Transcription
Transcription : Communiquer avec persuasion pour appuyer l'élaboration des politiques
[00:00:01 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Communiquer avec persuasion pour appuyer l'élaboration des politiques – Avec Isabella Chan, sous-ministre adjointe principale, Secteur des terres et des minéraux, Ressources naturelles Canada »]
[00:00:09 Isabella Chan apparaît à l'écran.]
Isabella Chan: Je m'appelle Isabella Chan. Je suis actuellement sous-ministre adjointe principale à Ressources naturelles Canada.
[00:00:15 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Quelle est l'aptitude ou la compétence clé que les analystes politiques devraient développer? »]
Je dirais que le trait commun est sans aucun doute la capacité à communiquer efficacement, c'est une aptitude essentielle. C'est une compétence transférable où que vous alliez, que vous travailliez dans un ministère en ligne ou dans un organisme central. Il peut s'agir d'une communication écrite, d'une note d'information, ou d'une information orale, par exemple, à l'intention de votre sous-ministre et de votre ministre.
C'est réellement un art, mais ça vient avec l'expérience, on apprend au fur et à mesure. Et je pense qu'il est possible d'affiner au fur et à mesure. Et je dirais à tous ceux et celles qui aspirent à faire progresser leur carrière de prendre le temps d'apprendre à maîtriser des réunions d'information efficaces, parce que c'est une compétence qui vous servira partout où vous irez.
[00:01:13 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Comment présenter efficacement des enjeux complexes aux décideurs et décideuses? »]
Il s'agit des principes fondamentaux d'une communication efficace. Je pense que, et ça peut paraître cliché, mais avant tout, il faut connaître son public. Et également, ne pas supposer les connaissances de son public. Souvent, en tant qu'analystes, nous devons informer le directeur ou la directrice, ou encore le ou la DG. Ne présumez pas qu'il ou elle connaît votre dossier. Vous avez suivi votre dossier, mais ce n'est peut-être pas leur cas. Quels sont donc les éléments fondamentaux que vous devez leur communiquer pour que ces personnes obtiennent l'approbation que vous tentez de leur procurer? Premièrement, il faut connaître son public, ses antécédents.
Ensuite, il faut savoir s'adapter. Parce que vous avez peut-être planifié une réunion d'information de 30 minutes, mais nous savons que les choses changent et qu'à la dernière minute, vous n'aurez peut-être que 15 minutes. Et donc, comment allez-vous raccourcir votre présentation, quels sont les éléments essentiels que vous voulez communiquer? Vous devez vous en tenir aux petits éléments susceptibles d'intéresser votre public. Et j'en reviens à… en particulier quand il s'agit de dossiers complexes, nous nous lançons parce que le dossier nous passionne, et que nous le connaissons bien. Il faut donc savoir s'adapter. Sachez quelle est votre limite de temps en termes de réunion d'information et comment vous présentez les informations en fonction du résultat que vous souhaitez obtenir.
Et le dernier point, c'est l'importance de ne pas surcharger votre public avec tout ce que vous savez. Une réunion d'information efficace ne se résume pas à un flux d'informations vers l'autre personne, mais plutôt à un échange d'informations. Ce que vous voulez que l'autre personne entende, quels sont les éléments clés, mais aussi quels sont les éléments clés que vous devez prendre en compte du côté du destinataire? Parce que bien souvent, nous arrivons avec nos meilleurs conseils, ce que nous voulons obtenir en termes de recommandation, de résultat, mais nous devons réfléchir aux informations que nous devrions également tirer du public , et être en mesure d'adapter le résultat en conséquence.
Souvent, nous n'avons pas toutes les informations nécessaires pour arriver à la décision ou au résultat souhaité, alors pensez-y également de ce point de vue.
[00:03:38 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Quelles sont les stratégies qui permettent de maintenir l'objectivité tout en influençant la politique? »]
Fondamentalement, en tant que fonctionnaires, nous devons adhérer au Code de valeurs et d'éthique. C'est essentiel d'offrir des conseils non partisans et de fournir les meilleurs conseils possibles, pour que les décideurs puissent prendre des décisions éclairées. Pour maintenir l'objectivité, je pense qu'avant tout, une stratégie à laquelle j'ai souvent recours est évidente, ce sont les données. Quel type de données pouvons-nous présenter pour guider la décision?
