Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de l'EFPC : Programme de Système de gestion de l'apprentissage (Brightspace) et solution d'entrepôt de données
Description du projet
Le but de ce projet était d'examiner les impacts sur la vie privée associés au nouveau système de gestion de l'apprentissage (LMS) de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) et à la solution d'entrepôt de données connexe. La solution d'entrepôt de données est composée d'une application de stockage et de traitement de données établie sur la base-cloud basée sur la plate-forme Synapse Analytics de Microsoft, ainsi que sur l'outil de rapport de données Power BI de Microsoft, leader du secteur.
Pourquoi l'EFVP était nécessaire
L'EFPC recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le cadre de l'élaboration et de la prestation de cours, d'événements et d'autres ressources d'apprentissage. Le système de gestion de l'apprentissage (SGA) est rempli de données migré à partir des systèmes hérités existants. Cela comprend les renseignements personnels de toute personne qui s'est inscrite à un cours auprès de l'EFPC, directement ou indirectement. Le SGA attribue un numéro d'étudiant unique à chaque apprenant, afin d'améliorer l'intégrité des données et d'améliorer la capacité de production de rapports de l'EFPC. Ces données d'informations personnelles sont à leur tour stockées, traitées et analysées à l'aide de la nouvelle solution d'entreposage de données basée sur le cloud qui consolide les données provenant de plusieurs sources pour fournir une source unique de vérité pour les données et l'intelligence d'affaires de l'EFPC aux secteurs d'activité de l'EFPC.
Objectifs de l'EFVP
Le EFVP vise à aider à garantir que l'EFPC reste conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à aider à identifier et à atténuer tout risque de réputation associé au nouveau SGA (Brightspace) et à la solution d'entreposage de données de l'EFPC. Il vise également à aider à sensibiliser l'EFPC aux risques potentiels en aval découlant de l'utilisation des informations sur les inscriptions et les activités d'apprentissage.
Ce projet consistait à faire le point sur l'inventaire des renseignements personnels de l'EFPC liés au nouveau SGA et à mieux comprendre comment ces renseignements sont actuellement stockés, traités et analysés.
Constatations de L'EFVP et résumé des risques
Les risques pour la vie privée découlant du nouveau système de gestion de l'apprentissage (Brightspace) et de l'entrepôt de données de l'EFPC sont considérés comme modérés à faibles, car ils impliquent des collections limitées de données non sensibles. Pour la plupart, les données sont collectées et utilisées à des fins non administratives.
Recommandations
Alors que les impacts actuels sur la vie privée des individus sont gérés adéquatement par l'EFPC grâce à des mesures juridiques, politiques et techniques axées sur la protection des renseignements personnels, un certain nombre de recommandations ont été formulées.
Ils comprennent à court terme :
- le développement d'un avis de confidentialité standard et la déclaration de reconnaissance des responsabilités pour la collecte d'informations personnelles par le SGA
- l'examen et la révision en gros des banques de renseignements personnels (FRP) du SGA de l'EFPC
- le développement et la mise à jour de documents de confidentialité lorsque des composants supplémentaires sont mis en œuvre afin d'augmenter notre système (c.-à-d.., la fonctionnalité
de gestion des ressources)
- Sécuriser le statut B protégé pour stocker, traiter et analyser les données sensibles à même du SGA et l'entrepôt de données solution.
Des recommandations à moyen terme ont également été formulées:
- Le partage systématique des participants (c.-à-d., application des apprenants et la confirmation d'avoir complété un cours) avec d'autres agences centrales telles que Bureau du dirigeant principales ressources humaines (SCT) ou avec la Commission de la fonction publique, peut aider à éclairer et à élaborer des stratégies et des politiques pour soutenir la formation des Fonctionnaires fédéraux.
Pour de plus amples renseignements sur la divulgation, la collecte, l'utilisation, la conservation et la disposition des renseignements personnels en lien avec la présente EFVP, veuillez consulter les fichiers de renseignements personnels (FRPs) suivants :
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