraient vraiment se concentrer sur le client. Vous êtes aussi le client. Moi je ne viens pas de l'approvisionnement. Il faut pouvoir compter sur les gens. Et donc, pour conclure, tendez la main, tendez-la tôt, et tendez-la souvent.

Emily Wehbi : J'aimerais remercier tous les panélistes de s'être joints aujourd'hui avec nous,

[01:26:32 Emily Wehbi apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Senior Director, Treasury Board of Canada Secretariat. / Directrice principale, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emily Wehbi : ainsi que tous les participants et les participantes.

J'espère que vous avez trouvé cette journée intéressante et utile. Nous serions heureux de poursuivre cette discussion avec vous. Et pour ceux et celles d'entre vous qui seront au SIPM cette semaine, n'hésitez pas à venir vous présenter.

[01:26:49 Texte superposé à l'écran : Opening remarks; Key Considerations in Procuring Professional Services; Best practices and strategies for navigating the procurement process. / Discours d'ouverture; Principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels, Les pratiques exemplaires et les stratégies liées au processus d'approvisionnement.]

Emily Wehbi : Je sais que plusieurs membres de l'équipe seront également présents. Encore une fois, merci à tout le monde et bonne journée.

[01:27:05 Le logo animé de l'EFPC apparaît à l'écran.]

[01:27:11 Le mot-symbole du gouvernement du Canada apparaît et disparaît dans un fondu au noir.]