L'autre aspect de l'objectivité est de s'assurer de consulter. Je crois qu'une bonne politique publique, souvent lorsque nous élaborons des règlements, ou même des lois, prévoit une période de consultation pour une raison bien précise. Nous devons nous assurer de prendre en compte les différentes perspectives et de tenir compte de l'incidence de la décision politique. De cette manière, nous pouvons réellement fournir des conseils objectifs qui tiennent compte non seulement du monde que nous voyons, mais aussi de l'incidence sur les autres intervenants qui peuvent avoir un impact direct ou indirect à la suite de nos politiques ou de nos décisions.
[00:05:02 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Quelles sont les stratégies qui permettent d'améliorer l'efficacité et le mode de pensée stratégique des membres de l'équipe pour soutenir les réunions d'information? »]
Je crois que la première chose à faire est de connaître le contexte en restant curieux, en recherchant des informations, qu'il s'agisse de documents publics publiés sur les priorités du gouvernement. Il peut s'agir du discours du Trône, ou encore de la lettre de mandat de votre ministre.
Vous devez également partager. Si vous voulez mobiliser votre équipe, soyez un·e modèle. Soyez cette personne qui partage également les informations dont vous disposez, au bénéfice des membres de votre équipe. Ils auront ainsi conscience des autres éléments, des autres choses qui doivent être prises en compte quand ils formuleront leur avis. Il ne s'agit pas seulement d'aller du point A au point B, mais aussi de prendre en compte le contexte plus large dans lequel cette décision s'inscrit dans d'autres domaines prioritaires pour le gouvernement.
[00:06:14 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Quelles sont les stratégies qui permettent d'élaborer des conseils politiques pertinents? »]
Je dirais qu'avant d'en arriver à un refus, faites ce travail en amont, anticipez le fait qu'il y aura une réponse négative, et envisagez les autres options disponibles. Soyez prêt·e à y avoir recours, alors si vous obtenez un refus, vous saurez ce que vous pourrez proposer comme autres options à considérer.
Et j'ajouterais que parfois, nous devons laisser notre ego de côté et réfléchir au fait qu'un refus n'est pas une affaire personnelle. Un refus est peut-être aussi une façon différente d'envisager un dossier et la manière dont nous pouvons le mettre en œuvre tout en obtenant le résultat que nous souhaitons.
Il s'agit simplement d'un moyen différent d'obtenir les résultats politiques que vous visiez. Y a-t-il d'autres choses à faire? Il ne faut pas considérer le refus comme une finalité, mais plutôt comme « D'accord, il y a peut-être une autre façon de faire les choses. Comment pouvons-nous arriver au résultat politique que nous recherchons? ».
[00:07:24 Le texte suivant apparaît à l'écran : « Quel conseil donneriez-vous aux leaders en devenir pour améliorer leurs compétences en matière d'exposé? »]
Ne sous-estimez jamais le pouvoir des exemples concrets pour illustrer votre propos. Si je disais que la Loi canadienne sur la protection de l'environnement vise à protéger l'environnement et la santé humaine, et qu'elle doit être modernisée. C'est concret, c'est un fait. Toutefois, si je disais que la Loi canadienne sur la protection de l'environnement est un texte législatif qui nous a permis d'interdire l'utilisation du BPA dans les biberons, vous pouvez immédiatement visualiser, vous pouvez réellement voir l'importance d'un texte législatif.
Ainsi, bien souvent, lorsqu'il s'agit de législation ou de réglementation, ça semble un peu vaste, mais quand on l'associe à des exemples concrets, à des exemples de la vie réelle, ça devient accessible. Et même si vous n'êtes pas plongé dans le dossier, vous pouvez immédiatement comprendre « D'accord, ce texte législatif est important. Vous avez mon attention! »
