Utiliser l'intelligence artificielle pour automatiser des tâches
Les outils d'intelligence artificielle (IA) offrent aux fonctionnaires de nouvelles possibilités pour travailler plus intelligemment, notamment grâce à l'automatisation de tâches routinières peu risquées. Ce gain d'efficacité au travail peut libérer des capacités mentales qui peuvent alors être consacrées à des réflexions plus poussées et à la résolution de problèmes complexes, ce qui permet de gérer plus efficacement les ressources publiques et de mieux répondre aux besoins des personnes servies par le gouvernement du Canada.
Commencer petit : choisir les bonnes tâches
On n'a pas avantage à automatiser n'importe quelle tâche. Il vaut mieux que les tâches qui requièrent jugement, pensée critique, empathie ou créativité soient effectuées par des personnes qui les accompliront en tenant compte de leur expérience, de leur connaissance de la situation et de leur compréhension des relations et du contexte.
Cependant, la liste des tâches pouvant être prises en charge en tout ou en partie par l'IA, et particulièrement l'IA générative, s'allonge sans cesse : c'est notamment un bon outil pour la synthèse, la rédaction et la révision de textes, de même que le classement, l'analyse et l'extraction de données ou d'informations.
Pour vous aider à cibler les tâches qui peuvent être automatisées ou améliorées par l'IA, penchez-vous d'abord sur les aspects suivants :
- Complexité – La tâche implique-t-elle de suivre toujours le même processus composé de plusieurs étapes donnant un résultat précis (p. ex. analyser des données ou repérer des similitudes dans diverses sources en vue de produire un rapport; résumer des notes de réunion et les transmettre avec les suivis à faire)?
- Fréquence – Cette tâche revient-elle sur une base régulière pour vous ou votre équipe (p. ex. générer des rapports mensuels) ou selon des conditions précises et récurrentes (p. ex. tâches à faire chaque fois qu'une ou un chef d'État étranger prononce une allocution ou qu'une plainte est déposée)?
- Risque d'erreurs humaines – Existe-t-il un risque accru d'erreurs lorsque cette tâche est accomplie manuellement sur une base régulière, que ce soit à cause du non-respect des étapes ou pour d'autres raisons?
- Chronophage – Cette tâche est-elle particulièrement longue par rapport aux autres tâches à accomplir?
Si vous avez répondu « oui » à la plupart de ces questions, la tâche en question pourrait bien se prêter à l'automatisation. Prenez aussi le temps de vous interroger sur l'alignement stratégique et les répercussions de l'automatisation envisagée sur les objectifs opérationnels : par exemple, l'automatisation va-t-elle améliorer la conformité, réduire les délais d'exécution, ou encore libérer le personnel pour qu'il puisse se charger de tâches plus importantes? Cette réflexion vous aidera à obtenir l'accord des gestionnaires et des autres parties prenantes sur l'automatisation du travail. Cette étape est cruciale, car l'implantation de processus automatisés demande du temps et des efforts.
Tenir compte des forces et des capacités de l'IA et des fonctionnaires
L'IA générative a la capacité d'accomplir adéquatement plusieurs tâches, comme :
- les tâches répétitives et fondées sur des règles – saisie de données, récupération de données, formatage de contenu, génération de code de base;
- les tâches chronophages et exigeantes en ressources – recherche, analyse de données, résumé de contenu, création d'une première ébauche.
L'IA ne doit pas agir seule; l'être humain doit lui fournir des directives et la superviser par divers moyens :
- Sélectionner et préparer les données pour assurer leur pertinence, leur qualité, et qu'elles sont représentatives de l'usage souhaité, tant pour les intrants que pour les données d'entraînement.
- Formuler des requêtes et les raffiner pour obtenir des réponses précises et utiles de la part des outils d'IA.
- Évaluer les extrants et les raffiner pour vérifier et modifier le contenu généré par l'IA afin d'assurer son exactitude, sa pertinence et son adéquation avec les normes relatives au contenu (Langage clair – À propos de Normes d'accessibilité Canada, Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca ou autres sources pertinentes).
- Surveiller en continu et fournir des rétroactions, puisque les outils d'IA, particulièrement d'IA générative, peuvent commettre des erreurs. Les êtres humains doivent donc leur fournir des rétroactions sur leur performance et sur les points à améliorer.
Trouver le bon outil d'automatisation
Même si l'IA générative est très utile, elle n'est pas toujours l'outil le plus adapté à la tâche. Avec votre équipe, déterminez les tâches à automatiser et ciblez les systèmes susceptibles de vous aider : IA générative, systèmes n'intégrant pas l'IA générative, outils logiciels classiques. Les outils énumérés ci-dessous sont accessibles à la majorité du personnel et peuvent servir à des fins d'automatisation :
- Microsoft Power Automate : création de flux de travaux simples pour déplacer des fichiers, envoyer des notifications et traiter des données entre les applications.
- Macros d'Excel : génération automatisée de formules pour calculer et isoler des tendances ou des schémas dans les données des feuilles de calcul. Le logiciel Copilot pour Excel a rendu le processus de création de macros plus facile et plus intuitif.
- Automatisation robotisée des processus : outils comme UiPath et Blue Prism qui reproduisent les tâches informatiques routinières comme la copie de données ou la production de rapports.
- IA générative et assistant IA : outils comme Microsoft Copilot, Google Gemini ou autres outils semblables qui peuvent résumer des documents, rédiger des brouillons de courriel, extraire des informations et générer du code pour automatiser des tâches avec Python ou JavaScript. Les outils déployés sur les systèmes du GC peuvent être utilisés pour des documents ou courriels internes exempts de données sensibles; les outils externes accessibles sur le Web peuvent être employés pour les séances de remue-méninges et pour analyser des informations ou documents publics.
