Essentiels de la facilitation : Clarifier les besoins des participants (TRN1-J04)

Essentiels de la facilitation : Clarifier les besoins des participants

Questions à examiner

Objectif

• Y a-t-il un objectif de réunion clair? Le groupe a-t-il besoin d'aide pour en formuler un?
• Y a-t-il des besoins sous-jacents à satisfaire? Une réunion préalable est-elle nécessaire?
• Si la réunion est destinée à prendre des décisions, qui a le dernier mot?
• Comment cette réunion s'inscrit-elle dans les objectifs généraux de l'organisation?
• Finalement, à quoi ressemblera le succès et comment sera-t-il mesuré?
• Quelle sera la complexité du sujet?

Personnes

• Qui convoque la réunion? (Êtes-vous l'organisateur, le promoteur du projet, le facilitateur ou les trois à la fois?)
  • Pourquoi la réunion doit-elle avoir lieu?
  • Quelle est la motivation de tenir une réunion? Comment cette réunion s'inscrit-elle dans la vue d'ensemble?
  • Si vous appuyez le groupe à titre de facilitateur impartial, quelle est l'expérience de l'organisateur dans la collaboration avec le facilitateur?
• Qui doit être présent? Combien attendez-vous de participants à l'activité?
• Quels sont les besoins dont vous devez tenir compte?
• Les participants se connaissent-ils? Font-ils partie d'une équipe? Représentent-ils une ou plusieurs organisations?
• Quelles attentes peuvent-ils avoir?
• S'agit-il de fonctionnaires ou proviennent-ils d'autres secteurs?
• Le groupe utilise-t-il un vocabulaire spécifique que vous souhaitez connaître?

Culture

• Quel genre de personnalités et de styles possèdent les participants? De quel type d'énergie aurez-vous besoin pour atteindre votre objectif?

Pour vous préparer

• Êtes-vous disponible? Avez-vous le temps de vous préparer et pourrez-vous être présent pendant la séance et le suivi?
• Dans quelle mesure êtes-vous à l'aise d'exprimer clairement à votre client et à vous‑même ce que vous êtes prêt à accepter en termes de disponibilité et de compétences?

Rôles et tâches à examiner

• Responsabilité à l'égard des résultats (généralement avec l'organisateur de la réunion) et du processus (avec un facilitateur, si vous faites appel à un facilitateur)
• Concevoir le processus et l'ordre du jour
• Préparer les éventuels intervenants ou personnes assumant d'autres rôles (preneurs de notes, facilitateurs de groupe, etc.)
• Logistique (invitations, espace, conférenciers, configuration du groupe, technologies de l'information, audiovisuel, etc.)
• Évaluation