Transcription
Transcription : Pause-café avec Joseph Silva : Gérer ses courriels
[0:00 Un homme avec une tasse à café blanche devant lui.]
Joseph Silva : Bonjour, je m'appelle Joseph Silva.
[0:02 Le titre « Pause-café avec Joseph Silva : Gestion des courriels » s'affiche à côté d'une tasse à café animée.]
J'aimerais discuter de la gestion des courriels.
[0:12 Le texte « Joseph Silva, ancien directeur général des Ressources humaines, Bureau du Conseil privé » s'affiche à l'écran.]
[0:24-2:06 Une bande blanche apparaît au bas de l'écran, sur laquelle est écrit « École de la fonction publique du Canada ».]
C'est un problème auquel tout le monde est confronté et, en tant que cadres, nous sommes inondés d'un flot constant de courriels. Comment gérer tous ces renseignements et ne rien manquer?
Si vous avez une très bonne adjointe ou d'un très bon adjoint de direction capable de suivre toutes les entrées et sorties d'information, cette vidéo n'est peut-être pas pour vous.
Cependant, si ce n'est pas le cas, voici quelques trucs que j'ai appris en cours de route :
Tout d'abord, établissez des attentes claires concernant les courriels avec les membres de votre personnel. Par exemple, mentionnez que vous n'avez pas besoin d'être inclus en copie conforme dans tous leurs courriels, que vous êtes disponible pour une discussion rapide si quelque chose nécessite votre attention et qu'il faut éviter d'utiliser les courriels pour des conversations en va-et-vient sur des problèmes complexes. Vous devez informer les membres de votre personnel que s'ils rédigent un courriel faisant une pleine page, vous ne le lirez pas, alors à quoi bon le faire; et que vous leur faites confiance, sachant qu'ils feront ce qu'il faut et qu'ils vous informeront par d'autres moyens tels qu'une communication rapide, des réunions bilatérales ou des réunions de direction, les courriels n'étant utilisés que pour de très brèves mises à jour.
Ensuite, établissez une approche cohérente à adopter au moment de recevoir un courriel. Vous devriez le lire, le supprimer, le classer, le déléguer ou agir, ou vous définir une tâche à exécuter ultérieurement. Cela évite l'accumulation de courriels dans votre boîte de réception.
Par ailleurs, pendant une absence, attendez-vous à ce que tout soit géré par la personne responsable. Cela dit, conservez les courriels reçus pendant votre absence pour référence dans un dossier distinct au cas où; quelque chose arriverait, mais préparez-vous à les supprimer quelques mois plus tard.
Enfin, si les choses deviennent incontrôlables dans votre boîte de réception – et ce sera le cas – videz tout dans un dossier, que vous appellerez « Anciens courriels ». Si vous n'y revenez pas dans six mois, supprimez-le.
Grâce à ces stratégies, j'ai pu suivre les courriels de mon personnel, de mes cadres et de ma clientèle et y répondre très rapidement, tout en gardant très peu de courriels dans ma boîte de réception.
J'espère que ces trucs vous seront utiles. Rendez-vous au prochain épisode.
[2:00 Le titre « Pause-café avec Joseph Silva : Gestion des courriels » s'affiche à côté d'une tasse à café animée.]
[2:08-2:18 Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran. Un texte apparaît à l'écran : canada.ca/ecole. Le logo du gouvernement du Canada apparaît à l'écran.]
