Utiliser les sondages éclair pour mobiliser son équipe : Modèle de sondage éclair à mener auprès de son équipe (version web)
Les sondages éclair auprès des équipes sont de courts questionnaires faciles à remplir qui sont envoyés régulièrement par voie électronique pour prendre le pouls des employé·es sur des sujets comme la mobilisation, la satisfaction, les relations et l'environnement de travail. Ils permettent d'obtenir des commentaires des membres de son équipe, d'évaluer l'efficacité de l'équipe et de cerner les aspects à améliorer.
Le présent outil de travail, troisième d'une série de 10, présente un modèle de pratiques exemplaires en 6 étapes pour concevoir et utiliser les sondages éclair auprès d'une équipe.
- Élaborer les éléments de base
- Concevoir et valider le sondage
- Annoncer et lancer le sondage
- Rendre compte des réponses
- Discuter des résultats
- Prendre des mesures
Trois étapes continues ou générales accompagnent le modèle en six étapes :
- Analyser les tendances
- Communiquer régulièrement
- Adapter, au besoin
Étape 1 : Élaborer les éléments de base
Étape 1 : Élaborer les éléments de base
- Établissez les objectifs du sondage, et déterminez comment les atteindre et mesurer les progrès.
- Définissez le rôle de la direction.
- Choisissez un fournisseur de services externe et un logiciel, le cas échéant.
- Déterminez les méthodes de diffusion et la fréquence du sondage numérique.
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Étape 2 : Concevoir et valider le sondage
Étape 2 : Concevoir et valider le sondage
- Associez les questions aux types de réponses, et optimisez l'ordre des questions.
- Utilisez l'enchaînement des questions pour améliorer le déroulement du sondage.
- Vérifiez la conception des questions au moyen d'une liste de vérification de la qualité.
- Mettez à l'essai le processus du sondage, des invitations initiales jusqu'aux messages de remerciement finaux.
- Effectuez des essais préalables et des répétitions, et apportez des modifications au besoin.
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Étape 3 : Annoncer et lancer le sondage
Étape 3 : Annoncer et lancer le sondage
- Faites la promotion du sondage auprès des membres de l'équipe et des chefs d'équipe en utilisant divers canaux de communication.
- Utilisez les messages d'introduction pour transmettre l'objectif, les avantages et les échéances du sondage, ainsi que les mesures de protection des renseignements personnels qui seront prises.
- Lancez le sondage en matinée pour maximiser les taux de réponse.
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Étape 4 : Rendre compte des réponses
Étape 4 : Rendre compte des réponses
- Triez et analysez les réponses au sondage, en portant la même attention aux commentaires positifs qu'aux commentaires négatifs.
- Évaluez les possibilités de suivi, au besoin.
- Faites des rappels concernant l'anonymat des réponses, et communiquez le taux de réponse.
- Mettez l'accent sur la présentation et les graphiques.
- Communiquez les résultats à l'ensemble des membres de l'équipe sans délai.
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Étape 5 : Discuter des résultats
Étape 5 : Discuter des résultats
- Faites preuve d'ouverture, d'honnêteté et d'impartialité à l'égard des résultats, et démontrez de la reconnaissance aux membres de l'équipe pour leur contribution.
- Discutez franchement des commentaires positifs et négatifs.
- Encouragez les gens à poser des questions et vérifiez si les résultats sont bien compris.
- Présentez les prochaines étapes pour donner suite aux résultats, au besoin.
- Utilisez divers canaux pour poursuivre les discussions sur les résultats, comme les courriels, les groupes de clavardage, les rencontres individuelles et les réunions d'équipe.
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Étape 6 : Prendre des mesures
Étape 6 : Prendre des mesures
- Utilisez les commentaires pour trouver des possibilités d'amélioration, ce qui stimulera la mobilisation au sein de l'équipe.
- Faites participer les chefs d'équipe et les membres de l'équipe à l'élaboration et à la mise en œuvre des plans de suivi.
- Prenez des mesures immédiates lorsque cela est possible et, en général, adoptez des échéanciers ambitieux.
- Veillez à la responsabilisation de l'équipe concernant la mise en œuvre des plans de suivi et la mesure des progrès.
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Étape continue : Communiquer régulièrement
Étape continue : Communiquer régulièrement
- Répétez régulièrement les objectifs globaux et les avantages du sondage.
- Informez les membres de l'équipe des progrès pour renforcer la confiance et augmenter les taux de réponse des sondages ultérieurs.
- Recherchez des volontaires pour promouvoir les objectifs du sondage et encourager la participation.
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Étape continue : Analyser les tendances
Étape continue : Analyser les tendances
- Interprétez les résultats du sondage au fil du temps pour en dégager les tendances.
- Comparez les résultats à des points de référence et entre différents groupes en utilisant les capacités d'analyse de votre logiciel de sondage.
- Présentez les résultats relatifs aux tendances à l'aide de graphiques.
- Effectuez le suivi des taux de réponse au fil du temps; un taux de réponse élevé peut indiquer que l'équipe est mobilisée.
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Étape continue : Adapter, au besoin
Étape continue : Adapter, au besoin
- Assurez-vous que les questions cadrent toujours avec les objectifs du sondage.
- Modifiez les questions qui ne suscitent pas de réponse ou pour lesquelles les réponses sont neutres ou manquent de clarté.
- Ajoutez des questions ciblées portant sur de nouveaux aspects ou surveillez les progrès des plans de suivi.
- Encouragez la participation au sondage en envoyant des rappels, en modifiant les échéances ou en insistant sur la question de la protection des renseignements personnels, par exemple.
Renseignements complémentaires
Cette série de dix outils de travail porte sur la façon de concevoir et de mener des sondages éclair pour favoriser la mobilisation, la positivité et la productivité des équipes en milieu de travail. Chaque outil fournit de l'information générale sur le sujet traité et présente les principales étapes de l'élaboration de sondages éclair auprès des équipes.
