Essentiels de la facilitation : Six rôles clés favorisant l'efficacité des réunions virtuelles
En fonction de la taille de la réunion, de sa complexité et du mode de son déroulement (en personne ou en ligne), vous pourriez souhaiter demander de l'aide.
Voici des rôles clés à considérer
Hôte
La personne qui convoque la réunion. Elle rassemble les gens et choisit un endroit (physique ou virtuel). Elle occupe généralement un rôle actif lors de la conception de la réunion.
Facilitateur ou facilitatrice
En fonction du type de réunion, l'hôte pourrait demander à une personne de favoriser la collaboration au sein du groupe en clarifiant les besoins des participants et en concevant un processus de réunion visant à aider le groupe à atteindre ses objectifs. Le travail de cette personne est d'amener tous les membres du groupe à participer, à se comprendre mutuellement, à trouver des solutions inclusives et à établir ensuite une responsabilité partagée pour toutes les prochaines étapes.
Producteur ou productrice
Si la réunion est virtuelle, de grande envergure ou plus complexe, l'hôte ou le facilitateur pourrait travailler avec un producteur ou une productrice. Cette personne s'occupera de gérer les échanges sur la plateforme virtuelle afin que les membres du groupe interagissent de manière fluide les uns avec les autres ainsi qu'avec la technologie.
Soutien technique supplémentaire
Si la réunion est virtuelle ou que la taille, la complexité ou l'auditoire l'exigent, l'équipe de facilitation pourrait inclure du soutien technique supplémentaire pour aider les gens à participer et pour que tout se déroule bien en coulisses.
Assistant ou assistante qui recueille les données
Cette personne (ou équipe) consigne les décisions et les éléments essentiels. En fonction de la taille de la réunion, elle pourrait noter les éléments clés sur un tableau blanc ou dans une boîte de clavardage, ou utiliser des représentations graphiques. Elle est responsable de noter les éléments de manière significative et de partager la documentation à propos du processus et des résultats.
Conseiller ou conseillère
En fonction de la taille et de la complexité de la réunion, l'hôte ou le facilitateur pourrait aussi demander à quelqu'un d'agir à titre de « deuxième paire d'yeux ». Cette personne proposera des questions de réflexion, soulignera les points clés à mesure que les participants les nommeront et aidera à surmonter toute difficulté rencontrée.
Inspiré du jeu Virtual Meeting Role Cards (en anglais seulement)
