L'intendance de l'information et des données
Dans le monde d'aujourd'hui axé sur la technologie, l'acquisition d'un ensemble diversifié de compétences numériques constitue un aspect essentiel du perfectionnement personnel et professionnel. En vue d'orienter le perfectionnement personnel et celui des équipes, le gouvernement du Canada a élaboré un cadre fondé sur les six compétences numériques (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) suivantes : littératie numérique, amélioration continue, intendance de l'information et des données, responsabilité numérique, vigilance en matière de cybersécurité et interactions inclusives. La présente série comprendra six articles, chacun portant sur l'une de ces compétences, et présentera des connaissances utiles et des stratégies pratiques pour vous aider à améliorer ces aptitudes essentielles, ce qui vous permettra de vous orienter dans le monde numérique en toute confiance et de contribuer efficacement à un environnement de plus en plus connecté.
Cette série a été créée en collaboration avec le Bureau du dirigeant principal de l'information afin d'en assurer la conformité aux priorités et pratiques numériques actuelles.
Qu'est-ce que l'intendance de l'information et des données?
L'intendance de l'information et des données consiste à gérer les données de manière responsable, en veillant à ce qu'elles soient sûres, en sécurité et éthiques. Il s'agit de planifier et de surveiller les données à chaque étape de leur cycle de vie : la collecte, le stockage, la consultation, la protection, l'analyse, le partage et la suppression.
Par le passé, les données étaient gérées par un nombre restreint de personnes occupant des rôles particuliers. Désormais, tout le monde en est responsable. Qu'il s'agisse de saisir des données, de les utiliser pour prendre des décisions ou de les transmettre à d'autres personnes, vos actions ont une incidence sur la gestion et la protection de l'information. En tant que fonctionnaire, vous devez ainsi comprendre vos responsabilités à chaque étape du cycle de vie des données, tenter activement de comprendre les exigences en matière de gouvernance des données et de conformité, et communiquer l'information de façon claire et efficace.
Pourquoi est-ce important?
Dans le secteur public, l'intendance de l'information et des données est une responsabilité commune, car les données sous-tendent chaque décision, service et interaction ayant une incidence sur la confiance du public. Des fonctionnaires de première ligne aux cadres supérieur·es, tout le monde a un rôle à jouer en ce qui a trait à la création, la consultation, la gestion et l'utilisation des données.
En assumant cette responsabilité commune, les fonctionnaires peuvent s'assurer que les données sont exactes et traitées de manière sécuritaire et éthique, manifestant ainsi des valeurs importantes du secteur public, comme la transparence, la responsabilisation et l'équité. Les cadres de gouvernance (politiques, normes et principes) orientent l'application de ces valeurs dans le travail quotidien. Il est essentiel de les comprendre et de les mettre en œuvre pour gérer les données de manière responsable et instaurer une culture de confiance.
Lorsqu'elle est mise en œuvre adéquatement, l'intendance rend les données plus accessibles, réduit le temps consacré à la recherche d'information, appuie la prise de décisions éclairées et protège les renseignements de nature délicate. Dans le cas contraire, les organisations risquent d'être victimes de violations des données, d'être inefficaces et de susciter la méfiance du public.
Comment l'appliquer
Pour bien décortiquer l'intendance de l'information et des données, nous l'avons divisée en trois domaines de compétences que chaque fonctionnaire devrait explorer et travailler :
- s'informer de manière proactive sur les exigences en matière de gouvernance des données et de conformité;
- gérer le cycle de vie des données;
- transformer les données en renseignements utiles.
S'informer de manière proactive sur les exigences en matière de gouvernance des données et de conformité
Pour veiller à la bonne intendance des données, vous devez d'abord comprendre la façon dont les cadres de gouvernance façonnent votre rôle. Pour y parvenir, il faudra vous doter des compétences nécessaires pour lire, interpréter et appliquer les principales directives, politiques et normes qui touchent votre travail quotidien.
Vous n'avez pas besoin de devenir spécialiste du jour au lendemain. Commencez par cerner les politiques, les normes ou les principes pertinents à vos tâches, comme ceux qui portent sur la conservation des données, la classification ou les autorisations d'accès, ou encore les ressources telles que les exigences et les orientations liées à la gouvernance de l'information et des données.
À titre individuel, la gouvernance proactive des données consiste à prendre des mesures intentionnelles et axées sur l'avenir pour veiller à ce que les données soient gérées, recueillies, stockées et échangées conformément aux politiques, aux normes et aux lignes directrices en matière d'éthique pertinentes. Les ministères et organismes établissent des structures de gouvernance des données, puis chaque fonctionnaire doit soutenir ces structures au quotidien, notamment en recueillant des données exactes, en utilisant des outils et des systèmes de stockage approuvés, en mettant en place des contrôles d'accès appropriés, en classant l'information correctement et en éliminant, de manière responsable, les documents qui ne sont plus pertinents.
Conseils pratiques
Les conseils suivants vous aideront à comprendre les éléments qui gouvernent votre gestion des données :
Gérer le cycle de vie des données
La gestion du cycle de vie des données renvoie à l'ensemble du parcours des données, de la création à la suppression, en passant par la collecte, le stockage, la consultation, l'utilisation et l'archivage. À l'ère du numérique, il ne suffit pas de gérer les données; vous devez également tenir compte de la sécurité, de la confidentialité, de l'efficacité et des conséquences sur l'environnement.