- Plateformes sans code : outils comme Power Apps et AppSheet qui permettent de concevoir des applications simples et d'automatiser des tâches sans compétences préalables en programmation.
Mettez d'abord à profit les outils disponibles dans votre ministère. Vous devez détenir les autorisations logicielles et suivre les formations offertes dans votre ministère ou par l'École de la fonction publique du Canada. Ainsi, vous saurez utiliser les outils de façon adéquate, éthique et sûre au sein du gouvernement du Canada.
Protéger la confidentialité et sécuriser les données
Vous devez, dans votre quête d'efficacité, veiller à protéger la vie privée et les données confidentielles.
- Connaissance des données : N'automatisez que les tâches qui impliquent des renseignements de nature non délicate, à moins d'avoir la certitude que l'outil répond aux normes gouvernementales sur la vie privée.
- Contrôle de l'accès : Assurez-vous que seules les personnes autorisées peuvent voir ou modifier les flux de travail automatisés et leurs résultats.
- Entreposage sûr : Utilisez des outils qui chiffrent les données et les conservent dans des environnements infonuagiques approuvés par le gouvernement.
Certains outils peuvent exiger de vous ou de l'équipe des TI de votre service certaines tâches supplémentaires.
- Examen des outils tiers : Vérifiez les politiques de confidentialité et les certificats de sécurité avant de recourir à des plateformes externes.
- Surveillance et audit : Tenez des registres pour suivre les actions automatisées, et examinez-les régulièrement pour vérifier toute activité inhabituelle et le rendement attendu.
- Supervision humaine : Assignez une personne pour vérifier les extrants de l'automatisation et résoudre tout problème.
Si les tâches que vous souhaitez automatiser impliquent des données sensibles, vous devez vous adresser à votre responsable du service des TI ou de la protection de la vie privée. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le Guide sur l'utilisation de l'intelligence artificielle générative et la documentation relative à l'utilisation responsable de l'intelligence artificielle au gouvernement.
Exemple d'utilisation : extraction et nettoyage des données
Une équipe a été chargée d'analyser les comptes rendus d'un programme sur des services financés dans l'ensemble des provinces et territoires pour les cinq derniers exercices. L'analyste a utilisé ChatGPT pour créer des macros Visual Basic for Applications (VBA) et des formules complexes dans Excel, mais il restait encore beaucoup de travail à faire manuellement. S'appuyant sur la bonne réputation de ChatGPT pour générer du code Python, l'analyste, même sans posséder une expérience préalable du codage, a décidé de recourir à Python pour automatiser les processus. Le système a tout d'abord été conçu par écrit. Ensuite, des requêtes ont été formulées à ChatGPT pour générer des macros VBA et des scripts Python, afin d'automatiser tous les processus d'extraction, de transformation et de chargement.
Cette approche impliquait :
- l'extraction des données contenues dans des centaines de rapports en format PDF;
- la transformation des valeurs brutes extraites vers les formats adéquats;
- le chargement de ces données dans des modèles préétablis de feuilles de calcul qui ont servi à alimenter le tableau de bord du programme Power BI. Les fichiers Excel ont permis la transformation des formats de données à l'aide de formules complexes et le mappage de la destination de chaque élément de données dans les modèles de feuilles de calcul.
Les scripts Python ont servi à coordonner ces outils Excel au moyen de macros VBA pour l'extraction des données, de formules pour leur transformation et de cartes pour leur chargement. Les données de quatre fichiers Excel différents ont été traitées pour obtenir une feuille de calcul finale incluant les données de tous les comptes rendus. Conçu en deux semaines, le système automatisé accomplit les processus d'extraction, de transformation et de chargement vingt fois plus vite que l'ancien procédé manuel sujet à l'erreur. La solution est accessible aux personnes sans expérience préalable en programmation ou avec Excel, en plus d'être facile à déployer à plus grande échelle.
Actuellement, l'équipe étend le système à d'autres programmes, ce qui requiert d'établir de nouvelles normes de valeur des données et un nouveau mappage d'étiquettes de données, et elle s'emploie à éliminer toutes les macros VBA et les processus dépendants d'Excel pour les intégrer à des fonctions Python dans le but d'améliorer la fiabilité et la rapidité. ChatGPT a été choisi pour sa réputation en matière de génération de code en langage Python – il offre un soutien précieux grâce à ses GPT spécialisés en programmation et à ses fonctions canvas. La touche humaine est essentielle dans la conception du système, la détermination des types de processus, et la création des normes de valeur des données et du mappage des étiquettes, sans oublier la rédaction de requêtes qui prennent en compte tous ces éléments. Cette expérience a mis en évidence la capacité de l'IA à accélérer les processus chronophages, tout en soulignant l'importance de la créativité, de l'expérimentation, des essais pilotes et de l'examen des résultats. À ce stade, l'IA permet de bonifier les emplois plutôt que de les remplacer.
Conclusion
Les possibilités qu'offre l'IA pour améliorer l'efficacité des opérations sont indéniables pour autant qu'on l'applique aux bonnes tâches, qu'on veille à la confidentialité et à la sécurité des données, le tout sous la supervision d'un être humain. Il ne faut pas oublier que nous sommes responsables des résultats que l'IA génère. Cette technologie a certes un potentiel transformateur, mais les fonctionnaires assument une grande responsabilité pour l'implanter de manière judicieuse. Les considérations à prendre en compte sont nombreuses; il est donc toujours préférable de collaborer ouvertement et entièrement avec les autres pour que différentes perspectives contribuent à façonner les décisions liées à l'automatisation.
Ressources