C'est là que d'autres compétences numériques entrent en jeu. La vigilance en matière de cybersécurité permet de se protéger contre les menaces, la responsabilité numérique garantit une utilisation éthique et transparente des données, et la gouvernance permet de veiller au respect des politiques et des pratiques exemplaires.
Conseils pratiques
Renseignez-vous sur les ressources d'apprentissage à votre disposition pour améliorer vos compétences en gestion du cycle de vie des données. Vous en trouverez plusieurs à la fin du présent article et vous pourriez en obtenir davantage par l'entremise de votre ministère. Voici quelques conseils pour vous aider à comprendre ce qu'est la gestion du cycle de vie des données :
- utilisez des outils numériques approuvés tels que GCdocs et SharePoint pour stocker et gérer les données en toute sécurité, en veillant à ce qu'elles demeurent accessibles et protégées tout au long de leur cycle de vie;
- mettez en place les autorisations appropriées pour préserver la confidentialité et la sécurité en veillant à ce que seul le personnel autorisé puisse accéder aux données de nature délicate;
- stockez l'information numérique de façon claire et organisée, pour qu'elle soit facilement consultable;
- examinez et mettez à jour régulièrement les contrôles d'accès pour atténuer les risques et respecter les normes de confidentialité et de sécurité;
- utilisez des outils et des logiciels numériques pour traiter et analyser des données, et ainsi présenter des renseignements complexes sous forme de graphiques, de tableaux ou d'infographies faciles à comprendre;
- assurez-vous que les données numériques sont facilement accessibles aux parties prenantes tout en respectant les lignes directrices en matière d'accès et de partage;
- ayez conscience des conséquences sur l'environnement du stockage et de l'utilisation des données; vous pouvez notamment limiter l'accumulation inutile de données, supprimer les courriels obsolètes et éviter les pièces jointes volumineuses pour réduire autant que possible la pollution numérique;
- suivez les procédures établies pour supprimer ou archiver des données, en veillant à la protection des renseignements de nature délicate;
- renseignez-vous et informez vos collègues au sujet des pratiques exemplaires de gestion de l'information et des données.
Transformer les données en renseignements utiles
Le troisième volet de l'intendance de l'information et des données consiste à transformer les données en renseignements utilisables. Que ce soit pour prendre des décisions, préparer des résumés ou expliquer des résultats, nous utilisons tous et toutes des données au quotidien. Il est donc important de savoir transformer des données brutes en renseignements clairs que d'autres personnes peuvent comprendre et utiliser. Pour y arriver, il faut faire preuve de curiosité, exercer une pensée critique et bien communiquer.
Tout d'abord, renseignez-vous sur les formations de base portant sur des outils comme Excel ou Power BI, ou suivez une courte leçon sur les principes fondamentaux de la communication narrative ou de l'analyse de données.
Conseils pratiques
Pour développer vos compétences en la matière, explorez des ressources d'apprentissage sur l'interprétation et la présentation efficace des données. Les ressources énumérées à la fin du présent article, ainsi que la formation offerte par votre ministère, peuvent constituer un bon point de départ. Voici des conseils pour vous aider à comprendre comment les compétences en matière de communication narrative et d'analyse de données peuvent appuyer votre travail quotidien :
- utilisez des sources et des types de données diversifiés pour prendre des décisions équilibrées et éclairées;
- demandez à votre gestionnaire de vous fournir des outils d'analyse de données qui vous aideront à extraire des renseignements pouvant éclairer vos décisions, qui seront ainsi fondées sur des données probantes et des renseignements exacts;
- faites la promotion d'une utilisation régulière des données pour améliorer les processus, les politiques et les services, et ainsi favoriser l'innovation et l'efficacité;
- transformez les données complexes en éléments visuels, en rapports ou en résumés accessibles pour en faciliter l'analyse et la synthèse;
- présentez les données dans des formats clairs et exploitables tels que des tableaux de bord, des rapports et des infographies pour guider la prise de décisions éclairées;
- utilisez des rapports et des exposés clairs et concis pour présenter des renseignements tirés des données et ainsi aider les autres à comprendre l'information et à l'appliquer aux décisions et aux stratégies;
- continuez à renforcer vos compétences en vous renseignant, en réfléchissant et en faisant preuve de curiosité quant à la manière dont les données peuvent contribuer à l'amélioration des résultats.
Compétences numériques connexes
L'intendance de l'information et des données ne se limite pas à la gestion des données. Il s'agit également de comprendre les cadres de gouvernance, de transformer les données en renseignements utiles et de les communiquer de façon claire et responsable.
Pour bien y parvenir, les fonctionnaires doivent se doter de plusieurs compétences. Par exemple, la vigilance en matière de cybersécurité permet de protéger les données contre les accès non autorisés, les atteintes et les cybermenaces, et d'ainsi préserver leur intégrité et leur confidentialité. La responsabilité numérique permet de veiller à ce que les données soient gérées de manière transparente, éthique et responsable. Les interactions inclusives, quant à elles, permettent de s'assurer que les données sont communiquées de manière accessible, compréhensible et respectueuse des divers besoins.
L'intendance de l'information et des données est unique en raison de son dynamisme et de son lien intrinsèque avec les autres compétences numériques. Sans chacune de ces compétences, l'intendance serait incomplète, parce qu'elle implique de gérer les données de manière responsable et sécurisée, et on ne parle pas seulement de la création, du stockage ou de la récupération de données; il s'agit de faire preuve de discernement quant aux systèmes, aux personnes et aux politiques pour le bien commun.
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